HubSpotのコンタクトに会議予定が登録されたらGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する
HubSpotのコンタクトに会議予定が登録されたらGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleカレンダー
と
Gmail
と
Google スプレッドシート
と
HubSpot
を自動連携できます。
■概要
HubSpotで管理しているコンタクト情報をもとに、会議の日程調整を行うことは多いものの、その後のGoogleカレンダーへの予定登録や、Gmailでの会議URLの通知などを手作業で行うのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotのコンタクトに会議予定が登録されるだけで、Googleカレンダーへの予定登録からGmailでの通知までを自動化し、こうした営業活動における日程調整業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotを活用した顧客管理で、会議設定の手作業に課題を感じている営業担当者の方
- GoogleカレンダーとGmailを使い、手動での予定登録や通知に工数がかかっている方
- 営業チームの活動を可視化し、日程調整のミスをなくしたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへの情報登録を起点に、関連するカレンダー登録やメール送信が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による予定の登録漏れや、会議URLの送信ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpot、Google スプレッドシート、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、更新されたコンタクトのカスタムプロパティ（会議予定日など）を取得するよう設定します。
- オペレーションの分岐機能で、会議予定が登録された場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- オペレーションで、Google スプレッドシートに会議情報を記録し、関連情報を取得するよう設定します。
- オペレーションで、取得した情報をもとにGoogleカレンダーに予定を作成します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した会議URLなどを記載したメールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーに予定を作成する際、件名や説明欄などにHubSpotから取得したコンタクト名や会社名といった情報を変数として埋め込むことが可能です。
- Gmailで送信するメールの宛先は任意で設定でき、本文にもGoogleカレンダーで作成された会議URLや日時などの情報を変数として差し込んで送信できます。
■注意事項
- HubSpot、Googleカレンダー、Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- このフローでは、Google スプレッドシートを用いて協定世界時(UTC)から日本標準時(JST)に日時を変換しています。詳しくは「協定世界時-utc-を日本標準時-jst-に変換する方法」をご確認ください。
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