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「Apolloのコンタクトに対応する専用フォルダをBoxに作りたい！」
「でも、コンタクトが登録されるたびにフォルダを作成するのは手間がかかるし命名ミスも心配…」
このような手作業でのデータ連携に非効率さや限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Apolloのコンタクト情報をトリガーとしてBoxに自動でフォルダを作成・整理する仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放されるでしょう。そして、ヒューマンエラーのリスクもなくなり、顧客との関係構築や戦略的な営業活動といった重要な業務に集中できる時間を生み出せるはずです！
今回ご紹介する自動化はプログラミング知識不要、ノーコードで誰でも簡単に設定できます！
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと楽にスマートにしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ApolloとBoxを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。今すぐ試したい方は、以下のバナーから早速スタートできますよ！
ApolloとBoxのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていたアプリケーション間のデータ転記を自動化できます。
ここでは具体的な自動化例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックして詳細をご確認ください！
Apolloに新しい営業コンタクトが登録されるたびに、関連資料を保管するためのフォルダをBoxに手動で作成する作業は、手間がかかる上に作成漏れや命名規則のミスにつながりがちです。
この連携を使えば、<span class="mark-yellow">Apolloへのコンタクト登録をトリガーに、指定したルールでBoxにフォルダが自動作成される</span>ため、手作業をなくし、情報管理をスムーズかつ正確に行えます。
すべてのコンタクトではなく、特定の役職や業界など、特定の条件に合致する重要なコンタクトに対してのみBoxでフォルダを管理したい場合に、この連携が役立ちます。
<span class="mark-yellow">登録されたコンタクト中から特定の条件を満たすものだけを抽出してフォルダ作成を実行する</span>、といった分岐処理を用いているため、より戦略的で効率的な顧客情報管理を実現できるでしょう。
ここからは、ApolloとBoxを連携させたフローの作成方法を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
この記事では、先程ご紹介した「Apolloでコンタクトが登録されたらBoxにフォルダを作成する」テンプレートを使ってフローを作成します。
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、アプリごとの操作を行えるようにしましょう。この設定は初回のみ必要です。
先ずは、基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、今回のフローで使用するApolloとBoxのマイアプリ登録方法を解説していきます。
① Apolloのマイアプリ登録
マイアプリ画面にApolloが追加されていることを確認してください。
② Boxのマイアプリ登録
Boxも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
Yoomのフローボットテンプレートから使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
そうすると、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
それでは、Apolloから取得したコンタクトの情報を用いてBoxにフォルダを作成しましょう。
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました！」と表示されていればフローの設定は完了です。
早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックしてください。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。
Apolloにコンタクトを追加し、その情報を用いたフォルダがBoxに自動で作成されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます！
是非、Yoomの便利な機能をお試しください。
これまではApolloからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、反対にBoxでのアクションをきっかけにApolloのデータを操作する自動化も可能です。
下記のテンプレートもぜひ参考にしてください。
Boxの指定したフォルダに名刺などの画像ファイルがアップロードされた際に、OCR機能でテキストを読み取り、Apolloにコンタクトとして登録するフローです。
<span class="mark-yellow">画像から必要なデータをテキストに起こし、Apolloに転記するまでの手間を省けるため、リード獲得からアプローチまでの時間を短縮できます。</span>
Boxには多くのファイルが保存されるため、名刺ファイルの中でも特定のイベント名が含まれるものだけをApolloに登録したい、といったケースもありますよね。
この連携では、<span class="mark-yellow">ファイル名などの条件でアップロードされたファイルをフィルタリングし、該当するものだけをコンタクト登録の対象とする</span>ため、より整理された形で効率的にリード情報を管理できます。
ApolloやBoxのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Apolloでコンタクトが作成されたら、Google スプレッドシートやMicrosoft Excelに追加したり、HubSpotに追加したりできます。また、Googleフォームの回答をもとに、Apolloでコンタクトを作成したり、Apolloで登録されたコンタクト情報をNotionに追加したりすることも可能です。さらに、Apolloでコンタクトが作成されたらSlackに通知するといった自動化も行えます。
Boxでファイルがアップロードされたら、Slackでレビュー依頼を送信し、3日後にリマインドしたり、Gmailに通知したりできます。また、Boxで特定条件に合うファイルが格納されたら、Smartsheetに行を追加したり、Gmailで受信したメールに添付されたファイルをBoxに保存して、Google スプレッドシートにレコードを追加したりすることも可能です。さらに、Googleフォームで送信されたPDFを結合し、Boxに格納するといった自動化も行えます。
ApolloとBoxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">コンタクト情報に基づくフォルダ作成や、名刺データからの顧客情報入力といった定型業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
担当者はデータ整理などの間接業務に時間を奪われなくなり、本来注力すべき顧客との対話や戦略立案といったコア業務に集中できるようになるでしょう。
今回ご紹介したような自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：フォルダ内に定形のサブフォルダも作れる？
A：フローボットの設定画面で「フォルダを作成」の下に繋がる「＋」をクリックしてください。
ここでBoxの「フォルダを作成」アクションを追加し、取得したコンテンツIDを「親フォルダのコンテンツID」に設定することで、作成したフォルダ内にサブフォルダが作成できます。
参考：「アプリと連携する」の設定方法
Q：コンタクトの「更新」をきっかけに自動化できる？
A：トリガーとしてApolloの「コンタクトが更新されたら」を設定することで、更新に合わせてBoxの対象フォルダのフォルダ名を変更したり、ファイルにタグを追加したりといったアクションを自動で実行できるようになります。
Q：連携失敗時の通知や再実行は可能？
A：作成したフローボットでエラーが発生した場合、Yoomアカウントを登録したメールアドレス宛てに通知が送信されます。通知に記載されているURLからエラー内容を確認し、フローの停止や再実行といった対応を行ってください。
また、フローの修正を行う際にはYoomのヘルプセンターでエラー内容の検索をかけてみることをおすすめします。
参考：エラー時の対応方法について
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