Outlookでタスクが作成されたら、Closeに追加する

■概要

Outlookで管理しているタスクを、顧客管理ツールであるCloseにも手動で登録していませんか？こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、入力漏れの原因にもなりかねないため、CloseとOutlookを連携させたタスク管理が求められます。このワークフローは、Outlookでタスクが作成されると自動でCloseにもタスクを追加するものであり、面倒な同期作業を効率化し、抜け漏れのないタスク管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• CloseとOutlookを併用しており、タスクの二重入力に手間を感じている営業担当者の方
• OutlookのタスクをCloseの顧客情報と紐づけ、抜け漏れなく管理したいチームリーダーの方
• 営業チーム全体のタスク管理プロセスを自動化し、生産性を高めたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでタスクを作成するだけでCloseへ自動で反映されるので、これまで手作業で行っていた転記時間を短縮できます
• 手動でのデータ入力に伴う登録ミスやタスクの対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性を向上させます

■フローボットの流れ

1. はじめに、CloseとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでCloseを選択して「Create Task」アクションを設定し、Outlookのタスク情報をCloseに連携します

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、連携の対象としたいタスクリストのIDを任意で設定できるため、特定のリストのタスクのみをCloseに連携させることが可能です
• Closeでタスクを作成するアクションでは、どのリードに関連付けるかを示す「Lead ID」や、誰にタスクを割り当てるかを示す「Assigned To」を任意で設定できます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
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■注意事項‍

• Close、OutlookのそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。