Outlookで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに格納する

■概要

Outlookで受け取ったアンケートの回答メールを、一件ずつ確認しながらGoogle スプレッドシートに手入力していませんか？この作業は時間がかかる上に、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、内容をAIが自動で解析し、Google スプレッドシートへ格納します。面倒なデータ入力作業から解放され、正確なデータ管理を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したアンケート結果を手作業で集計しているマーケティング担当者の方
• Google スプレッドシートへのデータ転記作業に時間がかかり、非効率だと感じている方
• 手作業による入力ミスをなくし、データ集計の精度を高めたいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からGoogle スプレッドシートへの格納までが自動化され、これまで手作業で行っていたデータ入力時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、集計データの正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダ（例：「アンケート回答」フォルダなど）を指定し、そのフォルダにメールが届いた時のみフローを起動させることが可能です。
• AI機能の設定では、受信したメールの件名や本文など、どの部分からデータを抽出するかを指定し、名前やメールアドレスといった抽出したい項目も任意で設定できます。
• Google スプレッドシートへの追加アクションでは、どの列にどの抽出データを格納するかを自由にマッピングでき、また特定の列には固定のテキストを入力することも可能です。

■注意事項

• OutlookとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。