Gmailでメールを受信したら、Freshdeskでコンタクトを作成する

Gmailでメールを受信したら、Freshdeskでコンタクトを作成する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Gmail
Freshdesk
を自動連携できます。
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■概要

Gmailで受信するお問い合わせや顧客からの連絡を、一件ずつ手作業でFreshdeskに登録する作業に手間を感じていませんか。
手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、GmailとFreshdeskの連携を自動化し、特定のメールを受信した際にAIが内容を読み取り、Freshdeskへ自動でコンタクトを作成するものです。これにより、煩雑な手作業から解放され、迅速で正確な顧客対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Gmailで受けた問い合わせを手作業でFreshdeskに登録しているカスタマーサポート担当者の方
  • FreshdeskとGmailの連携を自動化し、顧客管理や対応のプロセスを効率化したいと考えている方
  • 手作業による情報登録のミスや漏れをなくし、問い合わせ対応の品質を高めたいチームの責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • Gmailで特定のメールを受信するとFreshdeskへコンタクトが自動で作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
  • AIがメール内容を正確に抽出して登録するため、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GmailとFreshdeskをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
  3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、受信したメールの本文などから、コンタクト作成に必要な情報を抽出するよう設定します
  4. 最後に、オペレーションでFreshdeskの「コンタクトを作成する」アクションを設定し、前段のAI機能で抽出した情報を各項目に紐づけて登録します


※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください
  • AI機能のオペレーションでは、Gmailで受信したメールの件名や本文から、抽出したい情報(例:会社名、氏名、メールアドレスなど)を任意で設定してください
  • Freshdeskのオペレーションでは、前段のAI機能で抽出した値を、Freshdeskのどのコンタクト情報フィールドに登録するかを自由に設定してください

注意事項

  • GmailとFreshdeskのそれぞれをYoomと連携してください。
  • トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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