Gmailで特定の件名のメールを受信したら、データを抽出しSysteme.ioでContactを作成する

■概要

Systeme.ioへの問い合わせやリード情報をGmailで受け取っているものの、手作業でのコンタクト登録に手間を感じていませんか？一件ずつ情報を確認し、手入力する作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動でテキストを抽出しSysteme.ioへコンタクトを自動作成するため、Systeme.ioとGmail間の連携を効率化し、こうした課題を解決できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Systeme.ioとGmailを活用し、手動でリード情報を登録しているマーケティング担当者の方
• 問い合わせメールからのデータ転記作業に時間がかかり、効率化したいと考えている方
• 手作業による入力ミスをなくし、顧客管理の精度を高めたいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信するだけでSysteme.ioへのコンタクト登録が自動で完結するため、これまで手作業で行っていた登録業務の時間を短縮します
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、メールアドレスの入力間違いや名前の登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSysteme.ioをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たすメールのみ後続の処理に進むようにします
4. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、メールの本文から名前やメールアドレスなどの必要な情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでSysteme.ioの「Create Contact」アクションを設定し、抽出した情報をもとにコンタクトを自動で作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたい特定のラベルを設定してください。また、分岐機能では件名や本文の内容に応じて処理を分けるなど、任意の条件を設定できます
• AIによるテキスト抽出では、メール本文から取得したい「お名前」や「会社名」といった項目を任意で設定してください
• Systeme.ioでコンタクトを作成する際、どの項目にどの情報を登録するかを、前のステップで抽出したデータを活用して任意にマッピングしてください

■注意事項

• ‍‍Gmail、Systeme.ioのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。