Gmailでメールを受信したら、Freshdeskでコンタクトを作成する

■概要

Gmailで受信するお問い合わせや顧客からの連絡を、一件ずつ手作業でFreshdeskに登録する作業に手間を感じていませんか。
手作業での転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、GmailとFreshdeskの連携を自動化し、特定のメールを受信した際にAIが内容を読み取り、Freshdeskへ自動でコンタクトを作成するものです。これにより、煩雑な手作業から解放され、迅速で正確な顧客対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受けた問い合わせを手作業でFreshdeskに登録しているカスタマーサポート担当者の方
• FreshdeskとGmailの連携を自動化し、顧客管理や対応のプロセスを効率化したいと考えている方
• 手作業による情報登録のミスや漏れをなくし、問い合わせ対応の品質を高めたいチームの責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信するとFreshdeskへコンタクトが自動で作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
• AIがメール内容を正確に抽出して登録するため、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとFreshdeskをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、受信したメールの本文などから、コンタクト作成に必要な情報を抽出するよう設定します
4. 最後に、オペレーションでFreshdeskの「コンタクトを作成する」アクションを設定し、前段のAI機能で抽出した情報を各項目に紐づけて登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください
• AI機能のオペレーションでは、Gmailで受信したメールの件名や本文から、抽出したい情報（例：会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定してください
• Freshdeskのオペレーションでは、前段のAI機能で抽出した値を、Freshdeskのどのコンタクト情報フィールドに登録するかを自由に設定してください

■ 注意事項

• GmailとFreshdeskのそれぞれをYoomと連携してください。
• トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。