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「Boxにアップロードした重要なファイルを、バックアップとしてSPIRALにも保存したいけれど、毎回手作業でコピーするのは手間がかかる…」
「手動でのファイル転送は、うっかり忘れてしまったり、間違ったファイルを送ってしまったりするリスクがあって不安だ…」
このように、BoxとSPIRALを併用する中で、データの二重管理や手作業による連携に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Boxにファイルがアップロードされた瞬間に、そのデータが自動でSPIRALにバックアップされる仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業やヒューマンエラーの心配から解放され、より安心して重要な業務に集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても直感的に行うことができ、複雑な手間もかからないので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとSPIRALを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BoxとSPIRALのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイルや情報の転記作業を自動化し、業務の正確性とスピードを向上させることが可能になります。
例えば、Boxに保存された契約書や請求書などの重要ファイルを自動でSPIRALにバックアップしたり、特定の条件に合致するファイルだけを連携させたりと、柔軟な自動化が実現できます。
これからご紹介する具体的な自動化のテンプレートは、アカウント登録後すぐに試すことが可能です。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Boxの指定したフォルダに新しいファイルがアップロードされると、そのファイルを自動的にSPIRALのデータベースにバックアップとして保存します。
<span class="mark-yellow">手作業によるバックアップ作成の手間を完全に無くし、ヒューマンエラーのない確実なデータ保管を実現</span>できます。
Boxにアップロードされたファイルの中から、ファイル名に「重要」や「契約書」といった特定のキーワードが含まれるものだけを抽出し、自動でSPIRALにバックアップします。
<span class="mark-yellow">本当に必要なファイルだけを効率的に管理し、SPIRALのデータベースを整理された状態に保つ</span>ことができます。
それでは、さっそく実際にBoxとSPIRALを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとSPIRALの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Boxでファイルがアップロードされたら、SPIRALにバックアップする」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
【Boxのマイアプリ連携】
YoomにログインしたらYoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、右の新規接続を選択します。
検索窓にBOXと入力し、検索結果からBOXをクリックしてください。
以下の画面に遷移したら、メールアドレス・パスワードを入力し、「承認」をクリックします。
続いて、Yoomへのアクセス権限の許可画面が表示されます。
アクセス権限の内容を確認し、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしましょう。
以上で、Boxのマイアプリ連携が完了です！
【SPIRALのマイアプリ連携】
先ほどと同様に、YoomにログインしたあとYoomページ画面左側の「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓にSPIRALと入力し、表示された候補からSPIRALを選択しましょう。
次の画面が表示されたら、「アカウント名」を任意の名称に設定します。
続いて、「アクセストークン」は、こちらを参照し、入力をしてください。
入力を終えたら、「追加」をクリックしましょう！
以上で、SPIRALのマイアプリ連携が完了です！
マイアプリ一覧に各アプリのアイコンが表示されていれば、OKです。次に進みましょう！
これからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、「OK」を押して設定を進めていきましょう。
最初の設定です！ここからは、「Boxでファイルがアップロードされたら、SPIRALにバックアップする」フローを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしましょう！
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、「フォルダのコンテンツID」を入力します。
入力欄下の注釈に沿って、入力してください。
入力を終えたら、「テスト」をクリックしましょう！
テスト成功と青く表示が出たら、次に進みましょう！
続いて以下の画面に遷移したら、トリガーとなるイベントを実行します。
今回のトリガーは「フォルダにファイルがアップロードされたら」なので、Boxの画面に移り、設定したフォルダにファイルをアップロードしてください。
フローボットに戻り「テスト」をクリックします。
テストに成功し、取得した値（アウトプット）が表示されたら、先ほどアップロードしたファイルか確認をしてください。
※アウトプットはこの後の設定で活用します。
問題なければ、「保存」をクリックしましょう！
ここでは、先ほど取得したBoxのファイルをダウンロードする設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
API接続設定の画面に遷移したら、「コンテンツID」を設定します。
入力欄をクリックして表示されるアウトプットを引用して設定してください。
テストを実行します。
テストに成功し、以下のように表示されたら「保存する」を押下し、次に進みましょう！
ここでは、SPIRALにレコードを登録する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう！
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
API接続設定の画面で、必須項目を設定します。
まずは、アプリID、データベースID、フィールドIDを設定しましょう！
※なお、下記の方法でも取得できます。
SPIRALの管理画面から、上部メニューの「アプリ管理」または「アプリケーション管理」を選択します。アプリの一覧が表示されるので、対象のアプリを選択すると、アプリIDは詳細ページ内やURLの末尾に表示されます。
※なお、下記の方法でも取得できます。
SPIRALの管理画面で、「データベース管理」にアクセスします。
アプリに紐づけられているデータベースの一覧が表示されるので、対象となるデータベースを選択。データベース詳細ページや、データベースを開いた際に、データベースIDが確認できます。これも同様に、URLの末尾に表示されることが多いです。
※なお、下記の方法でも取得できます。
SPIRALの管理画面で対象のDBを開き、「項目設定」画面に進むと、各フィールドの「識別名(フィールドID)」を確認可能です。
各項目は、入力欄をクリックして表示される「候補」から選択可能です。
続いて、「レコード情報」を設定します。
※入力欄をクリックすると、アウトプットが表示されます。
設定が完了したら、「テスト」をクリックします。
アウトプットに「レコードID」を取得できたことを確認し、「保存」をクリックしましょう。
以下の赤枠をクリックしましょう！
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次の画面で、「アプリID」・「データベースID」・「フィールドID」を設定しましょう！
各項目は、入力欄をクリックして表示される「候補」からステップ5と同じものを選択してください。
「テスト」をクリックします。
アウトプットを確認後、「保存する」をクリックして設定完了です。
赤枠部分をクリックしましょう！
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に進むと、API接続設定の画面に移ります。
まずは、「アプリID」・「データベースID」・「フィールドID」を設定してください。
先ほどと同様に、入力欄をクリックして表示される「候補」からステップ5と同じものを選択してください。
次に、「ファイルアップロードトークン」を設定します。
ステップ6で取得したトークンを、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから設定してください。
続いて、「ファイルの添付方法」と「ファイル」を設定しましょう！
今回は、ダウンロードしたファイルをアップロードするため、以下のように設定してください。
「テスト」をクリックし、アウトプットを確認します。
問題がなければ、「保存する」をクリックし、次のステップに進みましょう！
いよいよ最後の設定です！赤枠部分をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
続いて、レコードにファイルを関連付けるために設定を行っていきます。
ステップ5で設定した「アプリID」と「データベースID」を入力しましょう！
続いて、「レコードID」を設定します。
アウトプットの「レコードを登録」から「レコードID」を選択してください。
続いて、「ファイルフィールドの識別名」と「ファイルキー」を設定します。
「テスト」をクリックします。
SPIRALにバックアップされているか確認してみましょう。
確認ができたら、Yoomの画面で「保存する」を押してください。
以上で、「Boxでファイルがアップロードされたら、SPIRALにバックアップする」フローの完成です！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
今回はBoxからSPIRALへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSPIRALの情報を起点としてBoxへデータを連携させたい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
SPIRALのデータベース更新をトリガーに、関連ファイルをBoxで一元管理するといった、さらに高度な業務フローを構築できます。
SPIRALで新しいレコードが作成されると、そのレコード情報に含まれるファイルを自動で取得し、Boxの指定フォルダにアップロードします。
<span class="mark-yellow">SPIRALを起点とした情報管理フローを確立し、関連ファイルをBoxで一元的に保管・共有</span>できます。
SPIRALの既存レコードが更新された際に、その変更をトリガーとして関連ファイルをBoxに自動でアップロードします。
<span class="mark-yellow">常に最新の情報に基づいたファイル管理を実現し、データの整合性を保つ</span>ことが可能です。
顧客情報や案件情報の変更に連動して、関連資料を自動で更新するようなシーンで特に役立ちます。
今回ご紹介した連携以外でも、BOXやSPIRALのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
メールやフォームからファイルを取得しboxに格納できます。
また、Boxの画像やファイルをもとにConfluenceで新規ページを作成したり、Google スプレッドシートに追加することも可能です。
SPIRALの情報をもとに、各種アプリへ追加することができます。
また、TypeformやJotformの回答をSPIRALにレコード登録することも可能です。
BoxとSPIRALの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルのバックアップ作業や、それに伴う確認の手間を削減し、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は単純作業から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進めることが可能になり、本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境が整います。
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし日々の業務における非効率な手作業をなくし、よりスマートな働き方を実現したいと少しでも感じていただけたならぜひ無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
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