Gmailでメールを受信したら、Freshdeskでチケットを作成する

■概要

Gmailに届くお問い合わせや依頼メールを、一件ずつ手作業でFreshdeskに登録していませんか。こうしたルーティンワークは時間を要するだけでなく、転記ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、GmailとFreshdeskのIntegrationを実現し、特定のラベルがついたメールを受信するとAIが内容を読み取り、Freshdeskへ自動でチケットを作成するため、カスタマーサポート業務の初動対応を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとFreshdeskを活用し、問い合わせ対応の工数を削減したいカスタマーサポート担当者の方
• 手作業でのチケット登録による対応漏れや入力ミスを防ぎ、業務を標準化したいチームリーダーの方
• GmailとFreshdeskのIntegrationによって、どのような業務が自動化できるのかを知りたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信を起点にFreshdeskのチケットが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた転記や登録の時間を短縮できます
• システムが自動で処理を実行するため、人為的な入力ミスや対応漏れのリスクを軽減し、サポート品質の安定化に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとFreshdeskをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を選択し、受信メールの本文からチケット作成に必要な情報を抽出するように設定します
4. 最後に、オペレーションでFreshdeskの「チケットを作成」アクションを設定し、前段で抽出した情報をチケットの各項目に反映させます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フロー起動のきっかけとしたいラベルを任意に設定することが可能です
• AI機能の設定では、受信したメールの本文から抽出したいテキスト項目（例：会社名、担当者名、問い合わせ種別など）を自由に指定できます
• Freshdeskでチケットを作成する際、前段のトリガーやオペレーションで取得した値を引用し、チケットの件名や説明などの各フィールドに自由に設定できます

■ 注意事項

• GmailとFreshdeskのそれぞれをYoomと連携してください。
• トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。