Apolloでコンタクトが登録されたらBoxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Apolloで新規コンタクトを登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをBoxに手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、作成漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Apolloへのコンタクト登録をトリガーに、Boxへ自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務から解放され、より重要なタスクに集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ApolloとBoxを連携して顧客管理を行っており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 営業活動におけるリードやコンタクト情報の管理を効率化したいと考えているチームリーダーの方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の不統一といったミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Apolloにコンタクトが追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ApolloとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでApolloを選択し、「コンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、Boxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したコンタクト情報を基にフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成する際に、どの親フォルダ配下に作成するかを任意に設定してください。例えば、「顧客管理フォルダ」など、特定の場所に集約できます。
- 作成されるフォルダの名称は、Apolloから取得した「会社名」や「コンタクト名」などを組み合わせて自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Apollo、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「Apolloのコンタクトに対応する専用フォルダをBoxに作りたい！」
「でも、コンタクトが登録されるたびにフォルダを作成するのは手間がかかるし命名ミスも心配…」
このような手作業でのデータ連携に非効率さや限界を感じていませんか？
もし、Apolloのコンタクト情報をトリガーとしてBoxに自動でフォルダを作成・整理する仕組みがあれば、こうした定型業務から解放されるでしょう。そして、ヒューマンエラーのリスクもなくなり、顧客との関係構築や戦略的な営業活動といった重要な業務に集中できる時間を生み出せるはずです！
今回ご紹介する自動化はプログラミング知識不要、ノーコードで誰でも簡単に設定できます！
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にスマートにしていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはApolloとBoxを連携するためのテンプレートが用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーから早速スタートできますよ！
Apolloでコンタクトが登録されたらBoxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Apolloで新規コンタクトを登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをBoxに手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、作成漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Apolloへのコンタクト登録をトリガーに、Boxへ自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務から解放され、より重要なタスクに集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ApolloとBoxを連携して顧客管理を行っており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 営業活動におけるリードやコンタクト情報の管理を効率化したいと考えているチームリーダーの方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の不統一といったミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Apolloにコンタクトが追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ApolloとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでApolloを選択し、「コンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、Boxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したコンタクト情報を基にフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成する際に、どの親フォルダ配下に作成するかを任意に設定してください。例えば、「顧客管理フォルダ」など、特定の場所に集約できます。
- 作成されるフォルダの名称は、Apolloから取得した「会社名」や「コンタクト名」などを組み合わせて自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Apollo、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ApolloとBoxを連携してできること
ApolloとBoxのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたアプリケーション間のデータ転記を自動化できます。
ここでは具体的な自動化例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックして詳細をご確認ください！
Apolloでコンタクトが登録されたらBoxにフォルダを作成する
Apolloに新しい営業コンタクトが登録されるたびに、関連資料を保管するためのフォルダをBoxに手動で作成する作業は、手間がかかる上に作成漏れや命名規則のミスにつながりがちです。
この連携を使えば、Apolloへのコンタクト登録をトリガーに、指定したルールでBoxにフォルダが自動作成されるため、手作業をなくし、情報管理をスムーズかつ正確に行えます。
Apolloでコンタクトが登録されたらBoxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Apolloで新規コンタクトを登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをBoxに手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、作成漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Apolloへのコンタクト登録をトリガーに、Boxへ自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務から解放され、より重要なタスクに集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ApolloとBoxを連携して顧客管理を行っており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 営業活動におけるリードやコンタクト情報の管理を効率化したいと考えているチームリーダーの方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の不統一といったミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Apolloにコンタクトが追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ApolloとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでApolloを選択し、「コンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、Boxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したコンタクト情報を基にフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成する際に、どの親フォルダ配下に作成するかを任意に設定してください。例えば、「顧客管理フォルダ」など、特定の場所に集約できます。
- 作成されるフォルダの名称は、Apolloから取得した「会社名」や「コンタクト名」などを組み合わせて自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Apollo、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Apolloで特定条件のコンタクトが作成されたら、Boxにフォルダを作成する
すべてのコンタクトではなく、特定の役職や業界など、特定の条件に合致する重要なコンタクトに対してのみBoxでフォルダを管理したい場合に、この連携が役立ちます。
登録されたコンタクト中から特定の条件を満たすものだけを抽出してフォルダ作成を実行する、といった分岐処理を用いているため、より戦略的で効率的な顧客情報管理を実現できるでしょう。
Apolloで特定条件のコンタクトが作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
営業活動で獲得したApolloのコンタクト情報を、社内でのファイル共有のために手作業でBoxにフォルダ作成していませんか？この単純作業は時間を要するだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Apolloで特定条件のコンタクトが作成された際に、自動でBoxにフォルダを作成する処理が実行されます。BoxとApollo間の連携を自動化し、手作業による負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Apolloで獲得したコンタクト情報を、Boxに手作業で登録している営業担当者の方
- BoxとApolloを連携させて、手動でのユーザー管理業務の効率化を図りたいと考えている方
- 外部パートナーとの連携でBoxを利用しており、フォルダ作成の手間を削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Apolloでコンタクトが作成されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていた登録業務の時間を削減できます
- 手動でのデータ入力作業をなくすことで、登録情報の誤りや対応漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとApolloをYoomと連携します
- 次に、トリガーでApolloを選択し、「コンタクトが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を追加し、Boxにユーザーを作成したいコンタクトの条件を設定します
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとにユーザーを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Apolloから取得したコンタクト情報をもとに、「特定の役職」や「特定の業界」など、ユーザー作成の対象とする条件を任意で設定できます
- Boxで新規ユーザーを作成するアクションでは、ユーザーに付与する会社ロールを任意で設定することが可能です
■注意事項
- Apollo、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ApolloとBoxの連携フローを作ってみよう
ここからは、ApolloとBoxを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
この記事では、先程ご紹介した「Apolloでコンタクトが登録されたらBoxにフォルダを作成する」テンプレートを使ってフローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
- ApolloとBoxのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- Apolloのトリガー設定とBoxに作成するフォルダの設定
- フロー稼働の準備
Apolloでコンタクトが登録されたらBoxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Apolloで新規コンタクトを登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをBoxに手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、作成漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Apolloへのコンタクト登録をトリガーに、Boxへ自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務から解放され、より重要なタスクに集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ApolloとBoxを連携して顧客管理を行っており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 営業活動におけるリードやコンタクト情報の管理を効率化したいと考えているチームリーダーの方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の不統一といったミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Apolloにコンタクトが追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ApolloとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでApolloを選択し、「コンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、Boxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したコンタクト情報を基にフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成する際に、どの親フォルダ配下に作成するかを任意に設定してください。例えば、「顧客管理フォルダ」など、特定の場所に集約できます。
- 作成されるフォルダの名称は、Apolloから取得した「会社名」や「コンタクト名」などを組み合わせて自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Apollo、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：ApolloとBoxのマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するApolloとBoxのマイアプリ登録方法を解説していきます。
① Apolloのマイアプリ登録
- アプリ一覧画面でApolloを検索して選択。
- 「アカウント名」に任意の管理用名称を設定。
連携先のアカウントを判別しやすい名称にするとよいでしょう。
- 「アクセストークン」にはApolloから取得できるAPI keyを設定します。
Apolloにログイン後、管理画面から「API keys」にアクセス。
- 「Create new key」をクリック。
- 「Name」と「Description」に任意の名称と説明を設定します。
- 「APIs」のプルダウンから全ての項目にチェックを入れてください。
- 「Create API key」をクリック。
- API keysの一覧に新しいAPIが追加されます。
発行されたAPI keyをコピーしたら、Yoom連携画面の「アクセストークン」に設定してください。
- 「追加」をクリックすれば連携は完了です。
マイアプリ画面にApolloが追加されていることを確認してください。
② Boxのマイアプリ登録
- アプリ一覧画面でBoxを検索して選択。
- 連携させるアカウントでログイン。
- YoomからBoxへのアクセス権限を確認し、「Boxへのアクセスを許可」をクリック。
- アカウント連携が完了し、マイアプリ画面に戻ります。
Boxも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
Apolloでコンタクトが登録されたらBoxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Apolloで新規コンタクトを登録するたびに、関連資料を保管するためのフォルダをBoxに手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、作成漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Apolloへのコンタクト登録をトリガーに、Boxへ自動でフォルダが作成されるため、こうした定型業務から解放され、より重要なタスクに集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ApolloとBoxを連携して顧客管理を行っており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 営業活動におけるリードやコンタクト情報の管理を効率化したいと考えているチームリーダーの方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の不統一といったミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Apolloにコンタクトが追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ApolloとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでApolloを選択し、「コンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、Boxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したコンタクト情報を基にフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成する際に、どの親フォルダ配下に作成するかを任意に設定してください。例えば、「顧客管理フォルダ」など、特定の場所に集約できます。
- 作成されるフォルダの名称は、Apolloから取得した「会社名」や「コンタクト名」などを組み合わせて自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Apollo、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3：Apolloのトリガー設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
- Apolloの「コンタクトが作成されたら」をクリック。
- 「タイトル」は任意の名称に変更できます。
アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
- 連携アカウントにはマイアプリ登録で連携したアカウントが設定されています。
複数のアカウントと連携している場合には、このフローで用いるアカウントをプルダウンから選択してください。
- アクションを確認して、「次へ」をクリック。
- 「トリガーの起動間隔」をプルダウンの「5分・10分・15分・30分・60分」から選択。
そのプランの最短の起動間隔にすることで、コンタクト作成時により早くフォルダ作成が行えるようになります。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるためご注意ください。
起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- Apolloでテスト用にコンタクトを作成してください。
※ テスト用コンタクトの例
- 「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、「取得した値」に最新のコンタクトの情報が追加されます。
これらの値は、以降のアクションで変数（フローが稼働する度に更新される値）として使用できるようになります。
取得した値についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
- テスト用に作成したコンタクトが取得できていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリック。
トリガーアクションの設定が完了し、フロー画面に戻ります。
ステップ4：作成するフォルダの設定
それでは、Apolloから取得したコンタクトの情報を用いてBoxにフォルダを作成しましょう。
- Boxの「フォルダを作成」をクリック。
- 適宜「タイトル」を変更。
- 連携アカウントとアクションを確認し、「次へ」をクリック。
- 「フォルダ名」に任意のフォルダ名を設定。
入力欄クリック時に表示されるトリガーアクションメニューから、取得したコンタクト情報（姓・名・組織名など）を挿入可能です。
項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 取得した値}}という形で追加されます。
これらの値を用いて、重複しないフォルダ名を設定しましょう。
※ 日付や固定テキストと組み合わせることもできます。
- 「親フォルダのコンテンツID」にはフォルダの作成先を設定。
コンテンツIDはBoxのフォルダURL（folder/コンテンツID）から取得できます。
- 「テスト」をクリック。
- テストに成功すると、Boxの指定した親フォルダに新しいフォルダが作成されます。
※作成されたフォルダ
- 期待通りのフォルダが作成されていることを確認し、ページ下部の「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックしてください。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Apolloにコンタクトを追加し、その情報を用いたフォルダがBoxに自動で作成されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
BoxのデータをApolloに連携したい場合
これまではApolloからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にBoxでのアクションをきっかけにApolloのデータを操作する自動化も可能です。
下記のテンプレートもぜひ参考にしてください。
BoxでフォルダにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Apolloにコンタクトを作成する
Boxの指定したフォルダに名刺などの画像ファイルがアップロードされた際に、OCR機能でテキストを読み取り、Apolloにコンタクトとして登録するフローです。
画像から必要なデータをテキストに起こし、Apolloに転記するまでの手間を省けるため、リード獲得からアプローチまでの時間を短縮できます。
BoxでフォルダにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Apolloにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Boxに保管した名刺や連絡先リストを、営業リスト管理ツールのApolloへ手作業で入力していませんか？この単純作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、BoxとApolloをAPIで連携させることで、こうした課題を解決します。指定したBoxフォルダに名刺などのファイルがアップロードされると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Apolloへコンタクトとして登録するため、手作業による情報登録業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとApolloを利用しており、手作業でのデータ登録に手間を感じている営業担当者の方
- Boxにアップロードした名刺画像などから、Apolloへのコンタクト登録を自動化したい方
- リード情報の入力から管理までを自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルがアップロードされると自動でApolloにコンタクトが作成されるため、手入力にかかっていた時間を他の業務に充てることができます
- OCRによる自動読み取りと登録を行うため、手作業での転記ミスや連絡先の入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとApolloのアカウントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」を設定して、対象のフォルダを指定します
- 続けて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」を選択し、トリガーで検知したファイルを指定します
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでApolloの「コンタクトを作成」を設定し、OCRで読み取った情報を各項目にマッピングして登録処理を実行します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ワークフローを起動させたい対象フォルダのIDを任意で設定することが可能です。これにより、「名刺」や「イベント獲得リード」といった特定のフォルダにアップロードされたファイルのみを対象に自動化を実行できます
■注意事項
- Box、ApolloのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Boxでフォルダに特定条件のファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Apolloにコンタクトを作成する
Boxには多くのファイルが保存されるため、名刺ファイルの中でも特定のイベント名が含まれるものだけをApolloに登録したい、といったケースもありますよね。
この連携では、ファイル名などの条件でアップロードされたファイルをフィルタリングし、該当するものだけをコンタクト登録の対象とするため、より整理された形で効率的にリード情報を管理できます。
Boxでフォルダに特定条件のファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Apolloにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた名刺や書類などのファイル情報を、営業リスト管理ツールのApolloに一つひとつ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が情報を自動で読み取りApolloへコンタクト情報を登録するため、BoxとApollo間のデータ連携を効率化し、手作業による課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとApolloを活用し、手作業でのリード情報登録に手間を感じている営業担当者の方
- Boxに保管したファイルからApolloへのデータ転記ミスをなくしたいマーケティングチームの方
- 営業プロセスの自動化を推進し、コア業務に集中できる環境を整えたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルが追加されると自動でApolloにコンタクトが作成されるため、手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、BoxからApolloへの登録時における入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとApolloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致したファイルのみを処理するようにします。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでApolloの「コンタクトを作成する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を元にコンタクトを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。これにより、特定のフォルダにアップロードされたファイルのみを自動化の対象にできます。
- オペレーションの分岐条件は、ファイル名やファイル形式など、ユーザーの運用に合わせて任意で設定可能です。例えば、名刺の画像ファイルのみを処理対象とすることができます。
■注意事項
- Box、ApolloのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ApolloやBoxのAPIを使ったその他の自動化例
ApolloやBoxのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Apolloを使った自動化例
Apolloでコンタクトが作成されたら、Google スプレッドシートやMicrosoft Excelに追加したり、HubSpotに追加したりできます。また、Googleフォームの回答をもとに、Apolloでコンタクトを作成したり、Apolloで登録されたコンタクト情報をNotionに追加したりすることも可能です。さらに、Apolloでコンタクトが作成されたらSlackに通知するといった自動化も行えます。
Apolloで登録されたコンタクト情報をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Apolloで登録されたコンタクト情報をGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Apolloを利用して顧客情報を一元管理している企業
・Apolloを使用してコンタクト情報を管理している営業担当者
・手動でGoogle スプレッドシートに追加する作業に時間がかかっている方
2. Google スプレッドシートでデータ管理をしている企業
・日常的にデータの追加作業を行っていて、手動での作業に時間と手間がかかっている方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、Apolloで登録されたコンタクト情報がGoogle スプレッドシートに自動反映されます。
これにより、いくつかの利点があります。
まず、情報転記が不要になるため、作業の負担が軽減し、作業時間が節約されます。
これにより、他の作業に集中できるようになるため、業務効率化につながります。
また、ヒューマンエラーのリスク軽減としても有効です。
手動で行っていた転記作業が自動化されるため、スペルミスや追加漏れなどの人為的ミスが削減されます。
■注意事項
・ApolloとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Apolloで登録されたコンタクト情報をHubSpotに追加する
試してみる
■概要
Apolloで登録されたコンタクト情報をHubSpotに追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Apolloで顧客情報を管理している営業事務の方
・Apolloに登録されている情報を別のツールにも転記して管理したい方
2. 顧客管理ツールとしてHubSpotを利用している企業
・HubSpotを活用して情報管理を行っているが、手動での入力作業に手間を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
ApolloとHubSpotを併用してコンタクト情報を管理している方もいるかもしれません。しかし、異なるアプリで情報を管理すると、両方に同じ情報を入力する手間がかかり、非常に非効率的です。
そこでおすすめしたいのが、このテンプレートです。このテンプレートを使用すると、Apolloに追加された情報がHubSpotにも自動的に反映されるため、二重入力の手間を削減できます。
さらに、これまで手作業で行っていた処理を自動化することで、ヒューマンエラーのリスクが減り、データの正確性が向上します。これにより、効率的かつ正確な情報管理が可能になります。
■注意事項
・ApolloとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Apolloで登録されたコンタクト情報をMicrosoft Excelに追加する
試してみる
■概要
Apolloで登録されたコンタクト情報をMicrosoft Excelに追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 顧客管理ツールとしてApolloを利用している企業
・Apolloを使用してコンタクト情報を管理しているマーケティングや営業担当者
2. Microsoft Excelでデータ管理をしているデータ管理者
・毎回手動でデータを追加していて手間に感じている方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを使用すると、Apolloに登録されたコンタクト情報がMicrosoft Excelに自動で反映されます。
これにより、次のようなメリットがあります。
まず、情報の手動入力が不要になるため、作業負担が軽減され、時間の節約が可能です。その結果、他の重要な業務に集中できるようになり、業務全体の効率が向上します。
さらに、ヒューマンエラーのリスクも軽減されます。手動で行っていた転記作業が自動化されることで、スペルミスや入力漏れといった人為的なミスを防ぐことができます。
■注意事項
・ApolloとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
Apolloで登録されたコンタクト情報をNotionに追加する
試してみる
■概要
Apolloで見つけた有望なコンタクト情報を、一つひとつ手作業でNotionに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Apolloで新しいコンタクト情報が作成されると同時に、Notionの指定したデータベースへ情報が自動で追加されます。手作業によるデータ入力をなくし、営業活動や顧客管理の初動を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- ApolloとNotionを併用し、リード情報を手作業で管理している営業・マーケティング担当者の方
- リード獲得から管理までの一連のプロセスを効率化したいと考えているチームリーダーの方
- SaaS間のデータ転記作業を自動化し、ヒューマンエラーを減らしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Apolloでコンタクトが作成されると自動でNotionに情報が同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動でデータを転記するため、手作業による入力間違いや情報の転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ApolloとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでApolloを選択し、「コンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得したApolloのコンタクト情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionの「レコードを追加する」アクションにて、情報を追加したいデータベースを任意で設定してください。
- Apolloから取得したコンタクト情報（氏名、会社名、役職など）を、Notionデータベースのどのプロパティに割り当てるかを自由に設定できます。
■注意事項
- Apollo、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで回答が送信されたらApolloにコンタクトを作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで獲得したお問い合わせやリード情報を、営業管理ツールのApolloに手入力で転記する作業に手間を感じていないでしょうか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの要因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されたタイミングで、自動的にApolloへコンタクト情報を作成し、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで獲得したリードをApolloで管理している営業・マーケティング担当者の方
- 手作業によるデータ入力の手間を省き、入力ミスなどのヒューマンエラーを防止したい方
- リード獲得からアプローチまでのプロセスを迅速化し、営業活動を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームに回答が送信されると即座にApolloへコンタ-クトが作成されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、氏名や連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとApolloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「新しい回答があったら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでApolloを選択し、「コンタクトを作成する」アクションを設定し、フォームの回答で取得した氏名やメールアドレスなどの情報を各項目にマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを指定してください。
- Apolloのオペレーション設定では、フォームの回答内容をApolloのどの項目に登録するかをマッピングしてください。
■注意事項
- GoogleフォームとApolloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Boxを使った自動化例
Boxでファイルがアップロードされたら、Slackでレビュー依頼を送信し、3日後にリマインドしたり、Gmailに通知したりできます。また、Boxで特定条件に合うファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加したり、Gmailで受信したメールに添付されたファイルをBoxに保存して、Google スプレッドシートにレコードを追加したりすることも可能です。さらに、Googleフォームで送信されたPDFを結合し、Boxに格納するといった自動化も行えます。
Boxにファイルがアップロードされたら、Gmailで通知する
試してみる
■概要
Boxに重要なファイルを保存した際、関係者への共有をその都度Gmailで個別に行っていませんか？この手作業は、通知のタイムラグや共有漏れを引き起こす原因となり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、設定した宛先へ自動でGmail通知が送信されます。BoxとGmailを連携させることで、こうした手作業をなくし、迅速で確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGmailを日常的に利用し、ファイル共有に関する通知を手作業で行っている方
- チームで利用するBoxへのファイルアップロードを、関係者に迅速かつ漏れなく周知したい方
- Gmailを使った定型的な通知業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードをトリガーに自動でGmail通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮することができます
- 手動での通知による宛先間違いや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現するため、業務の信頼性向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい宛先や件名、本文などを指定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、通知の対象としたい特定のフォルダを指定してください
- Gmailでメールを送るアクションでは、通知を送りたい宛先（To, Cc, Bcc）を任意で設定できます個人アドレスだけでなく、チームのメーリングリストなどを設定することも可能です
■注意事項
- Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxにファイルがアップロードされたら、Slackでレビュー依頼を送信し、3日後にリマインドする
試してみる
■概要
Boxに新しいファイルをアップロードした後、関係者へのレビュー依頼やその後のリマインド通知を手作業で行っていませんか？このような定型的な連絡業務は手間がかかるだけでなく、対応漏れが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、Slackへのレビュー依頼から指定期間後のリマインドまでの一連の流れを自動化し、これらの課題をスムーズに解決することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとSlackを連携させて、ファイルレビュー依頼やリマインドを効率化したい方
- 手動でのレビュー依頼や進捗確認に時間がかかり、コア業務に集中できていない方
- ファイル管理やチームへの共有プロセスにおける、連絡漏れや対応忘れをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードをトリガーにレビュー依頼からリマインドまでが自動化されるため、手動での連絡や確認作業にかかる時間を削減できます。
- 自動的に通知が送信される仕組みのため、レビュー依頼の送信漏れやリマインドの対応忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な業務遂行を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、レビュー依頼の通知を送信します。
- さらに、オペレーションで待機機能を選択し、指定した期間（例：3日間）待機するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「スレッドにメッセージを送る」アクションを設定し、最初の通知のスレッドにリマインドメッセージを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で指定することが可能です。
- Slackへの通知オペレーションでは、メッセージを送るチャンネルやメンション先を自由に設定でき、本文にはBoxから取得したファイル名などの情報を変数として埋め込めます。
- 待機オペレーションでは、リマインドを送信するまでの待機時間を「3日後」から任意の日時や時間に変更できます。
■注意事項
- Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「待機する」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxにファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加する
試してみる
■概要
Boxにファイルをアップロードするたびに、Smartsheetの管理シートなどを手動で更新していませんか？このような手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、BoxとSmartsheetの連携を自動化でき、ファイルが格納された際に自動で行を追加することが可能です。これにより、手作業による更新漏れや入力ミスを防ぎ、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxでのファイル管理とSmartsheetでのタスク管理を手作業で連携させている方
- SmartsheetとBox間でのデータ転記作業に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
- ファイル格納を起点とした一連の業務フローを自動化し、チームの生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルがアップロードされると、Smartsheetに自動で行が追加され、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます
- 手作業での情報転記が不要になるため、ファイル名や関連情報の入力間違い、更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSmartsheetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します
- 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定して、アップロードされたファイルの情報を指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象とするかを任意で設定してください
- Smartsheetに行を追加する際、Boxから取得したファイル名やファイルへのリンク、アップロード日時など、どの情報をどの列に追加するかを任意で設定してください
■注意事項
- SmartsheetとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの特定ラベルのメールに添付されたファイルをBoxに保存して、Google スプレッドシートにレコードを追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信する特定のメールに添付されたファイルを手作業でBoxに保存し、さらにその情報をGoogle スプレッドシートに転記する作業は、時間がかかってミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailの特定ラベルのメール受信をトリガーに、Boxへ添付ファイルが自動保存されます。
さらに、Google スプレッドシートへのレコード追加も自動化されるため、ツールの行き来などの日々の煩雑な業務から解放されるかもしれません。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailの添付ファイルをBoxへ手動で保存している方
- Boxに保存したファイル情報をGoogle スプレッドシートへ手動転記している方
- メールからの情報集約とファイル管理の効率化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailのメール確認からBoxへの保存、Google スプレッドシートへの記録までの一連の作業を自動化し、手作業にかかる時間削減が期待できます。
- ファイルの保存漏れやスプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることにもつながります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Box、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで受信メールの添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイル情報の取得」アクションを設定し、アップロードしたファイルに関する情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで、取得したファイル情報などを指定のスプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxへの「ファイルをアップロード」するオペレーションでは、ファイル名やコンテンツIDを任意に設定することが可能です。
- Boxの「ファイル情報の取得」をするオペレーションでは、前のステップでアップロードしたファイルのIDなど、取得した値を埋め込むなどのカスタム設定が可能です。
- Google スプレッドシートへの「レコードを追加する」オペレーションでは、データを追加する先のGoogle スプレッドシートのIDやシート名、具体的なセルに書き込む情報を固定値で設定できます。また、前段のオペレーションで取得したファイル名や共有リンクといった値を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Gmail、Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームに送信されたPDFファイルを結合して、Boxに格納する
試してみる
■概要
フォームから送信された複数のPDFファイル、手作業で1つにまとめてBoxへ保存していませんか？この作業は時間がかかり、ファイルの取り違えといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームへの送信をきっかけにPDFファイルの結合からBoxへの格納までを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受信したPDFファイルの結合とBoxへの格納を手作業で行っている方
- 複数のPDFファイルを扱う業務で、作業時間の短縮やミス削減を目指したい方
- Boxを活用したファイル管理の効率化に関心がある情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のPDF結合とBoxへのアップロードが自動化され、手作業にかかる時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの結合ミスや格納漏れ、ファイル名の誤りなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を設定し、フォームが送信されたらフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでデータ変換機能の「PDFファイルを結合」アクションを設定し、フォームから送信された複数のPDFファイルを1つにまとめます。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、結合されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、PDFファイルを受け取るためのフォーム項目を任意で設定してください。
- データ変換機能の「PDFファイルを結合」では、結合後のファイル名に、フォームで入力された情報（例えば申請者名や日付など）を変数として含めたり、固定の命名規則を設定したりすることが可能です。
- Boxの「ファイルをアップロード」アクションでは、結合したPDFファイルを格納するBox内のフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
まとめ
ApolloとBoxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">コンタクト情報に基づくフォルダ作成や、名刺データからの顧客情報入力といった定型業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
担当者はデータ整理などの間接業務に時間を奪われなくなり、本来注力すべき顧客との対話や戦略立案といったコア業務に集中できるようになるでしょう。
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：フォルダ内に定形のサブフォルダも作れる？
A：フローボットの設定画面で「フォルダを作成」の下に繋がる「＋」をクリックしてください。
ここでBoxの「フォルダを作成」アクションを追加し、取得したコンテンツIDを「親フォルダのコンテンツID」に設定することで、作成したフォルダ内にサブフォルダが作成できます。
参考：「アプリと連携する」の設定方法
Q：コンタクトの「更新」をきっかけに自動化できる？
A：トリガーとしてApolloの「コンタクトが更新されたら」を設定することで、更新に合わせてBoxの対象フォルダのフォルダ名を変更したり、ファイルにタグを追加したりといったアクションを自動で実行できるようになります。
Q：連携失敗時の通知や再実行は可能？
A：作成したフローボットでエラーが発生した場合、Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローの停止や再実行といった対応を行ってください。
また、フローの修正を行う際にはYoomのヘルプセンターでエラー内容の検索をかけてみることをおすすめします。
参考：エラー時の対応方法について
