【ノーコードで実現】SlackとOCRを連携してファイル内容を自動で読み取る方法

チャットツールで受け取ったファイルをOCR処理しSlackに通知する

Microsoft Teamsなどのチャットツールでファイルを受け取った際に、そのファイルをOCRで読み取り、内容をSlackで通知するフローです。
これにより、普段利用しているチャットツール上でファイルの確認から内容の把握まで完結できるようになり、ファイルを探したり内容を確認したりする手間を削減して、コミュニケーションを円滑に進められるはずです！

フォームで送信されたファイルをOCR処理しSlackに通知する

Yoomの標準フォームやGoogleフォームを通じて送信されたファイルをOCRで読み取り、その内容を自動でSlackへ通知します。
これにより、フォームからの申請受付後、担当者が迅速に対応を開始しやすくなり、顧客対応のスピードアップになるかもしれません！

OCRで抽出したデータをSlackに送信するフローを作ってみよう

それでは、ここから実際に自動化を導入する設定方法について紹介します！
今回はGmailをトリガーとし、「Gmailで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する」という具体的な業務フローを例として連携の手順をステップごとに解説。

今回はYoomを使用してノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• Gmailとslackをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Gmailのトリガー設定およびslackのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：マイアプリ登録

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。

Gmailの連携

1.検索する
‍‍検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。

2.ログインする
‍下記の画面となりますので「Sign in Google」をクリックします。

3.アカウントの選択
‍連携したいアカウントを選択してください。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてくださいね。

画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。

4.追加アクセスの選択
‍Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

‍Slackの連携

1.検索する
‍‍検索ボックスにSlackと入力し、Slackのアイコンをクリックします。

2.サインインする
ワークスぺースのURLを入力し「続行する」をクリックしてください。
画面が遷移しますので、登録のメールアドレスでサインインしてください。

3.連携を許可する
YoomとSlackとの連携を行います。下記設定を行った後、「許可する」ボタンをクリックします。

• 画面右上のプルダウンより、連携するSlackのワークスペースをご選択ください。
• 画面下部のプルダウンより、投稿するチャンネルをご設定ください。

4.チャンネルにYoomアプリを追加する
Slackサービス上で、Yoomからメッセージを送信するSlackチャンネルを開き、下記の図のとおり、1～3に順に設定を行います。
※管理者による承認が必要な場合があります。詳しくはこちらの公式ヘルプをご参照ください。

最後に、画面が遷移するのでYoomアプリを追加したいので「追加」をクリックします。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
※Slackのマイアプリ登録についての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。

ステップ2：テンプレートをコピー

ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます！

ステップ3：Gmailのトリガーアクション設定

1.トリガーの選択
‍記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。

2.連携アカウントとアクションを選択
‍タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「特定のラベルのメールを受信したら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。

3.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、トリガーとなるGmailのメール受信設定を行います。
特定のラベルがついたメール受信がトリガーとなるため、Gmailのラベル作成がまだの場合はこのタイミングで作成しましょう!
テスト操作のため、下記赤枠のようなラベルを作成しました。

また、この後のテスト操作でタグが付いたメールを送信する必要があります。
今回は、テスト操作のため下記のようなPDFファイルを添付し、タグを付けたメールで送信しました。

Gmailの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。

• トリガーの起動間隔：プランによって異なるため、注意してください。特にこだわりがなければ起動時間が一番短いものを選択してください。
  ※料金プランについての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
• ラベル：入力欄をクリックすると下記のように候補が表示されます。先ほど作成したラベルを選択してください。
  

入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
表示されているアウトプットはテスト毎に取得できるものです。なお、その後の設定で活用するデータとなります。

先ほどテスト送信した、メールの内容が反映していればOKです！
最後に、「保存する」を選択し次のステップに進みましょう。

ステップ4：OCRでの読み取り設定

1.トリガーの選択
‍以下の赤枠をクリックしてください。

2.アクションを選択
「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が選択されています。
※（）内に表記されている消費タスク量にご注意ください。

設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。

3.詳細を設定
ここでは、指定したPDFや画像ファイルからAIを用いて文字情報を読み取る設定をします。

• ファイルの添付方法：デフォルトで、先ほど添付したファイルが対象になっています。特にこだわりがなければ、このままで大丈夫です。
  

• 抽出したい項目：添付ファイルからどの項目を抽出したいか入力します。今回は、メールに添付したファイルから「会社名,日付,金額」を抽出したいため下記のように入力しました。お好みに合わせて、カンマ（,）区切りで入力しましょう。
  

その他、使用したいAIや言語の指定が可能です。抽出したい内容にあわせて、カスタマイズしてください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、下記のように画像から抽出した文字情報が反映されているはずです。
データの反映が確認できたら、「保存する」を選択して次のステップへ進みましょう。

ステップ5：Slackのメッセージ送信設定

1.トリガーの選択
‍以下の赤枠をクリックしてください。

2.連携アカウントとアクションを選択
‍タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「チャンネルにメッセージを送る」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。

3.API接続設定
ここでは、Slackでどのチャンネルにメッセージを送信するか設定します。
まだ、Slackのチャンネルを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のチャンネルにメッセージを投稿するよう設定していきます。

Slackの準備ができたら、Yoom画面に戻り下記項目を入力しましょう。

• 投稿先のチャンネルID：入力欄をクリックすると下記画像のように候補が表示されます。先ほど作成した設定したチャンネルを選択してください。
  

• メッセージ：入力欄をクリックすると、下記のようにアウトプットが表示されます。AIで抽出したデータを活用して、お好みでメッセージ内容を入力してください。
  ※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
  

入力ができたら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、Slackにメッセージが届いているはずなので確認してみましょう!
下記のように、設定したメッセージ内容が反映していればOKです!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップに進みましょう。

ステップ6：トリガーをONにして動作確認

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが待機状態（トリガーが発動次第フローが起動する状態）になります！
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!

SlackやOCRを活用したその他の自動化テンプレート

SlackやOCRは様々な業務自動化に活用できます。
ここでは、関連するYoomの自動化テンプレートをいくつかご紹介しましょう！

Slackを使った便利な自動化例

OCRを使った便利な自動化例

まとめ

今回は、SlackとOCRを連携させて、ファイルの内容を自動で読み取る方法について解説しました。これにより、Slackで共有される請求書や申込書などのファイルを一つひとつ手作業で確認して転記する作業が簡略化できるため、時間と手間をかけず、スムーズな作業環境が整いそうですよね！

<span class="mark-yellow">なお、Yoomのようなノーコードツールを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、これらの作業を自動化できます。</span>
今回ご紹介した連携以外にも、様々な業務を自動化するためのテンプレートを豊富にご用意しているので、日々の繰り返し作業や、複数のツールをまたぐ煩雑な業務にお悩みの方は、活用してみることをおすすめします！

無料プランから利用を開始できるので、まずは気軽に試してみてくださいね！