■概要
Boxに重要なファイルを保存した際、関係者への共有をその都度Gmailで個別に行っていませんか？この手作業は、通知のタイムラグや共有漏れを引き起こす原因となり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、設定した宛先へ自動でGmail通知が送信されます。BoxとGmailを連携させることで、こうした手作業をなくし、迅速で確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGmailを日常的に利用し、ファイル共有に関する通知を手作業で行っている方
- チームで利用するBoxへのファイルアップロードを、関係者に迅速かつ漏れなく周知したい方
- Gmailを使った定型的な通知業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードをトリガーに自動でGmail通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮することができます
- 手動での通知による宛先間違いや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現するため、業務の信頼性向上に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい宛先や件名、本文などを指定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、通知の対象としたい特定のフォルダを指定してください
- Gmailでメールを送るアクションでは、通知を送りたい宛先（To, Cc, Bcc）を任意で設定できます個人アドレスだけでなく、チームのメーリングリストなどを設定することも可能です
■注意事項
- Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
