■概要
営業活動で獲得したApolloのコンタクト情報を、社内でのファイル共有のために手作業でBoxにフォルダ作成していませんか？この単純作業は時間を要するだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Apolloで特定条件のコンタクトが作成された際に、自動でBoxにフォルダを作成する処理が実行されます。BoxとApollo間の連携を自動化し、手作業による負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Apolloで獲得したコンタクト情報を、Boxに手作業で登録している営業担当者の方
- BoxとApolloを連携させて、手動でのユーザー管理業務の効率化を図りたいと考えている方
- 外部パートナーとの連携でBoxを利用しており、フォルダ作成の手間を削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Apolloでコンタクトが作成されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業で行っていた登録業務の時間を削減できます
- 手動でのデータ入力作業をなくすことで、登録情報の誤りや対応漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとApolloをYoomと連携します
- 次に、トリガーでApolloを選択し、「コンタクトが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を追加し、Boxにユーザーを作成したいコンタクトの条件を設定します
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとにユーザーを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Apolloから取得したコンタクト情報をもとに、「特定の役職」や「特定の業界」など、ユーザー作成の対象とする条件を任意で設定できます
- Boxで新規ユーザーを作成するアクションでは、ユーザーに付与する会社ロールを任意で設定することが可能です
■注意事項
- Apollo、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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