Microsoft Teamsの投稿内容をもとにFreshdeskにコンタクトを作成する
試してみる
「Microsoft Teamsのチャットで受けた問い合わせを、Freshdeskに手作業で登録している…」
もし、Microsoft Teamsの投稿内容を自動でFreshdeskにコンタクトとして登録する仕組み があれば、これらの煩わしい作業から解放され、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、より迅速で質の高い顧客対応に集中できる時間を創出できるはず。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定可能です。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft TeamsとFreshdeskを連携するためのテンプレート が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft Teamsの投稿内容をもとにFreshdeskにコンタクトを作成する
試してみる
Microsoft TeamsとFreshdeskを連携してできること
Microsoft TeamsとFreshdeskのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていたMicrosoft Teamsの投稿内容をFreshdeskに転記するといった作業を自動化できます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにMicrosoft TeamsとFreshdeskの連携を実際に体験可能です。
Microsoft Teamsの投稿内容をもとにFreshdeskにコンタクトを作成する
Microsoft Teamsの特定のチャネルに投稿された顧客からの問い合わせや要望などをトリガーとして、その内容をFreshdeskに新しいコンタクトとして自動で作成します。
この連携により、Microsoft Teams上の問い合わせの見落としを防ぎ、迅速な初期対応が可能になるだけでなく、手作業での情報転記にかかる手間やミスも削減 できます。
Microsoft Teamsの投稿内容をもとにFreshdeskにコンタクトを作成する
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Microsoft Teamsで特定条件に合う投稿があったら、Freshdeskにコンタクトを作成する
Microsoft Teamsの投稿内容に「至急」や「障害報告」といった特定のキーワードが含まれている場合にのみ、Freshdeskにコンタクトを自動で作成します。
この仕組みによって、緊急性の高い問い合わせを自動でフィルタリングし、優先的に対応すべきチケットとして起票できる ため、対応の優先順位付けが効率化され、重要な問題への対応遅れを防ぎます。
Microsoft Teamsで特定条件に合う投稿があったら、Freshdeskにコンタクトを作成する
試してみる
Microsoft TeamsとFreshdeskの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にMicrosoft TeamsとFreshdeskを連携したフローを作成してみましょう！登録フォーム
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はMicrosoft Teamsの投稿内容をもとにFreshdeskにコンタクトを作成するフローを作成していきます！
Microsoft TeamsとFreshdeskをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Microsoft Teamsのトリガー設定およびFreshdeskのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Microsoft Teamsの投稿内容をもとにFreshdeskにコンタクトを作成する
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ステップ1：Microsoft TeamsとFreshdeskをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Microsoft Teamsをマイアプリ連携
「+新規接続」ボタンをクリックし、入力欄に「Microsoft Teams」と入力したら表示されたアプリをクリックします。
使用するアカウントを選択しましょう。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性がある のでご注意ください。
パスワードを入力し「サインイン」をクリックしてください。
Freshdeskをマイアプリ連携
先ほどと同様に、「+新規接続」ボタンをクリックし、入力欄に「Freshdesk」と入力します。
※APIキーの入力でお困りの際は、注釈をお読みください。
ステップ2：該当のテンプレートをコピー
以下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックしてください。
Microsoft Teamsの投稿内容をもとにFreshdeskにコンタクトを作成する
試してみる
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されます。
ステップ3：Microsoft Teamsのトリガー設定
「チャネルにメッセージが送信されたら」をクリックします。
Microsoft Teamsに連携するアカウント情報を確認し、問題なければ「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
チームIDを設定します。
チャネルIDを設定します。
Microsoft Teamsの画面に移動し、先ほど選択したチャネルでメッセージを送信します。チャネルにメッセージが送信されたら 起動します。
今回は以下のように作成しました。
ここまで設定できたら、Yoomの画面に戻り「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、以下のように取得した値（アウトプット）が表示されます。
確認ができたら、忘れないように「保存する」をクリックしておきましょう。
ステップ4：テキストからデータを抽出する設定
「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
今回は下記の通り、そのまま使用するため「次へ」をクリックします。
なお、変換タイプは「変更する」をクリックし、以下の中から選択することも可能です。
次に、対象のテキストを設定します。
抽出したい項目を設定します。
指示内容を設定します。
ここまで設定できたら「テスト」をクリックしましょう。
取得した値に、項目が無事に抽出されているのを確認したら「保存する」をクリックします。
ステップ5：Freshdeskのコンタクトを作成する設定
ここでは抽出したテキストを使って、Freshdeskのコンタクトを作成します。
Freshdeskと連携するアカウント情報を確認し、問題なければ「次へ」をクリックしましょう。
ドメイン名を設定します。
名前を設定します。
メールアドレスも同様にデフォルトで設定されています。
その他の項目は業務に応じて、注釈を確認し入力または選択してください。
※ここで指定したものは、このテンプレートを使用して作成する全てのコンタクトに設定されますのでご注意ください。
その他のメールアドレス、タグを設定します。
ここまで設定できたら「テスト」をクリックします。
※テストをクリックすると、実際にFreshdeskにコンタクトが作成されます。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、コンタクトが作成されます。
下記のように、コンタクトが作成されているのを確認しておきましょう。
確認できたら忘れないように「保存する」をクリックします。
ステップ6：トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
先ほどの画面で「保存する」をクリックすると、以下の画面が表示されます。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！Microsoft Teamsの投稿内容をもとにFreshdeskにコンタクトを作成する方法 」でした！
FreshdeskのデータをMicrosoft Teamsに連携したい場合
今回はMicrosoft TeamsからFreshdeskへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にFreshdeskからMicrosoft Teamsへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Freshdeskにコンタクトが追加されたら、Microsoft Teamsに通知する
Freshdeskに新しいコンタクトが追加されたタイミングで、その概要をMicrosoft Teamsの指定したチャネルに自動で通知します。
この連携を設定することで、サポートチーム全体が自動で新規の問い合わせを把握できるので、担当者の割り振りや情報共有をスムーズに行えるようになります。
Freshdeskにコンタクトが追加されたら、Microsoft Teamsに通知する
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Freshdeskで特定条件に合うコンタクトが追加されたら、Microsoft Teamsに通知する
Freshdeskに追加されたコンタクトの優先度が「高」である場合や、特定の顧客からの問い合わせである場合など、あらかじめ設定した条件に合致した場合にのみ、Microsoft Teamsに通知を送ります。
これにより、対応の緊急性が高い重要なチケットを見逃さずに対応を開始できる体制を構築できます 。
Freshdeskで特定条件に合うコンタクトが追加されたら、Microsoft Teamsに通知する
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Microsoft TeamsやFreshdeskを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft TeamsやFreshdeskのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Microsoft Teamsを使った自動化例
チャットに投稿があったら、メールを自動送信したり、カレンダーに予定を作成したりします。
Microsoft Teamsにメッセージが投稿されたら、Backlogに課題を追加する
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Google Driveで画像がアップロードされたらGeminiで解析して、その内容をMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
Microsoft Teamsに投稿されたら、Googleカレンダーを作成する
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Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、Outlookでメールを自動的に送る
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Notionの任意のデータベースに情報が追加されたら、Microsoft Teamsに通知
試してみる
Freshdeskを使った自動化例
チケットが作成・更新された際に、別のカスタマーサポートツールにチケットを作成したり、データベースに行を追加したり、チャットツールに通知したりできます。
Freshdeskでチケットが作成されたら、Microsoft Excelに追加する
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Freshdeskでチケットが更新されたら、Slackに通知する
試してみる
Freshdeskで会社が作成されたら、Zendeskでチケットを作成する
試してみる
Gmailでメールを受信したら、Freshdeskでチケットを作成する
試してみる
HubSpotで登録された企業情報をFreshdeskに同期する
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まとめ
Microsoft TeamsとFreshdeskの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたチャット内容の転記や問い合わせ管理の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は顧客からの問い合わせに迅速かつ正確に対応できるようになり、本来注力すべき顧客サポートの質の向上といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。こちら
よくあるご質問
Q：コンタクト作成だけでなくチケットも作成できますか？
A：はい、可能です。
Q：AIによる情報抽出の精度を上げるコツはありますか？
A：事前に雛形のような入力形式を用意し、
抽出したい箇所を指示内容で指定する方法 （例えば担当：〇〇 アドレス：〇〇〇@〇〇のような形式になるようにメッセージを送り、「担当：の後に続く文字を抽出してください」のように指定する）
投稿メッセージ内で、あらかじめ抽出したい項目を[]などで囲っておく方法
などがあります。
Q：Microsoft Teamsのどの投稿にも反応してしまいますか？
A：はい、今回ご紹介したテンプレートでは、指定したチャネルに投稿されたメッセージすべてが対象です。
Microsoft Teamsで特定条件に合う投稿があったら、Freshdeskにコンタクトを作成する
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