Freshdeskで特定のチケットが作成されたら、Gmailで通知する

■概要

カスタマーサポートで利用するFreshdeskでは、日々多くの問い合わせチケットが作成されます。その中で特に緊急度や優先度の高いチケットの見逃しは、顧客満足度の低下に直結しかねません。このワークフローは、FreshdeskとGmailの連携を自動化し、特定の条件に合致するチケットが作成された際に、Gmailへ通知を送ることで、こうした課題を解決します。重要なチケットへの迅速な初動対応を可能にし、対応漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Freshdeskでチケットを管理しており、対応漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
• 重要な問い合わせが来た際に、関係者へ迅速に情報共有を行いたいチームリーダーの方
• FreshdeskとGmailを連携させ、手動での確認作業をなくし業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Freshdeskでチケットが作成されると自動でGmailに通知が届くため、手動での確認作業にかかる時間を短縮できます
• 条件に応じた自動通知により、重要なチケットの見逃しといったヒューマンエラーを防ぎ、迅速な顧客対応を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、FreshdeskとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでFreshdeskを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、チケットの優先度など、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします
4. 続けて、オペレーションでFreshdeskの「チケットを取得」アクションを設定し、トリガーとなったチケットの詳細情報を取得します
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を本文に含めて指定の宛先にメールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Freshdeskを連携する際に、ご利用中のドメイン名を設定してください
• 分岐機能では、前段のトリガーで取得したチケットの情報をもとに、通知を発動させる条件を自由にカスタマイズできます
• Gmailのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、本文にFreshdeskから取得したチケットIDや件名といった動的な情報を埋め込めます

■ 注意事項

• GmailとFreshdeskのそれぞれをYoomと連携してください。
• トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。