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「Google Driveに新しいファイルを追加するたびに、Slackを開いてチャンネルを選び、共有リンクを貼り付けて通知文を作成するのが手間…」
「急いでいる時に限って共有を忘れてしまい、後からチームメンバーに指摘されてしまった…」
日常的にGoogle DriveとSlackを利用している方の中には、このような手作業による情報共有の非効率さや、ヒューマンエラーに悩まされている方も多いのではないでしょうか？
そこで便利なのが、<span class="mark-yellow">Google Driveにファイルが追加された際に、その情報が自動でSlackに通知される仕組み</span>です。
こうした日々の細かなストレスから解放され、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても驚くほど簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、面倒な手作業から卒業しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google DriveとSlackを連携し、日々の様々な業務フローを自動化できる</span>テンプレートが豊富に用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！
Google DriveとSlackのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていたファイル共有の通知業務が自動化可能に！
これにより、共有漏れや通知の遅れといったミスを防ぎ、チーム全体のコミュニケーションがよりスムーズになるでしょう。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！
Google Driveの指定フォルダに新しいファイルが追加されるたびに、手動でSlackに通知するのは手間がかかる作業であり、共有漏れのリスクも伴いますよね。
この連携を使えば、<span class="mark-yellow">ファイルが追加されたことを速やかに検知し、ファイル名やURLを自動でSlackの指定チャンネルに通知できる</span>ので、チームへのタイムリーな情報共有が実現し、手作業による通知業務を削減できるでしょう。
あらゆるファイルが通知されると、かえって重要な情報が埋もれてしまうことがあります。
この連携では、<span class="mark-yellow">ファイル名に「請求書」や「議事録」といった特定のキーワードが含まれるファイルが追加された場合のみSlackに通知する</span>ことが可能です。
必要な情報だけをチームに的確に共有し、無駄な通知をなくして重要な情報を見逃さない体制の構築をサポートします。
それでは、さっそく実際にGoogle DriveとSlackを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle DriveとSlackの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Google Driveで新規ファイルが作成されたら、Slackに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomとの連携を進めていきましょう！
Googleのアカウント選択画面が表示されるので、Yoomと連携するアカウントを選択してください。
もしフローで使用したいアカウントが表示されていない場合は、「別のアカウント使用」を押して、該当のアカウントにログインしてくださいね！
YoomがGoogleアカウントにアクセスすることへの権限許可画面が表示されるので、「続行」を押します。
以上でGoogleアカウントとYoomの連携は完了です！
※画面右上にある青枠部分に「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合は、「すべて選択」にチェックを入れてください。
先ほど同様に検索窓にSlackと入力し、表示された候補から選択します。
下図のような画面が表示されるので、Yoomと連携するチャンネルをプルダウンから選択してください。
最後に「許可する」をクリックしたら、YoomとSlackの連携完了です！
※Slackのマイアプリ登録方法について、詳細はこちらをご覧ください。
ここから実際に、フローの設定をしていきます。
簡単に設定できるようにテンプレートが用意されているので、活用しましょう！
以下のバナーをクリックし、テンプレートをコピーしてご利用ください。
クリックすると、お使いのYoom管理画面にテンプレートが自動的にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、Google Driveの特定のフォルダ内にファイル（またはフォルダ）が作成された際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしてください。
タイトルは自由に編集可能なので、必要であれば変更しましょう。
連携するアカウント情報はフローで使用するものであるかを確認してください。
基本的には、ステップ1で連携した情報が反映されていますよ！
トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
次に、トリガーの起動間隔を、プルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、速やかなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくことをおすすめします。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択します。
ここで設定したフォルダ内にファイル（またはフォルダ）がアップロードされると、フローが自動的に起動するようになるため、フォルダ内の更新をSlackに通知したいフォルダを選択してくださいね！
設定が完了したら動作チェックのためのテストを行いますので、先ほど「フォルダID」に設定したフォルダ内に、テスト用のファイルを格納してください。
この時に使用するファイルは、「テスト請求書」など架空の内容でOKです！
格納したらYoomの画面に戻って「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど格納したファイル情報が「取得した値」にアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、Google Driveの特定のフォルダにファイル（またはフォルダ）が作成されたことを、Slackに通知する設定を行います。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
タイトルは必要に応じて変更し、連携するアカウントはフローで使用するもので合っているかを確認しましょう。
アクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
最後に、API接続設定を行います。
「投稿先のチャンネルID」は、通知先となるSlackのチャンネルを設定します。
入力欄をクリックすると連携しているアカウントに紐づいた候補が表示されるので、候補から選択しましょう。
次に、「メッセージ」に通知する内容を設定していきます。
「Google Driveに新規ファイルが作成されました。」など、毎回同じテキストを使用する定型文は直接入力し、「ファイル名」や「URL」など、Google Driveの情報を引用する部分はアウトプットを使って設定してください。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、Google Driveの情報が反映された状態で、設定した通りのメッセージがSlackに届いていることを確認しましょう。
確認後はYoomの画面に戻って「保存する」を押し、設定完了です。
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローの動作チェックをしましょう！
以上が、「Google Driveで新規ファイルが作成されたら、Slackに通知する」フローの作成手順でした！
今回はGoogle DriveからSlackへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSlackからGoogle Driveへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Slack上で共有された重要なファイルを、後から探したり手動でGoogle Driveに保存したりするのは非効率ですよね。
この連携を活用すれば、<span class="mark-yellow">Slackの特定チャンネルにファイルが投稿された際に、そのファイルを自動でGoogle Driveの指定フォルダにアップロード</span>するため、ファイルのバックアップや一元管理を容易にし、情報資産の散在防止に役立つでしょう。
「あの資料どこだっけ？」といったSlackでの問い合わせに、毎回手動でファイルを探してURLを返信するのは大きな手間ですよね。
この自動化では、<span class="mark-yellow">Slack上で「サービス資料」などの特定のキーワードが投稿されると、関連するGoogle Drive上のファイルの共有URLをシステムが自動で返信</span>するため、社内からの問い合わせ対応工数の削減に期待できます。
今回ご紹介した連携以外にも、Google DriveとSlackを組み合わせることで、ファイル管理や通知業務を自動化できます。
特にOCRとの連携により、紙ベースの書類情報をデジタル化・通知する場面で便利です。
Google Driveでファイルがアップロードされたタイミングで他サービスへ連携でき、バックアップや通知の自動化が可能です。
OCR機能を組み合わせることで、書類をSalesforceやGoogle スプレッドシートに取り込むフローを実現できます。
Squareは、GoogleフォームやGmailと組み合わせることで、情報の登録・通知プロセスを簡略化できます。
フォーム回答やメール受信をきっかけに、Slackやkintone、Microsoft Excelといった他ツールに情報を展開可能です。
いかがでしたか？
Google DriveとSlackの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル追加時の通知作業や、それに伴う共有漏れ、通知の遅れといったヒューマンエラーを効率的に削減する</span>ことが期待できます。
これにより、担当者は面倒なルーティンワークから解放され、チーム全体で常に最新の情報を共有しながら、本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境が整うでしょう。
Yoomを使えば、このような自動通知設定がノーコードで誰でも簡単にできちゃうのもポイント！
「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。
登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるため、柔軟に様々な業務内容に合わせることが可能です。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
まずは本記事を参考に、Google DriveとSlackの連携からぜひスタートしてみてくださいね！
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