Gmailの特定ラベルのメールに添付されたファイルをBoxに保存して、Google スプレッドシートにレコードを追加する

■概要

Gmailで受信する特定のメールに添付されたファイルを手作業でBoxに保存し、さらにその情報をGoogle スプレッドシートに転記する作業は、時間がかかってミスも発生しやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailの特定ラベルのメール受信をトリガーに、Boxへ添付ファイルが自動保存されます。
さらに、Google スプレッドシートへのレコード追加も自動化されるため、ツールの行き来などの日々の煩雑な業務から解放されるかもしれません。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailの添付ファイルをBoxへ手動で保存している方
• Boxに保存したファイル情報をGoogle スプレッドシートへ手動転記している方
• メールからの情報集約とファイル管理の効率化を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailのメール確認からBoxへの保存、Google スプレッドシートへの記録までの一連の作業を自動化し、手作業にかかる時間削減が期待できます。
• ファイルの保存漏れやスプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることにもつながります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、Box、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで受信メールの添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
4. 次に、オペレーションでBoxの「ファイル情報の取得」アクションを設定し、アップロードしたファイルに関する情報を取得します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで、取得したファイル情報などを指定のスプレッドシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxへの「ファイルをアップロード」するオペレーションでは、ファイル名やコンテンツIDを任意に設定することが可能です。
• Boxの「ファイル情報の取得」をするオペレーションでは、前のステップでアップロードしたファイルのIDなど、取得した値を埋め込むなどのカスタム設定が可能です。
• Google スプレッドシートへの「レコードを追加する」オペレーションでは、データを追加する先のGoogle スプレッドシートのIDやシート名、具体的なセルに書き込む情報を固定値で設定できます。また、前段のオペレーションで取得したファイル名や共有リンクといった値を変数として埋め込むことが可能です。

■注意事項

• Gmail、Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。