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メール・スケジュール管理ツールの「Outlook」とCRMツールの「Close」を日常的に利用している中で、「それぞれの情報を手作業で転記するのが面倒」「データ入力の際にミスや漏れが発生してしまう」といった悩みを抱えていませんか？
特に、営業活動においてはリード情報やタスクの管理が重要であり、手作業での連携には限界を感じている方も少なくないはずです。
もし、<span class="mark-yellow">OutlookとClose間でのデータ連携を自動化する仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、入力ミスによるトラブルを防ぎ、より生産性の高いコア業務に集中できる貴重な時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、これまで自動化に踏み出せなかった方でもすぐに実践が可能です。
ぜひこの記事を参考に、面倒な手作業をなくし、よりスマートな業務スタイルを実現しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとCloseを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとCloseのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた多くの情報連携プロセスを自動化できます。
例えば、Outlookで受信したメールから自動でCloseにリードを作成したり、OutlookのタスクをCloseに同期したりと、様々な業務を効率化することが可能です。
これにより、データ入力の手間やミスを削減し、営業活動のスピードと正確性を高めることができます。
具体的な自動化例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
展示会やWebフォームからの問い合わせなど、特定の件名や差出人からのメールをOutlookで受信した際に、その内容を自動的にCloseの新しいリード（Lead）として登録します。
この連携は、AIや正規表現を用いてメール本文から企業名や担当者名、連絡先といった必要な情報だけを抽出し、Closeの適切なフィールドに自動で振り分けて登録可能です。
<span class="mark-yellow">手作業でのリード登録にかかる時間を削減し、入力漏れやミスを防ぎます。</span>
Outlookで新しいタスクを作成するだけで、関連するリードやコンタクト情報に紐づいたタスクがClose側にも生成されるため、<span class="mark-yellow">営業活動に関するタスクを一元管理でき、対応漏れを防ぎます。</span>
チームでの情報共有もスムーズになり、活動履歴を正確に残すことにも繋がります。
それでは、さっそく実際にCloseとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでCloseとOutlookの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はOutlookのメール内容をもとに、CloseでLeadを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画面が表示されるので、今回連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft365のアカウントをクリックしましょう。
パスワードを入力する画面でアカウントのパスワードを入力しサインインをクリックします。
マイアプリにOutlookが表示されていればマイアプリ連携完了です。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にCloseを入力し表示される候補をクリックします。
以下の画面が表示されるので必要事項を入力し「追加」をクリックします。
マイアプリにCloseが表示されていればマイアプリ連携の完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Outlookで特定のキーワードを含むメールを受信したことを自動化の起点（トリガー）にするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するOutlookのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
メールフォルダIDは以下のように表示される候補から選択しましょう。
キーワードには新規顧客と設定し、本文に新規顧客というキーワードを含む場合に、この自動化が起動するようにしました。
実際にキーワードを含むメールをOutlook宛に送信し、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、取得した値にテストメールの情報が取得されます。
この後のステップで、この取得した値の内容を入力に使用することができますよ。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
続いて、メールの内容からCloseでLeadを登録するための情報を抽出する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
下記画面のようにアクションを選択する画面が表示されます。
「変更する」をクリックすると抽出に使用するAIや文字数を変更できます。
必要に応じて変更を行いましょう。
※()内のタスクを消費します。
対象のテキストには以下のようにSlackから取得した値から「本文」を選択します。
抽出したい項目は例として、以下のように設定しました。
指示内容には抽出するAIに対しての指示を任意で入力しましょう。
ここまで設定が完了したら「テスト」をクリックし、実際にメールの内容から、抽出したい項目が抽出されているか確認します。
確認ができたら「保存する」をクリックしましょう。
最後にCloseでLeadを登録するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するCloseのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
Nameには、先ほど抽出した値から企業名を選択します。
その他の項目に関しては必要に応じて入力しましょう。
入力後「テスト」をクリックし、以下の画面にLead情報が表示されているか確認します。
また、実際にCloseでLeadが作成されているかを確認しましょう。
設定お疲れ様でした！これでフローの設定が完了しました。
最後に、以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
実際にフローを動かし動作策人してみましょう。
ここまではOutlookからCloseへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にCloseからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Closeでのアクションを起点に、Outlookへ自動で通知や予定登録を行うことで、タスク管理や情報共有をさらに効率化できます。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">Closeを常に開いていなくても重要なタスクを見逃すことがなくなり、迅速な対応が可能になります。</span>
特に、複数のツールを横断して業務を行う方にとって、タスクの見落としを防ぐための有効な手段です。
Close上で管理しているタスクが「完了」ステータスに変更されたら、関係者や上司にOutlook経由で完了報告メールを自動で送信します。
これにより、<span class="mark-yellow">タスクの進捗状況が迅速にチーム内に共有され、手動での報告作業が不要になります。</span>
プロジェクト全体の進捗管理がスムーズになり、次のアクションへの連携も円滑に進められそうです。
今回ご紹介した連携以外でも、OutlookとCloseのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Outlookのメールの情報をGoogle スプレッドシートやMicrosoft Excelに反映したりLINEに通知することができ、手入力の手間を削減できます。
また、ClickUpのタスクやGoogleカレンダーの予定をメールを送信することもできるため情報の見落としを防げますよ。
Google スプレッドシートの情報をもとにCloseのリードを作成したり更新できるため、登録漏れを防ぎ情報の一貫性を保てます。
また、CloseのNew Leadの情報をメールやコミュニケーションツールで送信できるため迅速な情報共有が可能です。
CloseとOutlookの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">手作業で行っていたリード情報の転記や、タスクの二重入力といった作業の手間を削減し、ヒューマンエラーをなくすことができます。</span>
これにより、営業担当者はデータ入力のような定型業務から解放され、顧客とのコミュニケーションや提案活動といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
情報の登録漏れやタスクの見落としがなくなることで、顧客対応の質も向上し、ビジネス機会の損失を防ぐことにも繋がります。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に実現可能です。
もし、CloseとOutlookの連携自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
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