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「Tallyで集めたアンケート回答を、一件ずつNotionのデータベースに手作業でコピー&ペーストしている…」
「単純作業だけど件数が多くて時間がかかるし、入力ミスが起きていないか不安になる…」
このように、TallyとNotion間での手作業によるデータ連携に、課題を感じてはいませんか?
もし、<span class="mark-yellow">Tallyに新しい回答が送信されるたびに、その内容が自動でNotionのデータベースに登録・更新される仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、集計や分析といった、より創造的な業務に集中できる貴重な時間を生み出せるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽に、そして正確に進めましょう!
Yoomには<span class="mark-yellow">TallyとNotionを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう!
TallyとNotionのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた二つのツール間のデータ入力を自動化できます。
例えば、Tallyのフォームに回答が送信されたら、その内容をNotionのデータベースに自動で追加したり、既存の情報を更新したりすることが可能です。
これにより、転記作業の手間や入力ミスをなくし、常に最新の情報を一元管理できるようになります。
具体的な自動化例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください!
Tallyのフォームで収集した自由回答などを、一つひとつ手作業で確認し、要約してNotionにまとめる作業は非常に時間がかかります。
このテンプレートを使えば、Tallyに回答が送信されたらAIが内容を分析・要約し、構造化されたデータとしてNotionに自動で追加するため、<span class="mark-yellow">情報の集約と分析にかかる時間を短縮し、手作業による転記ミスも防ぎます。</span>
顧客情報やプロジェクトの進捗状況など、すでにNotion上に存在するデータベースの情報を、Tallyフォームで収集した最新の内容に手動で更新する作業は、手間がかかる上に更新漏れのリスクも伴います。
この自動化を設定することで、Tallyの回答内容と一致するNotion上のレコードを自動で探し出し、最新情報に更新するため、<span class="mark-yellow">常にデータを最新の状態に保ち、情報の二重管理や更新漏れといったミスを防ぎます。</span>
それでは、実際にTallyとNotionを連携したフローを作成してみましょう。
今回は、専門的な知識がなくても業務の自動化を実現できるツール「Yoom」を使用して、ノーコードで連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Tallyで回答が送信されたら、AIで分析してNotionに追加する」フローを作成していきます!
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
TallyとNotionをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ!
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください!
TallyとYoomのマイアプリ登録
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1.「新規登録」をクリックした後、右上の検索窓に「Tally」と入力し、検索結果からTallyのアイコンを選択します。
表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
NotionとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
マイアプリにTallyとNotionが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう!
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう!
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Tallyで回答が送信されたら、AIで分析してNotionに追加する」という名前で格納されています。
「あれ?テンプレートどこいった?」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね!
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するNotionに、データを追加するデータベースを作成しておきましょう!
※後続のNotionのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は、下図のようなデータベースを用意してみました。
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「Form Submission」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、以下画像の手順・注意事項に沿って、Webhookの設定をします。
URLをコピーしたら、Tallyの画面で設定を行います。
Tallyで、フォームを作成・回答しましょう!
今回は、下図のようなフォームを作成・回答してみました。
テスト用のため、回答の内容は架空の情報(「株式会社test」や「テスト太郎」など)でOKです!
回答したら、Yoomの画面に戻りましょう。
4.戻ったら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます!
※取得した値とは?
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
1.続いて、AI技術を使って、テキストを生成する設定を行います。
「テキストを生成する」をクリックしましょう。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「プロンプト」は、AIへの指示内容をテキストで設定します。入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
「言語」は、任意で設定してください。未入力の場合は、入力された文章の言語でテキストが生成されます。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくテキストが生成されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1.データベースを操作する「レコードを追加する」をクリックしてください。
「Notionと連携するアカウント情報」を確認し、「実行アクション」はそのままで、データベースの連携の各項目を設定していきます。
2.データベースの連携を設定します。
「データベースID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
各項目を入力・確認し、「次へ」をクリックします。
3.詳細設定を行います。
「追加するレコードの値」の各項目は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
※各項目は、事前に作成したデータベース内の項目が表示されます。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
設定完了後は「テスト」を行い、下図のようにテスト成功が表示されていることを確認しましょう。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にNotionにデータが追加されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう!
今回ご紹介した連携以外でも、TallyやNotionのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください!
フォームに回答があったら、データベースへ情報を自動格納し、開発プラットフォームにIssueを自動作成できます。
また、回答内容をPDF化してオンラインストレージへ保存したり、チャットツールへ通知します。
さらに、AIで分析してドキュメントやDBへ情報を自動登録することも可能です。
情報連携の正確性と業務処理のスピードが向上します。
ページが作成されたら、チャットツールへ通知したり、データベースやドキュメントツールへ情報を自動追加します。
逆に、ユーザー管理システムやフォーム、メール配信からの情報をトリガーにNotionへレコードを自動追加します。
手動でのデータ転記が減り、情報連携の正確性と業務処理のスピードが向上します。
TallyとNotionの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたフォーム回答の転記や要約といった定型業務から解放され、ヒューマンエラーのリスクもなくすことができます。</span>
これにより、担当者は集まった情報をすぐに活用し、本来注力すべき分析や企画立案などのコア業務に集中できる環境が整うでしょう!
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従うだけで直感的に業務フローを構築できます。
もしTallyとNotionの連携自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、その手軽さと効果を体験してみてください!
Q:Tallyの回答内容によって処理を分岐できますか?
A:はい、できます。
回答内容によって処理を分岐するには、オペレーション間に「分岐」オペレーションを追加してください。
こちらの機能は、設定した条件でフローの進行方向を変更することができます。
※分岐は有料プランで利用可能です。
有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
Q:AIによる生成内容は自由に調整できますか?
A:はい、自由に調整可能です。
本記事で紹介したプロンプトのように、AIへの指示を具体的に入力することで、生成テキストを箇条書きにするなどのカスタマイズすることが可能です。
Q:連携が失敗した場合、どうなりますか?
A:フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。