Gmailでメールを受信したら、AIで重要度を振り分けて担当者に依頼する

■概要

日々大量に届くメールの中から重要なものを見つけ出し、担当者へ依頼する作業に手間を感じていませんか。手作業での振り分けは時間がかかるだけでなく、対応漏れなどのミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールの内容をAIが自動で分析して重要度を判断し、適切な担当者へ対応を依頼するため、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する大量の問い合わせ対応や振り分け作業を効率化したいと考えている方
• メールの見落としや担当者への依頼漏れを防ぎ、対応品質の向上を目指すチームリーダーの方
• AIを活用して、属人化しがちなメールの一次対応業務を自動化し、標準化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• AIがメールの内容を自動で読み取り重要度を判断し担当者へ依頼するため、人が介在していた確認や振り分け作業の時間を短縮できます。
• 手作業で起こりうる重要なメールの見落としや、担当者への依頼漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、対応の質を安定させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
3. オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、受信したメール本文の重要度を判断するようプロンプトを記述します。
4. オペレーションで分岐機能を設定し、AIが判断した重要度に応じて、その後の処理を分けます。
5. 最後に、オペレーションで「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、重要度が高いと判断された場合にのみ、特定の担当者へ対応を依頼します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• このワークフローで使用している分岐機能は、ミニプラン以上でご利用いただけるオペレーションです。フリープランの場合、このオペレーションはエラーとなりますのでご注意ください。
• Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、分岐機能を含む全てのアプリや機能（オペレーション）をお試しいただけます。