Slackで特定の投稿があったら、Google Driveの指定ファイルのURLを返信する

■概要

Slackで特定ファイルの共有を依頼された際に、都度Google Drive内を探してURLを共有する作業に手間を感じることはないでしょうか。こうした定型的なやり取りは、本来の業務を中断させる一因にもなり得ます。このワークフローは、Slackの特定チャンネルへの投稿をきっかけに、Google Drive内を自動で検索して該当ファイルのURLを返信する一連の流れを自動化します。ファイル検索と共有の手間を削減し、よりスムーズなコミュニケーションを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SlackとGoogle Driveを連携させ、ファイル共有の手間を効率化したいと考えている方
• 特定のファイルに関する問い合わせが多く、Slack上での定型的な対応を自動化したい担当者の方
• Google Driveに保管した社内ナレッジへのアクセス性を高め、チームの生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackでの問い合わせに対し、Google Driveから手動でファイルを探して返信する時間を削減でき、迅速な情報共有を実現します。
• 手作業でのコピー＆ペーストによるURLの共有ミスや、誤ったファイルを送付してしまうといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、投稿されたメッセージからファイル名などの情報を抽出します。
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」を設定し、抽出した情報を基にファイルを検索します。
5. 続けて、Google Driveの「ファイル・フォルダ情報を取得」を設定し、検索で見つかったファイルの共有URLなどを取得します。
6. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、取得したファイルのURLを投稿のあったチャンネルに返信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Slackのトリガー設定では、起動対象とするチャンネルを任意で指定でき、特定の投稿者のIDや指定したテキストを含む場合にのみフローを起動させることも可能です。
• AI機能のテキスト抽出では、Slackのメッセージからファイル名や返信に用いたい任意の情報を抽出するよう設定できます。
• Google Driveでの検索は、任意のフォルダIDを指定でき、また前段のAI機能で取得した情報や固定のテキストを使ってフォルダ内を検索できます。
• Slackへの通知は、返信先のチャンネルを自由に設定できるだけでなく、本文に固定値を入れたり、前段で取得したファイルURLなどの動的な情報を埋め込んだりすることも可能です。

■注意事項

• Slack、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。