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「Microsoft Teamsのチャットで受けた問い合わせを、Freshdeskに手作業で登録している…」
「情報の転記に時間がかかるうえ、入力ミスや対応漏れが発生してしまう…」
このように、Microsoft TeamsとFreshdeskを併用する中で、手作業によるデータ連携に非効率さや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsの投稿内容を自動でFreshdeskにコンタクトとして登録する仕組み</span>があれば、これらの煩わしい作業から解放され、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、より迅速で質の高い顧客対応に集中できる時間を創出できるはず。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft TeamsとFreshdeskを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft TeamsとFreshdeskのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていたMicrosoft Teamsの投稿内容をFreshdeskに転記するといった作業を自動化できます。
これにより、顧客対応のスピード向上や転記ミスの防止に繋がるでしょう。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにMicrosoft TeamsとFreshdeskの連携を実際に体験可能です。
登録はたったの30秒で完了するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Microsoft Teamsの特定のチャネルに投稿された顧客からの問い合わせや要望などをトリガーとして、その内容をFreshdeskに新しいコンタクトとして自動で作成します。
この連携により、<span class="mark-yellow">Microsoft Teams上の問い合わせの見落としを防ぎ、迅速な初期対応が可能になるだけでなく、手作業での情報転記にかかる手間やミスも削減</span>できます。
Microsoft Teamsの投稿内容に「至急」や「障害報告」といった特定のキーワードが含まれている場合にのみ、Freshdeskにコンタクトを自動で作成します。
この仕組みによって、<span class="mark-yellow">緊急性の高い問い合わせを自動でフィルタリングし、優先的に対応すべきチケットとして起票できる</span>ため、対応の優先順位付けが効率化され、重要な問題への対応遅れを防ぎます。
それでは、さっそく実際にMicrosoft TeamsとFreshdeskを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft TeamsとFreshdeskの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はMicrosoft Teamsの投稿内容をもとにFreshdeskにコンタクトを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Microsoft Teamsをマイアプリ連携
「+新規接続」ボタンをクリックし、入力欄に「Microsoft Teams」と入力したら表示されたアプリをクリックします。
使用するアカウントを選択しましょう。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
パスワードを入力し「サインイン」をクリックしてください。
Freshdeskをマイアプリ連携
先ほどと同様に、「+新規接続」ボタンをクリックし、入力欄に「Freshdesk」と入力します。
アプリが表示されますので、クリックしましょう。
次の画面が表示されたら、アカウント名とAPIキーを入力して「追加」をクリックします。
※APIキーの入力でお困りの際は、注釈をお読みください。
以下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されます。
「OK」をクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリックします。
Microsoft Teamsに連携するアカウント情報を確認し、問題なければ「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定します。
チームIDを設定します。
入力欄をクリックすると候補が表示されますので、使用したいものを選択しましょう。
チャネルIDを設定します。
コンタクト作成したい旨のメッセージを送信するチャネルを選びます。
こちらも入力欄をクリックすると候補が表示されますので、使用したいものを選択してください。
Microsoft Teamsの画面に移動し、先ほど選択したチャネルでメッセージを送信します。
今回のテンプレートは、チャネルにメッセージが送信されたら起動します。
そのため、実際にテンプレートのテストを行うにはチャネルにメッセージを送る必要があります。
また、送られたメッセージからコンタクト（連絡先）を作成するので、メッセージにはメールアドレス、登録したい名前が含まれるようにしてください。
今回は以下のように作成しました。
ここまで設定できたら、Yoomの画面に戻り「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、以下のように取得した値（アウトプット）が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
取得した値について詳しく知りたい方は、以下のリンク先をご覧ください。
確認ができたら、忘れないように「保存する」をクリックしておきましょう。
「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
今回は下記の通り、そのまま使用するため「次へ」をクリックします。
なお、変換タイプは「変更する」をクリックし、以下の中から選択することも可能です。
メッセージとして送りたい文字数や消費するタスク実行数を確認し、使用したいものを選んでください。
タスク実行数について知りたい方は、以下のリンク先をご覧ください。
次に、対象のテキストを設定します。
対象のテキストはデフォルトで取得した値から設定されています。
下記のように入力欄をクリックして、選択することも可能です。
抽出したい項目を設定します。
今回メッセージから抽出したいのは「名前」「アドレス」のみですので、このまま使用します。
例えば、役職や住所などがメッセージに含まれており追加で抽出したい場合は、注釈にあるように名前とアドレスの後ろに「,役職,住所」のようにカンマ区切りで追加します。
指示内容を設定します。
抽出はAIが行います。
AIに抽出したい項目の箇所が伝わるように指示内容を記入してください。
今回は下記のように入力しました。
ここまで設定できたら「テスト」をクリックしましょう。
取得した値に、項目が無事に抽出されているのを確認したら「保存する」をクリックします。
ここでは抽出したテキストを使って、Freshdeskのコンタクトを作成します。
「コンタクトを作成する」をクリックしましょう。
Freshdeskと連携するアカウント情報を確認し、問題なければ「次へ」をクリックしましょう。
ドメイン名を設定します。
Freshdeskの画面からURLをコピーし、注釈を確認しながらドメイン名となる部分を抜き出して入力してください。
名前を設定します。
今回はデフォルトのまま使用しますが、入力欄をクリックし取得した値から選択することも可能です。
このように、取得した値から設定することで、チャネルにメッセージが送信されるたびに新しい値が設定されます。
メールアドレスも同様にデフォルトで設定されています。
今回はそのまま使用しますが、入力欄をクリックし取得した値から選択することもできます。
その他の項目は業務に応じて、注釈を確認し入力または選択してください。
使用しない場合は空欄でも問題ありません。
※ここで指定したものは、このテンプレートを使用して作成する全てのコンタクトに設定されますのでご注意ください。
その他のメールアドレス、タグを設定します。
取得した値からの設定や直接入力での設定が可能ですが、先ほどと同様に設定したものは全てのチケットに反映されますのでご注意ください。
使用しない場合は空欄でも問題ありません。
ここまで設定できたら「テスト」をクリックします。
※テストをクリックすると、実際にFreshdeskにコンタクトが作成されます。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、コンタクトが作成されます。
下記のように、コンタクトが作成されているのを確認しておきましょう。
確認できたら忘れないように「保存する」をクリックします。
先ほどの画面で「保存する」をクリックすると、以下の画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックしましょう。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上が「Microsoft Teamsの投稿内容をもとにFreshdeskにコンタクトを作成する方法」でした！
今回はMicrosoft TeamsからFreshdeskへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にFreshdeskからMicrosoft Teamsへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Freshdeskに新しいコンタクトが追加されたタイミングで、その概要をMicrosoft Teamsの指定したチャネルに自動で通知します。
この連携を設定することで、<span class="mark-yellow">サポートチーム全体が自動で新規の問い合わせを把握できるので、担当者の割り振りや情報共有をスムーズに行えるようになります。</span>
Freshdeskに追加されたコンタクトの優先度が「高」である場合や、特定の顧客からの問い合わせである場合など、あらかじめ設定した条件に合致した場合にのみ、Microsoft Teamsに通知を送ります。
これにより、<span class="mark-yellow">対応の緊急性が高い重要なチケットを見逃さずに対応を開始できる体制を構築できます</span>。
今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft TeamsやFreshdeskのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
チャットに投稿があったら、メールを自動送信したり、カレンダーに予定を作成したりします。
また、メッセージ送信をトリガーにプロジェクト管理ツールに課題を追加することも可能です。
チーム内のコミュニケーションやタスク管理を効率化し、手動でのデータ入力や情報共有の手間を削減しましょう。
チケットが作成・更新された際に、別のカスタマーサポートツールにチケットを作成したり、データベースに行を追加したり、チャットツールに通知したりできます。
また、メールや顧客管理システムに登録された企業情報をトリガーに、チケットや会社情報を自動で作成・同期することも可能です。
これにより、複数のツールにまたがる顧客対応業務を効率化し、対応漏れや情報共有の遅れを防ぎます。
Microsoft TeamsとFreshdeskの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたチャット内容の転記や問い合わせ管理の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は顧客からの問い合わせに迅速かつ正確に対応できるようになり、本来注力すべき顧客サポートの質の向上といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：コンタクト作成だけでなくチケットも作成できますか？
A：はい、可能です。
今回ご紹介したテンプレートはアクションが「コンタクトの作成」でしたが、アクションを「チケット作成」に変更することも可能です。
Q：AIによる情報抽出の精度を上げるコツはありますか？
A：事前に雛形のような入力形式を用意し、
などがあります。
より分かりやすく、具体的に記入することがコツです。
Q：Microsoft Teamsのどの投稿にも反応してしまいますか？
A：はい、今回ご紹介したテンプレートでは、指定したチャネルに投稿されたメッセージすべてが対象です。
特定のワードが投稿された場合のみコンタクトを作成することも可能です。
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