Boxでファイルがアップロードされたら、SPIRALにバックアップする
試してみる
■概要
Boxに重要なファイルがアップロードされた際、手作業でSPIRALへバックアップする業務に手間を感じていませんか。また、手作業によるバックアップ漏れや、ファイル管理の煩雑さも課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーとして、SPIRALへのファイルバックアップが自動で実行されるため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとSPIRALを利用し、ファイルバックアップを手作業で行っている担当者
- 重要なファイルのバックアップ作業の効率化や、ミス防止に関心がある方
- Box上のファイル管理とSPIRALでのデータ活用を連携させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルがアップロードされると、自動でSPIRALにバックアップされるため、これまで手作業で行っていたバックアップ作業の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの選択ミスやアップロード漏れといった、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、確実なファイルバックアップを実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSPIRALをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでSPIRALの「レコードを登録」アクションを設定し、ファイル情報を記録するための準備をします。
- さらに、オペレーションでSPIRALの「ファイルアップロードトークンを発行」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでSPIRALの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをSPIRALにアップロードします。
- 最後に、オペレーションでSPIRALの「レコードにファイルを関連付ける」アクションを設定し、手順4で登録したレコードと手順6でアップロードしたファイルを紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを監視する対象のフォルダを任意で指定してください。特定のプロジェクト用フォルダや共有フォルダなど、業務に合わせて柔軟に設定できます。
- SPIRALの各オペレーション設定では、ファイルをバックアップする先のデータベースなどを、ユーザーの管理体制に合わせて任意で指定してください。
■注意事項
- SPIRAL、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
「Boxにアップロードした重要なファイルを、バックアップとしてSPIRALにも保存したいけれど、毎回手作業でコピーするのは手間がかかる…」
「手動でのファイル転送は、うっかり忘れてしまったり、間違ったファイルを送ってしまったりするリスクがあって不安だ…」
このように、BoxとSPIRALを併用する中で、データの二重管理や手作業による連携に課題を感じていませんか？
もし、Boxにファイルがアップロードされた瞬間に、そのデータが自動でSPIRALにバックアップされる仕組みがあれば、こうした日々の煩わしい作業やヒューマンエラーの心配から解放され、より安心して重要な業務に集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても直感的に行うことができ、複雑な手間もかからないので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxとSPIRALを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Boxでファイルがアップロードされたら、SPIRALにバックアップする
試してみる
■概要
Boxに重要なファイルがアップロードされた際、手作業でSPIRALへバックアップする業務に手間を感じていませんか。また、手作業によるバックアップ漏れや、ファイル管理の煩雑さも課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーとして、SPIRALへのファイルバックアップが自動で実行されるため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとSPIRALを利用し、ファイルバックアップを手作業で行っている担当者
- 重要なファイルのバックアップ作業の効率化や、ミス防止に関心がある方
- Box上のファイル管理とSPIRALでのデータ活用を連携させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルがアップロードされると、自動でSPIRALにバックアップされるため、これまで手作業で行っていたバックアップ作業の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの選択ミスやアップロード漏れといった、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、確実なファイルバックアップを実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSPIRALをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでSPIRALの「レコードを登録」アクションを設定し、ファイル情報を記録するための準備をします。
- さらに、オペレーションでSPIRALの「ファイルアップロードトークンを発行」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでSPIRALの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをSPIRALにアップロードします。
- 最後に、オペレーションでSPIRALの「レコードにファイルを関連付ける」アクションを設定し、手順4で登録したレコードと手順6でアップロードしたファイルを紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを監視する対象のフォルダを任意で指定してください。特定のプロジェクト用フォルダや共有フォルダなど、業務に合わせて柔軟に設定できます。
- SPIRALの各オペレーション設定では、ファイルをバックアップする先のデータベースなどを、ユーザーの管理体制に合わせて任意で指定してください。
■注意事項
- SPIRAL、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
BoxとSPIRALを連携してできること
BoxとSPIRALのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイルや情報の転記作業を自動化し、業務の正確性とスピードを向上させることが可能になります。
例えば、Boxに保存された契約書や請求書などの重要ファイルを自動でSPIRALにバックアップしたり、特定の条件に合致するファイルだけを連携させたりと、柔軟な自動化が実現できます。
これからご紹介する具体的な自動化のテンプレートは、アカウント登録後すぐに試すことが可能です。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxでファイルがアップロードされたら、SPIRALにバックアップする
Boxの指定したフォルダに新しいファイルがアップロードされると、そのファイルを自動的にSPIRALのデータベースにバックアップとして保存します。
手作業によるバックアップ作成の手間を完全に無くし、ヒューマンエラーのない確実なデータ保管を実現できます。
Boxでファイルがアップロードされたら、SPIRALにバックアップする
試してみる
■概要
Boxに重要なファイルがアップロードされた際、手作業でSPIRALへバックアップする業務に手間を感じていませんか。また、手作業によるバックアップ漏れや、ファイル管理の煩雑さも課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーとして、SPIRALへのファイルバックアップが自動で実行されるため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとSPIRALを利用し、ファイルバックアップを手作業で行っている担当者
- 重要なファイルのバックアップ作業の効率化や、ミス防止に関心がある方
- Box上のファイル管理とSPIRALでのデータ活用を連携させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルがアップロードされると、自動でSPIRALにバックアップされるため、これまで手作業で行っていたバックアップ作業の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの選択ミスやアップロード漏れといった、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、確実なファイルバックアップを実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSPIRALをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでSPIRALの「レコードを登録」アクションを設定し、ファイル情報を記録するための準備をします。
- さらに、オペレーションでSPIRALの「ファイルアップロードトークンを発行」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでSPIRALの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをSPIRALにアップロードします。
- 最後に、オペレーションでSPIRALの「レコードにファイルを関連付ける」アクションを設定し、手順4で登録したレコードと手順6でアップロードしたファイルを紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを監視する対象のフォルダを任意で指定してください。特定のプロジェクト用フォルダや共有フォルダなど、業務に合わせて柔軟に設定できます。
- SPIRALの各オペレーション設定では、ファイルをバックアップする先のデータベースなどを、ユーザーの管理体制に合わせて任意で指定してください。
■注意事項
- SPIRAL、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxで特定のファイルがアップロードされたら、SPIRALにバックアップする
Boxにアップロードされたファイルの中から、ファイル名に「重要」や「契約書」といった特定のキーワードが含まれるものだけを抽出し、自動でSPIRALにバックアップします。
本当に必要なファイルだけを効率的に管理し、SPIRALのデータベースを整理された状態に保つことができます。
Boxで特定のファイルがアップロードされたら、SPIRALにバックアップする
試してみる
■概要
重要なファイルをBoxにアップロードした後、手作業でSPIRALにバックアップする際に手間を感じることや、バックアップ漏れといった課題はありませんか？ このワークフローを活用すれば、Boxで特定のフォルダにファイルがアップロードされると、自動でSPIRALにバックアップ処理が実行されるため、これらの課題をスムーズに解消し、業務の正確性と効率性を高めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとSPIRALを利用し、手作業でのファイルバックアップに時間を要している方
- 重要なファイルのバックアップ作業における、人的ミスを未然に防ぎたいと考えている方
- 定型的なバックアップ業務から解放され、コア業務へ集中したい情報システム担当者
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを検知し、SPIRALへのバックアップが自動で実行されるため、手作業による時間と手間を削減できます。
- 手作業によるファイルの選択ミスやコピー漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの整合性と信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSPIRALをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルの名前など、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
- 続けて、オペレーションでSPIRALの「レコードを登録」アクションを設定し、バックアップ先のデータベースに新しいレコードを作成します。
- さらに、SPIRALの「ファイルアップロードトークンを発行」アクションと「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをSPIRALにアップロードします。
- 最後に、オペレーションでSPIRALの「レコードにファイルを関連付ける」アクションを設定し、アップロードしたファイルと作成したレコードを紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、バックアップの対象としたいフォルダを任意で指定してください。
- 分岐機能では、Boxから取得したファイル名をもとに、SPIRALへの処理を分岐させる条件を任意で設定することが可能です。例えば、特定のキーワードをファイル名に含むファイルのみバックアップ処理を進める、といった設定ができます。
- SPIRALの各アクション（レコード登録、ファイルアップロードトークン発行、ファイルアップロード、レコードへのファイル関連付け）では、ファイルを保存する対象のデータベースなどを、ユーザーの環境に合わせて任意で指定してください。
■注意事項
- SPIRAL、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
BoxとSPIRALの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にBoxとSPIRALを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとSPIRALの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Boxでファイルがアップロードされたら、SPIRALにバックアップする」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- BoxとSPIRALをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Boxのトリガー設定およびSPIRALのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Boxでファイルがアップロードされたら、SPIRALにバックアップする
試してみる
■概要
Boxに重要なファイルがアップロードされた際、手作業でSPIRALへバックアップする業務に手間を感じていませんか。また、手作業によるバックアップ漏れや、ファイル管理の煩雑さも課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーとして、SPIRALへのファイルバックアップが自動で実行されるため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとSPIRALを利用し、ファイルバックアップを手作業で行っている担当者
- 重要なファイルのバックアップ作業の効率化や、ミス防止に関心がある方
- Box上のファイル管理とSPIRALでのデータ活用を連携させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルがアップロードされると、自動でSPIRALにバックアップされるため、これまで手作業で行っていたバックアップ作業の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの選択ミスやアップロード漏れといった、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、確実なファイルバックアップを実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSPIRALをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでSPIRALの「レコードを登録」アクションを設定し、ファイル情報を記録するための準備をします。
- さらに、オペレーションでSPIRALの「ファイルアップロードトークンを発行」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでSPIRALの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをSPIRALにアップロードします。
- 最後に、オペレーションでSPIRALの「レコードにファイルを関連付ける」アクションを設定し、手順4で登録したレコードと手順6でアップロードしたファイルを紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを監視する対象のフォルダを任意で指定してください。特定のプロジェクト用フォルダや共有フォルダなど、業務に合わせて柔軟に設定できます。
- SPIRALの各オペレーション設定では、ファイルをバックアップする先のデータベースなどを、ユーザーの管理体制に合わせて任意で指定してください。
■注意事項
- SPIRAL、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：BoxとSPIRALをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
【Boxのマイアプリ連携】
YoomにログインしたらYoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、右の新規接続を選択します。
検索窓にBOXと入力し、検索結果からBOXをクリックしてください。
以下の画面に遷移したら、メールアドレス・パスワードを入力し、「承認」をクリックします。
続いて、Yoomへのアクセス権限の許可画面が表示されます。
アクセス権限の内容を確認し、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。
以上で、Boxのマイアプリ連携が完了です！
【SPIRALのマイアプリ連携】
先ほどと同様に、YoomにログインしたあとYoomページ画面左側の「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓にSPIRALと入力し、表示された候補からSPIRALを選択しましょう。
次の画面が表示されたら、「アカウント名」を任意の名称に設定します。
続いて、「アクセストークン」は、こちらを参照し、入力をしてください。
入力を終えたら、「追加」をクリックしましょう！
以上で、SPIRALのマイアプリ連携が完了です！
マイアプリ一覧に各アプリのアイコンが表示されていれば、OKです。次に進みましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
これからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Boxでファイルがアップロードされたら、SPIRALにバックアップする
試してみる
■概要
Boxに重要なファイルがアップロードされた際、手作業でSPIRALへバックアップする業務に手間を感じていませんか。また、手作業によるバックアップ漏れや、ファイル管理の煩雑さも課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーとして、SPIRALへのファイルバックアップが自動で実行されるため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとSPIRALを利用し、ファイルバックアップを手作業で行っている担当者
- 重要なファイルのバックアップ作業の効率化や、ミス防止に関心がある方
- Box上のファイル管理とSPIRALでのデータ活用を連携させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルがアップロードされると、自動でSPIRALにバックアップされるため、これまで手作業で行っていたバックアップ作業の時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの選択ミスやアップロード漏れといった、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、確実なファイルバックアップを実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSPIRALをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでSPIRALの「レコードを登録」アクションを設定し、ファイル情報を記録するための準備をします。
- さらに、オペレーションでSPIRALの「ファイルアップロードトークンを発行」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでSPIRALの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをSPIRALにアップロードします。
- 最後に、オペレーションでSPIRALの「レコードにファイルを関連付ける」アクションを設定し、手順4で登録したレコードと手順6でアップロードしたファイルを紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを監視する対象のフォルダを任意で指定してください。特定のプロジェクト用フォルダや共有フォルダなど、業務に合わせて柔軟に設定できます。
- SPIRALの各オペレーション設定では、ファイルをバックアップする先のデータベースなどを、ユーザーの管理体制に合わせて任意で指定してください。
■注意事項
- SPIRAL、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、「OK」を押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：Boxのトリガー設定
最初の設定です！ここからは、「Boxでファイルがアップロードされたら、SPIRALにバックアップする」フローを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしましょう！
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、「フォルダのコンテンツID」を入力します。
入力欄下の注釈に沿って、入力してください。
入力を終えたら、「テスト」をクリックしましょう！
テスト成功と青く表示が出たら、次に進みましょう！
続いて以下の画面に遷移したら、トリガーとなるイベントを実行します。
今回のトリガーは「フォルダにファイルがアップロードされたら」なので、Boxの画面に移り、設定したフォルダにファイルをアップロードしてください。
フローボットに戻り「テスト」をクリックします。
テストに成功し、取得した値（アウトプット）が表示されたら、先ほどアップロードしたファイルか確認をしてください。
※アウトプットはこの後の設定で活用します。
問題なければ、「保存」をクリックしましょう！
ステップ4：ファイルをダウンロードする設定
ここでは、先ほど取得したBoxのファイルをダウンロードする設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
API接続設定の画面に遷移したら、「コンテンツID」を設定します。
入力欄をクリックして表示されるアウトプットを引用して設定してください。
テストを実行します。
テストに成功し、以下のように表示されたら「保存する」を押下し、次に進みましょう！
ステップ5：SPIRALにレコードを登録する設定
ここでは、SPIRALにレコードを登録する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう！
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
API接続設定の画面で、必須項目を設定します。
まずは、アプリID、データベースID、フィールドIDを設定しましょう！
-
アプリID：入力欄をクリックして表示される「候補」から設定
※なお、下記の方法でも取得できます。
SPIRALの管理画面から、上部メニューの「アプリ管理」または「アプリケーション管理」を選択します。アプリの一覧が表示されるので、対象のアプリを選択すると、アプリIDは詳細ページ内やURLの末尾に表示されます。
-
データベースID：入力欄をクリックして表示される「候補」から設定
※なお、下記の方法でも取得できます。
SPIRALの管理画面で、「データベース管理」にアクセスします。
アプリに紐づけられているデータベースの一覧が表示されるので、対象となるデータベースを選択。データベース詳細ページや、データベースを開いた際に、データベースIDが確認できます。これも同様に、URLの末尾に表示されることが多いです。
-
フィールドID：入力欄をクリックして表示される「候補」から設定
※なお、下記の方法でも取得できます。
SPIRALの管理画面で対象のDBを開き、「項目設定」画面に進むと、各フィールドの「識別名(フィールドID)」を確認可能です。
各項目は、入力欄をクリックして表示される「候補」から選択可能です。
続いて、「レコード情報」を設定します。
- フィールドの識別名：候補から選択
- 値：Boxのアウトプットを使用して設定
※入力欄をクリックすると、アウトプットが表示されます。
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
アウトプットに「レコードID」を取得できたことを確認し、「保存」をクリックしましょう。
ステップ6：ファイルアップロードトークンを発行する設定
以下の赤枠をクリックしましょう！
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、「アプリID」・「データベースID」・「フィールドID」を設定しましょう！
各項目は、入力欄をクリックして表示される「候補」からステップ5と同じものを選択してください。
「テスト」をクリックします。
アウトプットを確認後、「保存する」をクリックして設定完了です。
ステップ7：ファイルをアップロードする設定
赤枠部分をクリックしましょう！
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に進むと、API接続設定の画面に移ります。
まずは、「アプリID」・「データベースID」・「フィールドID」を設定してください。
先ほどと同様に、入力欄をクリックして表示される「候補」からステップ5と同じものを選択してください。
次に、「ファイルアップロードトークン」を設定します。
ステップ6で取得したトークンを、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから設定してください。
続いて、「ファイルの添付方法」と「ファイル」を設定しましょう！
今回は、ダウンロードしたファイルをアップロードするため、以下のように設定してください。
「テスト」をクリックし、アウトプットを確認します。
問題がなければ、「保存する」をクリックし、次のステップに進みましょう！
ステップ8：レコードにファイルを関連付ける設定
いよいよ最後の設定です！赤枠部分をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
続いて、レコードにファイルを関連付けるために設定を行っていきます。
ステップ5で設定した「アプリID」と「データベースID」を入力しましょう！
-
アプリID・データベースID：入力欄をクリックして表示される「候補」から設定
続いて、「レコードID」を設定します。
アウトプットの「レコードを登録」から「レコードID」を選択してください。
続いて、「ファイルフィールドの識別名」と「ファイルキー」を設定します。
-
ファイルフィールドの識別名：入力欄をクリックして表示される「候補」から選択。
もしくは、SPIRALの管理画面から対象のDBを開き、「項目設定」から該当ファイルフィールドの「識別名」を確認できます。
-
ファイルキー：入力欄をクリックして表示される「アウトプット」から選択。
「テスト」をクリックします。
SPIRALにバックアップされているか確認してみましょう。
確認ができたら、Yoomの画面で「保存する」を押してください。
以上で、「Boxでファイルがアップロードされたら、SPIRALにバックアップする」フローの完成です！
ステップ9：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
SPIRALのデータをBoxに連携したい場合
今回はBoxからSPIRALへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSPIRALの情報を起点としてBoxへデータを連携させたい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
SPIRALのデータベース更新をトリガーに、関連ファイルをBoxで一元管理するといった、さらに高度な業務フローを構築できます。
SPIRALでレコードが作成されたら、対象のデータベースにある関連ファイルをBoxにアップロードする
SPIRALで新しいレコードが作成されると、そのレコード情報に含まれるファイルを自動で取得し、Boxの指定フォルダにアップロードします。
SPIRALを起点とした情報管理フローを確立し、関連ファイルをBoxで一元的に保管・共有できます。
SPIRALでレコードが作成されたら、対象のデータベースにある関連ファイルをBoxにアップロードする
試してみる
■概要
SPIRALで新しいレコードが作成されるたびに、関連するファイルを都度検索し、手動でBoxにアップロードする作業は、時間もかかりミスの原因にもなりがちではないでしょうか？
特に複数のデータベースやファイルを扱う場合、その手間はさらに大きくなります。
このワークフローを活用すれば、SPIRALでのレコード作成をトリガーとして、該当データベースの関連ファイルを自動でBoxにアップロードでき、これらの課題を効率的に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SPIRALとBoxを利用し、レコードに紐づくファイルの管理を手作業で行っている方
- 手動でのファイル転送作業に時間的な制約やヒューマンエラーのリスクを感じている方
- SPIRALとBox間のデータ連携を自動化し、業務効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SPIRALでのレコード作成後、関連ファイルが自動でBoxにアップロードされるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの選択ミスやアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SPIRALとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSPIRALを選択し、「レコードが作成されたら」というアクションを設定します。この際、対象となるアプリIDやデータベースIDを指定します。
- 次に、オペレーションでSPIRALの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、作成されたレコードに関連するファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SPIRALのトリガー設定では、レコード作成を検知する対象のアプリIDおよびデータベースIDを、お使いの環境に合わせて候補から選択してください。
- SPIRALのファイルダウンロードアクションでは、ダウンロード対象ファイルのフィールドIDを候補から選択し、レコードIDやファイルキーを適切に設定してください。
- Boxのファイルアップロードアクションでは、アップロードするファイル名や、格納先のフォルダを示すコンテンツIDなどを、実際の運用に合わせて設定してください。
■注意事項
- SPIRAL、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
SPIRALでレコードが更新されたら、対象のデータベースにある関連ファイルをBoxにアップロードする
SPIRALの既存レコードが更新された際に、その変更をトリガーとして関連ファイルをBoxに自動でアップロードします。
常に最新の情報に基づいたファイル管理を実現し、データの整合性を保つことが可能です。
顧客情報や案件情報の変更に連動して、関連資料を自動で更新するようなシーンで特に役立ちます。
SPIRALでレコードが更新されたら、対象のデータベースにある関連ファイルをBoxにアップロードする
試してみる
■概要
SPIRALでレコードが更新されるたびに、関連ファイルを一つひとつBoxへ手動でアップロードする作業は、手間がかかり、時には誤りの原因にもなるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、SPIRALのレコード更新をきっかけに、対象データベースの関連ファイルが自動でBoxの指定フォルダへアップロードされるため、ファイル管理における手作業の負担を軽減し、業務の正確性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SPIRALのレコード更新後、手作業でBoxへファイルをアップロードしている方
- SPIRALとBoxを利用したファイル管理業務の効率化、自動化を検討している担当者
- 定型的なファイル転送作業の時間を削減し、コア業務に注力したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SPIRALのレコード更新からBoxへのファイルアップロードまでの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイル管理業務の時間を削減し、より創造的な業務へ集中できます。
- 手作業に伴うファイルのアップロード忘れや、誤ったファイルを選択するといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データ管理の信頼性を高めることが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、Yoomの管理画面からSPIRALアカウントとBoxアカウントを連携させます。
- 次に、フローボットのトリガーとしてSPIRALを選択し、「レコードが作成・更新されたら」というイベントを設定することで、指定したデータベースの変更を検知します。
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、更新の場合のみ後続のファイル処理に進むといった制御を加えます。
- その後、オペレーションにおいてSPIRALの「ファイルをダウンロード」アクションを利用し、更新されたレコードに紐づくファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、取得したファイルをあらかじめ指定したBox内のフォルダへ自動的に保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SPIRALをトリガーとして設定する際、自動化の対象としたいデータベースを、ユーザー自身のSPIRAL環境に合わせて任意で設定してください。
- Boxへファイルをアップロードするオペレーションでは、ファイルの保存先となるBox内のフォルダを、運用ルールに合わせて任意に指定することが可能です。
■注意事項
- SPIRAL、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
BoxやSPIRALのAPIを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、BOXやSPIRALのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Boxを使った便利な自動化例
メールやフォームからファイルを取得しboxに格納できます。
また、Boxの画像やファイルをもとにConfluenceで新規ページを作成したり、Google スプレッドシートに追加することも可能です。
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する
試してみる
■概要
Boxに保存された契約書や請求書などの内容をConfluenceに手作業で転記する際、手間や時間がかかると感じていませんか？
こうした作業は入力ミスなども起こりやすく、情報の正確性を保つのが難しいという課題もあります。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされると、OCRが自動で文字情報を読み取り、その内容をもとにConfluenceへ新規ページを作成するため、手作業による転記業務を効率化し、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとConfluenceを利用して、書類内容のナレッジ化を行っている方
- 契約書や請求書などの情報を手作業で転記しており、入力ミスに課題を感じている方
- 定型的な情報共有プロセスを自動化し、チーム全体の業務効率を改善したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルをアップロードするだけで、OCRでの読み取りからConfluenceへのページ作成までが自動で実行されるため、転記作業にかかる時間を短縮できます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなるので、入力漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ナレッジの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとConfluenceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- その次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキスト化します。
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」を設定し、OCRで読み取ったテキスト情報をもとに新規ページを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- OCR機能のアクションでは、文字数に応じた後続アクションの分岐や、特定の項目のみの抽出、使用するAIモデル、読み取る書類の言語などを任意で設定できます。
- Confluenceでページを作成するアクションでは、ページの作成先となるクラウドIDやスペースID、ページの公開ステータスなどを任意で設定してください。
■注意事項
- Box、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Boxの画像をOCRしてGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Boxにアップロードした請求書や領収書などの画像ファイルから、目視で内容を確認し、手作業でデータを転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Boxに特定の画像ファイルがアップロードされると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートに内容を追加します。これにより、定型的なデータ入力作業を自動化し、業務の正確性と生産性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle スプレッドシート間で発生する手作業のデータ転記に課題を感じている方
- 請求書や領収書、名刺などの画像ファイルから、文字情報を効率的にデータ化したい方
- OCRを活用した業務自動化を検討しており、具体的な事例を探しているバックオフィス担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにアップロードした画像からOCR機能が自動でテキストを抽出し転記するため、手作業でのデータ入力時間を短縮できます。
- 手動での転記作業が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「ファイルがアップロードされたら」フローが起動するよう設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxのファイルダウンロードのアクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「行を追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダへのアップロードをきっかけにフローを起動させるか、対象のフォルダIDを任意で設定してください。
- Boxのオペレーション設定では、トリガーで取得した情報をもとに、ダウンロード対象となるファイルのコンテンツIDを設定してください。
- OCR機能のオペレーションでは、画像から読み取りたい項目（例：会社名、金額、日付など）を自由に追加で設定することが可能です。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、データを追加したいスプレッドシートIDや、書き込みたいテーブルの範囲などを指定してください。
■注意事項
- Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Googleフォームの内容から見積書を作成してBoxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで見積もり依頼を受け付けた後、その内容を手作業で見積書に転記し、Boxに格納する業務に手間を感じていませんか。このプロセスは、入力ミスやファイルの格納漏れといったヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用することで、フォームへの回答内容を基に見積書を自動で作成し、指定したBoxフォルダへ直接格納することが可能になり、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームからの依頼内容を手作業で見積書に転記している営業担当者の方
- 見積書作成からBoxへの格納までの一連のフローを自動化し、工数を削減したい方
- 属人化しがちな見積書作成業務を標準化し、ミスのない体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答を起点に見積書の自動作成とBoxへの格納までを完結できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるので、入力内容の間違いやファイルの格納漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、BoxをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォーム機能の「フォームに回答が送信されたら」を設定し、自動化の対象としたいフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシート機能の「書類を発行する」アクションを設定し、フォームから取得した回答内容を基に見積書を発行します。
- 最後に、オペレーションでBox機能の「ファイルをアップロード」アクションを設定し、発行した見積書ファイルを格納したいフォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームから取得した回答内容を後続のオペレーションで正しく利用するために、各回答項目の値をアウトプットとして設定してください。
- 書類発行の元となるため、Google スプレッドシートで見積書の雛形テンプレートをあらかじめ作成し、準備しておいてください。
■概要
入力フォームに登録された請求書ファイルを自動的にboxに格納します。
ファイルの格納先やファイル名の設定は自由にカスタマイズ可能です。
■設定方法
boxとYoomを連携させてください。（マイアプリ連携）
以下の手順で設定を行ってください。
1. フォームトリガーの作成を選択し、入力フォームを作成してください。任意の項目と請求書ファイル添付項目を追加してください。
2. 担当者に送る承認依頼のメッセージを作成し、完了条件、差し戻し先のオペレーションを設定してください。
3. 入力フォームから取得したファイル情報をもとに、「ファイルをアップロード」オペレーションを設定してください。格納先としたいbox内フォルダのコンテンツIDを設定してください。
■注意事項
・boxアカウントとの連携設定が必要です。
・アップロード先のフォルダIDやファイル名の設定を適宜変更してご利用ください。
◼️概要
メールに添付されたファイルをboxの指定のフォルダに自動的に格納します。
格納先のフォルダやファイル名は任意のフォルダやファイル名を指定することが可能です。
◼️設定方法
1.boxとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.メールトリガーで、任意のメールアドレスを作成してください。
3.承認オペレーションの「ファイルの内容を確認」で任意の承認者を設定してください。
4.boxの「ファイルを格納」オペレーションで、メールから取得した添付ファイルと、保存先の任意のフォルダを設定してください。
5.メールトリガーで設定したメールアドレス宛にメールが届くと、フローボットが起動し、添付ファイルがboxに格納されます。
◼️注意事項
・boxのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・boxのアクションで「ファイル名」「格納先フォルダのコンテンツID」を任意の値に置き換えてご利用ください。
SPIRALを使った便利な自動化例
SPIRALの情報をもとに、各種アプリへ追加することができます。
また、TypeformやJotformの回答をSPIRALにレコード登録することも可能です。
Jotformの回答をもとに、SPIRALでレコードを登録する
試してみる
■概要
Jotformで集めたアンケート回答や問い合わせ情報を、手作業で顧客管理システムのSPIRALへ転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーが発生する原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されると、自動でSPIRALにレコードが登録されるため、データ入力の手間を省き、正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- JotformとSPIRAL間で、手作業でのデータ入力に手間を感じているご担当者様
- フォームから得たリード情報を、迅速かつ正確にSPIRALへ反映させたい方
- データ入力におけるヒューマンエラーをなくし、顧客情報管理の精度を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformにフォーム回答が送信されると自動でSPIRALに登録されるため、これまで手作業で行っていたデータ転記作業の時間を削減できます。
- 手作業によるデータ入力が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとSPIRALをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでSPIRALの「レコードを登録する」アクションを設定し、取得した回答内容をSPIRALに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SPIRALの「レコードを登録する」アクションでは、登録したいデータベースのAPIキーやタイトルなどを任意で設定してください。
- 登録する各項目には、前段のJotformで取得した回答内容を変数として埋め込んだり、任意の固定値を設定したりするなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Jotform、SPIRALとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定と最新回答取得方法はこちらをご参照ください。
SPIRALに登録された情報をスプレッドシートにも連携する
試してみる
■概要
SPIRALに情報が登録されたら、自動的にGoogleスプレッドシートに連携するフローです。
スプレッドシート上でSPIRALに登録された情報を分析したり、そのままCSVを他システムにインポートすることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SPIRALの情報を分析する担当者の方
・マーケティング部門
・データアナリティスト など
2.SPIRALで集めた情報をCRMなどにインポートする必要がある方
・セールス部門
・マーケティング部門 など
■注意事項
・SPIRAL、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
SPIRALの商品情報をBASEに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SPIRALで商品情報の管理をしている方
・商品情報をSPIRALで一元管理している方
・SPIRALに登録した商品情報をBASEに手動で追加している方
2.オンラインショップの運営でBASEを活用している方
・自社のオンラインショップの運営や管理を行っている方
・SPIRALとBASEの連携を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
BASEはオンラインショップの作成や運営に役立つツールですが、商品情報を手動で追加する必要がある場合、時間がかかり手間です。
また、SPIRALで一元管理している商品情報を都度手動で追加する際も、誤入力や入力漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性があり、効率化したいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SPIRALに商品情報が登録されるとBASEに自動で追加することができます。
BASEへの商品情報の追加が自動化されるため、手動による作業が不要となり、業務の効率化を図ることが可能です。
SPIRALへ登録する商品数が多い場合でも、BASEへの反映はシームレスに行えるため、オンラインショップの管理が楽になります。
■注意事項
・SPIRAL、BASEのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
SPIRALで管理している商品情報を、ECサイトのShopifyへ手動で登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスなどヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用することで、SPIRALに商品情報が登録されると自動的にShopifyへ商品として追加されるため、登録作業の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SPIRALとShopifyで商品情報を管理しており、手作業での登録に課題を感じている方
- 商品登録の時間を短縮し、マーケティングなどのコア業務に集中したいEC担当者の方
- 手作業による入力ミスをなくし、データ連携の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SPIRALへの商品情報登録を起点にShopifyへ自動で商品追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SPIRALとShopifyをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSPIRALを選択し、「レコードが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでShopifyの「商品を追加」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をマッピングします。
- 最後に、オペレーションでSPIRALの「レコードを更新」アクションを設定し、Shopifyへの登録が完了したことなどを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Shopifyに商品を追加する際、商品名や価格などをSPIRALから取得した情報で自動入力するだけでなく、在庫数などの項目に固定値を設定することも可能です。
- SPIRALのレコードを更新するオペレーションでは、Shopifyへの登録日時や、処理が完了したことを示すステータスなどを自由に設定して書き込めます。
■注意事項
- SPIRAL、ShopifyのそれぞれとYoomを連携してください
- Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Typeformの回答をもとに、SPIRALでレコードを登録する
試してみる
■概要
Typeformで収集した顧客情報やアンケート回答を、手作業でSPIRALへ転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Typeformのフォーム送信をトリガーに、回答内容がSPIRALへ自動でレコード登録されるため、データ入力の手間を省き、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・TypeformとSPIRALを併用し、フォーム回答の手入力に手間を感じている方
- ・アンケートや問い合わせ対応を効率化し、データ精度を向上させたい担当者の方
- ・手作業によるデータ入力ミスをなくし、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ・Typeformのフォームが送信されるとSPIRALへ自動でレコード登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ・手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TypeformとSPIRALをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSPIRALの「レコードを登録する」アクションを設定し、フォームの回答内容をSPIRALの該当項目にマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SPIRALの「レコードを登録する」アクションでは、Typeformの回答内容を変数として埋め込むだけでなく、特定の項目に固定値を設定することも可能です。これにより、例えば特定のキャンペーンからの登録であるといった情報を付与できます。
■注意事項
- Typeform、SPIRALとYoomを連携してください。
まとめ
BoxとSPIRALの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルのバックアップ作業や、それに伴う確認の手間を削減し、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
これにより、担当者は単純作業から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進めることが可能になり、本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境が整います。
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし日々の業務における非効率な手作業をなくし、よりスマートな働き方を実現したいと少しでも感じていただけたならぜひ無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
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