Outlookのメール内容をもとに、CloseでLeadを作成する

■概要

Outlookで受信した問い合わせメールを、CRMツールのCloseへ手作業で転記するのは手間がかかり、対応漏れの原因にもなりかねません。
特に、重要なリード情報を扱う上で、入力ミスは避けたい業務の一つです。

このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが内容を解析し、Closeへ自動でリードを作成します。
手作業による転記の手間やミスをなくし、CloseとOutlookを連携させたリード管理を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受けた問い合わせを、手作業でCloseに登録している営業担当者の方
• CloseとOutlook間のデータ入力作業における、転記ミスや対応漏れを防止したいチームリーダーの方
• リード獲得から管理までを自動化し、より迅速な顧客対応を実現したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで特定のメールを受信すると、AIが内容を解析し自動でCloseにリードを作成するため、手入力にかかっていた時間を削減できます
• システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、CloseとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定して、メール本文から必要な情報を抽出します
4. 最後に、オペレーションでCloseの「Create Lead」アクションを設定し、AI機能で抽出したデータを元にリード情報を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、Outlookのメール本文から抽出したい項目（会社名、担当者名、連絡先など）を任意で設定してください
• Closeのリード作成オペレーションでは、前段のAI機能で抽出した各データを、どの項目に割り当てるかを自由にカスタマイズすることが可能です

■注意事項‍

• Close、OutlookのそれぞれとYoomの連携設定が必要です。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。