■概要
CRM/SFAツールであるCloseに新しいリードが登録された際、担当者への情報共有に手間やタイムラグを感じていませんか。手動での通知作業は、対応の遅れや共有漏れに繋がり、貴重な商談機会を逃す原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Closeに新しいリードが登録されると同時に、Outlookから指定の宛先へ自動で通知メールを送信できます。これにより、迅速かつ確実な情報共有が実現でき営業活動を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Closeで管理している新規リードへのアプローチ速度を向上させたい営業担当者の方
- 営業チーム内の情報共有を効率化し、対応漏れを防ぎたいと考えているセールスマネージャーの方
- 手作業によるSaaS間の連携を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Closeへのリード登録をきっかけに、関係者へ即座に自動通知されるため手動連絡に費やしていた時間を短縮し、迅速な対応が可能になります。
- システムが自動で通知を行うため、連絡の遅延や共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ機会損失のリスクを低減させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、CloseとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCloseを選択し「New Lead（新しいリードが登録されたら）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、リード情報を基にした通知メールを自動で送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのメール送信アクションでは、通知先として特定の担当者やチームのメーリングリストなど、任意のメールアドレスを設定できます。
- 通知メールの件名や本文には、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したCloseのリード情報（会社名、担当者名、ステータスなど）を変数として埋め込むことで、受信者が内容を瞬時に把握できる、より具体的な通知を作成することが可能です。
■注意事項
- Close、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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