Boxでフォルダに特定条件のファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Apolloにコンタクトを作成する

■概要

Boxにアップロードされた名刺や書類などのファイル情報を、営業リスト管理ツールのApolloに一つひとつ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が情報を自動で読み取りApolloへコンタクト情報を登録するため、BoxとApollo間のデータ連携を効率化し、手作業による課題を解消します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとApolloを活用し、手作業でのリード情報登録に手間を感じている営業担当者の方
• Boxに保管したファイルからApolloへのデータ転記ミスをなくしたいマーケティングチームの方
• 営業プロセスの自動化を推進し、コア業務に集中できる環境を整えたいマネージャーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルが追加されると自動でApolloにコンタクトが作成されるため、手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、BoxからApolloへの登録時における入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとApolloをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致したファイルのみを処理するようにします。
4. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでApolloの「コンタクトを作成する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を元にコンタクトを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。これにより、特定のフォルダにアップロードされたファイルのみを自動化の対象にできます。
• オペレーションの分岐条件は、ファイル名やファイル形式など、ユーザーの運用に合わせて任意で設定可能です。例えば、名刺の画像ファイルのみを処理対象とすることができます。

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■注意事項

• Box、ApolloのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。