BoxでフォルダにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Apolloにコンタクトを作成する

■概要

Boxに保管した名刺や連絡先リストを、営業リスト管理ツールのApolloへ手作業で入力していませんか？この単純作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、BoxとApolloをAPIで連携させることで、こうした課題を解決します。指定したBoxフォルダに名刺などのファイルがアップロードされると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Apolloへコンタクトとして登録するため、手作業による情報登録業務を効率化します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとApolloを利用しており、手作業でのデータ登録に手間を感じている営業担当者の方
• Boxにアップロードした名刺画像などから、Apolloへのコンタクト登録を自動化したい方
• リード情報の入力から管理までを自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルがアップロードされると自動でApolloにコンタクトが作成されるため、手入力にかかっていた時間を他の業務に充てることができます
• OCRによる自動読み取りと登録を行うため、手作業での転記ミスや連絡先の入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとApolloのアカウントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」を設定して、対象のフォルダを指定します
3. 続けて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」を選択し、トリガーで検知したファイルを指定します
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでApolloの「コンタクトを作成」を設定し、OCRで読み取った情報を各項目にマッピングして登録処理を実行します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、ワークフローを起動させたい対象フォルダのIDを任意で設定することが可能です。これにより、「名刺」や「イベント獲得リード」といった特定のフォルダにアップロードされたファイルのみを対象に自動化を実行できます

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■注意事項

• Box、ApolloのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。