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「Systeme.ioに新しいコンタクトが登録されるたびに、関係者にGmailで通知したい」
「手動でのコピペ作業は時間がかかるし、通知漏れや宛先ミスも発生しがちで困っている…」
このように、Systeme.ioとGmail間での手作業による情報共有に限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Systeme.ioに新しいコンタクトが追加された際に、その情報を自動的にGmailへ通知する仕組み</span>があれば、これらの定型業務から解放されます。より迅速で正確な情報共有を実現しつつ、本来注力すべきコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能です。
ぜひこの記事を参考に業務の自動化を実現し、日々の作業をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Systeme.ioとGmailを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう。
Systeme.ioとGmailのAPIを連携すれば、Systeme.ioで発生したイベントをトリガーにして、Gmailで通知を送信するといった作業を自動化できます。
この連携により、手作業による情報共有の手間やミスをなくし、迅速な対応が可能になります。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。
アカウント登録後すぐに試せるテンプレートも用意していますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Systeme.ioに新しいコンタクトが追加されるたびに、その詳細情報を自動でGmailに送信するため、<span class="mark-yellow">担当者への情報共有を素早く行い、対応漏れを防ぐ</span>ことができます。
この連携は、新しいリードが発生した際の営業チームへの通知や、関係部署への情報共有を自動化するのに役立ちます。
Systeme.ioで特定のキャンペーンやフォームからオプトインがあった場合にのみ、Gmailで通知を送信するため、<span class="mark-yellow">重要な見込み客の発生を的確に把握し、優先的にアプローチする</span>ことが可能になります。
これにより、数ある通知の中から本当に対応が必要な情報だけを絞り込んで受け取れるようになり、業務の効率が向上します。
それでは、さっそく実際にSysteme.ioとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSysteme.ioとGmailの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Systeme.io／Gmail
[Yoomとは]
今回は「Systeme.ioでNew Contactを検知したら、Gmailで通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Systeme.ioの連携
アプリ一覧の検索窓からSysteme.ioを検索し、クリックします。
「アカウント名」に任意の管理用名称を設定します。
連携先のアカウントを判別しやすい名称にするとよいでしょう。
「API Key」を取得し、入力します。
取得方法はこちらの記事をご確認ください。
全ての設定が完了したら、「追加」をクリックしてください。
これでSysteme.ioのマイアプリ登録が完了です。
Gmailの連携
以下の手順をご参照ください。
次にYoomのテンプレートサイトから使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートを活用すれば、あらかじめ大枠が作成されており、それに沿って設定するだけで完成します。
下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「New Contact」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Systeme.ioと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
次に、Webhookのイベント受信設定を行います。
WebhookURLをコピーし、Systeme.ioに移動しましょう。
Settingsにアクセスし、「Webhooks」から「Create」をクリックします。
以下の通りに設定してください。
最後に「Save」をクリックしましょう。
これで本フローのトリガーとなる「連絡先作成時に通知を送信するWebhook」が作成されました。
次に、テストで使用するコンタクトを追加しましょう。
作成するコンタクトは、架空の情報（「テスト太郎」や「テスト株式会社」など）でOKです。
Yoomに戻り、「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、「取得した値」にはIDや作成日時などが追加されます。
※取得した値についてはこちらをご確認ください。
名前や会社名などを取得するには、「＋取得する値を追加」をクリックして、手動で連絡先の各項目を追加する必要があります。
追加方法の詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
以下のように追加できました！
設定が完了したら「保存する」を押しましょう。
Gmailに送るメール内容の設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
メールの内容を設定していきます。
「From」は、送信元となるメールアドレスを入力しましょう。
未設定の場合はYoomに連携したメールアドレスで送信されます。
「To」は、送信先となるメールアドレスを入力してください。
なお、最後に送信テストを行うので、実際に受信可能なものを入力してください。
「CC」「BCC」「差出人の名前」も任意で設定できます。
必要に応じて設定してください。
「件名」と「本文」は、下記のように取得した値を利用して入力ができます。
取得した値を活用することで、固定値ではなくトリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
用途に合わせて使用したい値や内容を変更し、次へ進みましょう。
先ほど設定した内容が表示されます。
内容に誤りがないか確認し、問題なければ「テスト」を押してください。
テストに成功すると、指定したメールアドレス宛にメールが届くので確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「保存する」を押してください。
エラー表示があった場合は、こちらをご確認ください。
これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、Systeme.ioでNew Contactを検知したら、Gmailで通知するフローの連携手順になります！
今回はSysteme.ioからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからSysteme.ioへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
これにより、メールでの問い合わせなどを起点としたリード管理も自動化できます。
Gmailで「問い合わせ」や「資料請求」といった特定のキーワードを含むメールを受信した際に、メール本文から氏名や連絡先などの情報を抽出してSysteme.ioにコンタクトとして自動登録します。<span class="mark-yellow">手入力の手間なくリード情報を自動でリストに追加</span>し、登録漏れを防ぎます。
Gmailで「セミナー申込」など特定の件名のメールを受信した場合にのみ、その情報をSysteme.ioのコンタクトとして登録するため、<span class="mark-yellow">特定のイベント参加者などを自動でセグメント分けして管理</span>することが容易になります。これにより、イベント後のフォローアップなども効率的に行うことが可能です。
Yoomでは、Systeme.ioとGmailに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
Systeme.ioとGmailでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Salesforceにリードが登録されたら、Systeme.ioにコンタクトを自動追加できます。
また、Shopifyの顧客情報作成とSysteme.ioのコンタクト作成を同期したり、Systeme.ioでOpt-inを検知したらShopifyで注文情報を作成したりと、CRM、EC、マーケティングの情報連携を効率化できます。
Gmailで受信したメールをAIで重要度を振り分けて担当者に依頼したり、内容をAIで要約して通知したりできます。
また、特定条件のメール受信をトリガーにGoogleカレンダーの予定を更新できます。さらに、受信した名刺や契約書をOCRで読み取り、Salesforceやkintoneに登録しSlackに通知するなど、メール処理と他システム連携を効率化できます。
Systeme.ioとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたコンタクト情報の転記や関係者への通知作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は新しいリード情報を素早く把握し、迅速かつ正確な対応が可能になるため、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションや戦略立案といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Systeme.ioのカスタム項目も通知できますか？
A：はい、通知可能です。
Systeme.ioのカスタム項目を「＋取得する値を追加」で取得し、Gmailの本文に挿入することで通知できます。
Q：通知するコンタクトを絞り込むことはできますか？
A：可能です！
ミニプラン以上でご利用できる分岐設定を使うことで、特定の条件のコンタクトだけを通知できるようになります。
Q：この連携はYoomの無料プランで利用できますか？
A：Systeme.ioとGmailはフリープランから利用できるツールです。
Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、無料プランでは毎月100タスクまで利用可能です。
今回のフローの場合、メールを送るの1タスク消費となります。
そのため、毎月100件以上の登録がある場合は、有料プランのご利用がおすすめです。
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