Gmailで受信した商談メモをOCRで読み取りAIで次回アプローチを作成し、Salesforceにレコードを登録する

■概要

Gmailで受信する手書きやスキャンされた商談メモの処理に、手間や時間を取られていませんか。OCRでの文字起こし、内容の要約、そしてSalesforceへのデータ入力といった一連の作業は、非効率なだけでなく入力ミスを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した商談メモの添付ファイルをOCRで読み取り、その内容をAIが分析して次回のアプローチを作成、さらにSalesforceへ自動でレコード登録まで行い、これらの課題解決を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取る商談メモの転記やSalesforceへの入力作業を効率化したい営業担当者の方
• 手作業によるデータ入力ミスを減らし、Salesforceのデータ精度を高めたいマネージャーの方
• 営業活動における定型業務を自動化し、コア業務への集中を目指すチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• 商談メモのOCR処理からAIによる次回アプローチ作成、Salesforceへの登録までの一連の流れを自動化し、手作業にかかる時間を削減します。
• 手作業による文字の読み間違いや転記ミス、Salesforceへの入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Yoomの「マイアプリ」画面でGmailおよびSalesforceとの連携設定を行ってください。
2. 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」フローが起動するように設定します。例えば、件名に「商談メモ」という単語が含まれるメールなどを指定できます。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信メールに添付された商談メモ（画像ファイルやPDFファイル）からテキストデータを抽出します。
4. オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出された商談メモのテキストを基にして、次回顧客へ提示するアプローチ文案などを作成します。
5. 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した商談内容やAIが生成した次回アプローチ文案を、Salesforceの取引先や商談オブジェクトなどにレコードとして追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションでは、商談メモのフォーマットに応じて、特に抽出したい項目や、ファイルがメールにどのように添付されているか（例：直接添付、リンク共有など）を指定して、読み取り精度を高めることが可能です。
• AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、生成したい次回アプローチのトーン、含めてほしいキーポイント、文字数などをプロンプトで具体的に指示し、より実用的な文章が生成されるようカスタマイズしてください。
• Salesforceの「レコードを追加する」オペレーションでは、どのオブジェクト（例：リード、取引先責任者、商談など）に情報を登録するか、Yoomで取得したどの値をSalesforceのどの項目に対応させるか、また必須項目の設定などを、運用に合わせて詳細に設定してください。

■注意事項

• Salesforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforce、OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。