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「Gmailに届いたお客様からの問い合わせを、都度Freshdeskに手動でチケットとして登録している…」
「メールの内容をコピー＆ペーストする作業は時間がかかるし、入力ミスも発生しがちで困っている…」
このように、GmailとFreshdesk間での手作業による情報連携に、非効率さや限界を感じてはいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Gmailで受信したメールの内容を自動的にFreshdeskのチケットとして作成したり、顧客情報として登録する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放され、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎながら、より迅速で質の高い顧客対応に時間を充てることが可能になります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの記事を参考に、日々の業務を効率化していきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとFreshdeskを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GmailとFreshdeskのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていたメール内容の転記やチケットの作成といった業務を自動化できます。
これにより、顧客対応の初動を早め、対応漏れや入力ミスを防ぐことが可能になるでしょう。
また、手作業にかけていた時間をより重要な業務に充てられるようになります。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailの特定のラベルに届いた問い合わせメールの情報を、自動でFreshdeskのチケットとして作成する連携です。
メールの本文から顧客名や問い合わせ内容といった<span class="mark-yellow">必要な情報だけを自動で抽出し、Freshdeskのチケットとして起票できる</span>ため、手作業による転記ミスや対応漏れをなくし、顧客対応の初動をスピードアップさせます。
新規顧客からGmailに問い合わせがあった際に、そのメール情報をもとにFreshdeskに新しいコンタクト（顧客情報）を自動で作成する連携です。
メールの署名欄などから<span class="mark-yellow">会社名や担当者名、連絡先などを自動で抽出し、Freshdeskに新しいコンタクトとして登録できる</span>ので、手入力の手間を省き、常に最新の顧客情報を維持できます。
それでは、さっそく実際にGmailとFreshdeskを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとFreshdeskの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Freshdesk
[Yoomとは]
今回は「Gmailでメールを受信したら、Freshdeskでチケットを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
【Gmailのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
【Freshdeskのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！以下の赤枠をクリックしてください。
まずは、事前に連携したアカウント情報が表示されるので確認しましょう。
タイトルを任意修正し、トリガーアクションはそのままで、「次へ」をクリックしましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をします。
※今回は、特定のラベルがついたメールがトリガーになるため、ラベル作成がまだの方は、Gmailの画面に移り、作成しましょう！
以下のメールを受信した想定で進めます。赤枠部分がラベルになります。
入力完了後、ラベルが付与されたメールを受信した後に「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、以下の画像のような取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
確認できたら「保存する」をクリックして、トリガー設定は完了です。
ここでは、先ほど取得した値からデータを抽出する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう！
タイトルや変換タイプは変更せず、次に進みましょう。
詳細設定の画面が表示されたら、「対象のテキスト」を設定します。
ボックスをクリックして表示される取得した値から設定が可能です。
次に「抽出したい項目」を入力します。
ここでは、対象のテキストから抽出したい項目をカンマ(,)で区切り、指定します。
他の項目を任意で設定したら「テスト」をクリックしましょう！
成功したら、画面下に表示される取得した値を確認しましょう。
問題がなければ「保存する」をクリックします。
最後の設定です。赤枠部分をクリックしましょう！
連携するアカウント情報を確認し、タイトルを任意で修正します。
アクションはそのままで次へ進みましょう！
まずは「ドメイン」を設定します。入力欄下の注釈を確認し、入力してください。
続いて「件名」と「チケットの詳細」を設定します。
取得した値を引用して設定してください。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の情報を引用できます。
「メール」は、Gmailのトリガー設定で取得した値から選択してください。
「優先度」と「ステータス」はプルダウンから選択しましょう。
他の項目を任意で設定し、「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功したら、取得した値を確認します。
確認後、Freshdeskの画面に移り、チケットが作成されたか確認してください。
以上で、「Gmailでメールを受信したら、Freshdeskでチケットを作成する」フローの設定が完了です。お疲れ様でした。
無事に作成されましたね。
以下のようなメニューが表示されます。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
今回はGmailからFreshdeskへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にFreshdeskでのアクションをきっかけにGmailへ通知を送るようなデータ連携も可能です。
もしFreshdeskからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Freshdeskで既存のチケットに更新があった際に、その内容を自動でGmailに通知する連携です。
顧客からの返信や社内担当者によるステータスの変更など、<span class="mark-yellow">チケットの重要な更新を見逃すことなく、関係者に迅速に情報共有できる</span>ため、迅速な次のアクションへと繋げられます。
Freshdeskでチケットが作成された際に、特定の条件に合致する場合のみ、担当者にGmailで通知を送る連携です。
例えば、件名に「緊急」と含まれるチケットや、特定のVIP顧客から作成されたチケットなど、<span class="mark-yellow">優先的に対応すべき案件が発生したことを即座に把握できる</span>ので、対応の優先順位付けが容易になり、重要な案件への的確な対応をサポートします。
今回ご紹介した連携以外でも、GmailやFreshdeskのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
受信した内容をトリガーに、プロジェクト管理ツールにタスクを自動作成したり、ドキュメントでマニュアルを作成したりします。
また、特定のキーワードを含むメールを受信したら、データベースに内容を追加する連携も可能です。
これにより、手動でのデータ入力や情報共有の手間を削減し、業務効率を向上させます。
チケットが作成・更新された際に、別のカスタマーサポートツールにチケットを作成したり、データベースに行を追加したり、チャットツールに通知したりできます。
また、フォームやメールに登録された情報をトリガーに、コンタクトやチケットを自動で作成・同期することも可能です。
これにより、複数のツールにまたがる顧客対応業務を効率化し、対応漏れや情報共有の遅れを防ぎます。
GmailとFreshdeskの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた問い合わせメールの転記やチケット作成といった定型業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は顧客対応の初動を格段に早め、入力作業から解放されることで、より質の高いサポート業務や顧客とのコミュニケーションに集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定のラベル以外の条件で自動化を起動できますか？
A：はい、できます。
特定のキーワードに一致したメールをトリガーとして設定することも可能です。
トリガーについては下記のページを参考にしてください。
Q：Slackなど他のツールも組み合わせた連携は可能ですか？
A：はい、可能です。
そのため「Gmailでメールを受信したら、Freshdeskでチケットを作成し、さらにSlackにも通知する」というフローボットを作成することが可能です。
今回のフローを修正したい場合は、「チケットを作成」直下にある＋ボタンをクリックし、Slackなど連携したいツールを追加することで設定できます。
Q：連携処理がエラーになった場合、どうなりますか？
A：設定している場合、フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生箇所がすぐにわかります。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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