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「Outlookで受信した重要なメールを、すぐにMicrosoft Teamsの担当チャンネルに共有したい」
「毎日、特定のメール内容をMicrosoft Teamsにコピー＆ペーストしていて、正直手間がかかる…」
このように、日々の業務でOutlookとMicrosoft Teamsを併用していると、手作業による情報共有に非効率さや限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Outlookで特定のメールを受信したタイミングで、その内容を自動的にMicrosoft Teamsへ通知する仕組み</span>があれば、情報共有のスピードが格段に上がります。転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーも防げるため、チーム全体の業務がスムーズに進み、あなたはより重要なコア業務に集中できるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。ぜひこの機会に導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう。
Yoomには<span class="mark-yellow">OutlookとMicrosoft Teamsを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
OutlookとMicrosoft TeamsのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた情報共有や通知作業を自動化できます。
例えば、Outlookで受信したメールの内容を指定したTeamsのチャンネルに自動投稿できるため、チーム内での情報共有が迅速かつ正確になります。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつか紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください。
クライアントからの問い合わせやシステムからのアラートメールなど、見逃せない重要なメールはチームで共有する必要があります。
この連携を設定しておけば、<span class="mark-yellow">特定の件名を持つメールをOutlookが受信した瞬間に、その内容をMicrosoft Teamsの指定チャンネルに自動通知</span>でき、対応漏れを防げます。
毎日大量に届くニュースレターや長文の報告メールをすべて転送するのは手間がかかります。この自動化を使えば、Outlookで受信したメール本文をAIが要約し、重要な情報だけを抽出してMicrosoft Teamsに送信可能です。
<span class="mark-yellow">長文メールの内容を効率的に把握し、必要な情報をすばやくチームで共有</span>できるため、情報確認の時間を大幅に削減できます。
それでは、さっそく実際にOutlookとMicrosoft Teamsを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとMicrosoft Teamsの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Microsoft Teamsに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。まずは、設定の流れを確認しましょう。
【Outlookのマイアプリ連携】
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合、認証ができない可能性があります。
※詳しくはこちらをご確認ください。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ手順と注意事項|Yoomヘルプセンター
それでは、各アプリの連携を進めます！まずはOutlookを検索しておきましょう。
以下の画面が表示されるので、今回連携したいMicrosoft365のアカウントを選択してください。
下記の画面が出ましたら、アカウントのパスワードを入力しサインインしてください。
これで、Outlookのマイアプリ連携は完了です！
【Microsoft Teamsのマイアプリ連携】
続いて、Microsoft Teamsのマイアプリ連携をします。Microsoft Teamsを検索・選択しましょう。
Microsoft Teams365のアカウント選択画面が表示されたら、使用するアカウントでログインします。
以上で、Microsoft Teamsのマイアプリの連携が完了です！
マイアプリ一覧にMicrosoft TeamsとOutlookが表示されていれば、登録完了です！
ここからは自動化の設定を行っていきます！
以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、以下のような画面が表示されるので「OK」をクリックしましょう。
最初の設定です！まずは以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報が間違っていないかを確認します。
アクションは「特定の件名のメールを受信したら」を選択し、次に進みましょう！
ここで、Outlookにメールをテスト送信しましょう！
今回のトリガーは「特定の件名のメールを受信したら」なので、件名にわかりやすいものを設定してから送信してください。
※今回は赤枠の件名にしました。以下のメールを受信した想定で進めます。
次の画面で、必須項目を設定していきます！
ここまで設定できたら、「テスト」をクリックしましょう！
「テスト」をクリックするとアウトプット（取得した値）が表示されます。先ほどテスト送信した内容が反映されていれば、OKです。
※このアウトプットは、次の設定で活用します。
最後に「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！
トリガーの設定が完了したら、以下の赤枠をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、Microsoft Teamsで通知を受け取りたい「チームID」と「チャンネルID」を入力します。
以下の画像のように「候補」から選択することが可能です。
続いて、「メッセージ」を設定しましょう！
入力欄をクリックして表示されるアウトプットを活用することで、Outlookで取得した内容を簡単に入力できます。
※入力する際は、入力欄下の注釈を参照して入力してください。
入力を終えたら、「テスト」をクリックしましょう！
テスト成功後、Microsoft Teamsの画面に移り、実際に通知されているかを確認しましょう。
無事に通知されましたね。
以上が「Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Microsoft Teamsに通知する」方法でした！
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
今回はOutlookからMicrosoft Teamsへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft TeamsでのアクションをきっかけにOutlookでタスクを作成するなど、逆方向のデータ連携ももちろん可能です。
そのような場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Microsoft Teamsのチャンネル上で発生した依頼や確認事項を、見逃さずに個人のタスクとして管理したい場合に非常に便利な連携です。
この設定を行うと、<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsのチャンネルに新しいメッセージが投稿されるたびに、その内容を基にしてOutlookにタスクを自動で作成</span>します。
これにより、Microsoft Teamsでのやり取りをそのままタスクリストに反映できるため、対応漏れを防ぎ、効率的なタスク管理を実現します。
特定のキーワード（例えば「【要対応】」や「至急」など）が含まれる重要なメッセージだけをタスク化したい、というニーズに応えるのがこの連携です。
このフローでは、<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたメッセージの中から、あらかじめ設定した条件に合致するものだけを抽出し、Outlookのタスクとして自動で作成</span>します。
重要な依頼のみをフィルタリングしてタスク化できるため、タスク管理のノイズを減らし、優先度の高い業務に集中できます。
OutlookやMicrosoft Teamsを活用すれば、日々のメール対応や情報共有をぐっと効率化できます。ちょっとした定型作業を自動化するだけでも、チーム全体の業務がスムーズに進みますよ。
Outlookを使えば、定型メールの送信や情報の転送を自動化できます。手作業で行っていた繰り返し作業を任せられるので、通知漏れや転記ミスを防ぎながら業務を効率化できます。また、AIと組み合わせれば情報整理にも役立ちます。
Microsoft Teamsは、さまざまなアプリと連携してチーム内の情報共有を効率化できます。会計や採用管理などのデータを自動で通知できるため、確認作業の手間を省きつつ重要な情報を整理して共有できます。
OutlookとMicrosoft Teamsの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール内容の転記や共有のための通知作業から解放され、ヒューマンエラーを根本からなくすことができます。</span>
これにより、チーム内での情報共有はより迅速かつ正確になり、担当者は確認漏れや対応遅延の心配をすることなく、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識が一切ない方でも、画面を見ながら直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々の定型業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化の世界を体験してみてください！
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