Codaで行が作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Codaでプロジェクトやタスクを管理しているものの、関連する資料をBoxへ格納する際に、都度手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローは、Codaのテーブルに行が追加されると、Boxに指定のフォルダを自動で作成します。CodaとBoxを連携させることで、こうした手作業によるフォルダ作成の手間を省き、業務の抜け漏れを防ぎながら効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Codaで管理している情報に基づき、Boxに手動でフォルダを作成している方
- CodaとBox間のデータ連携を手作業で行っており、入力ミスや作業漏れを減らしたい方
- プロジェクトや顧客管理における、ドキュメントの整理・格納業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Codaに行が追加されるだけでBoxに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのフォルダ作成時に発生しがちな、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、CodaとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCodaを選択し、「テーブルで行が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意のフォルダ名や格納先を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成するオペレーションにて、作成するフォルダの名称を任意で設定してください。Codaのトリガーで取得した情報を活用して、動的にフォルダ名を付与することも可能です。
- 同じくBoxのオペレーションにて、フォルダを作成する格納先のフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- CodaとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Codaから情報を取得する方法はこちらをご覧ください。
「Codaで管理しているプロジェクト情報に対応するフォルダを、Boxに毎回手作業で作成している…」
「Codaのタスクリストが追加されるたびに、関連フォルダをBoxに作成するのが面倒で、ミスも起きやすい…」
このように、CodaとBoxを併用する中で、二つのツール間の情報連携を手作業で行うことに限界を感じていませんか？
もし、Codaの行が追加されたタイミングをトリガーに、Boxに必要なフォルダを自動で作成する仕組みがあれば、こうした定型業務から解放され、本来時間をかけるべき企画立案やプロジェクト推進といったコア業務に集中できる時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化に踏み出せなかった方でもすぐに業務の効率化を図れます。
ぜひこの機会に導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはCodaとBoxを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Codaで行が作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Codaでプロジェクトやタスクを管理しているものの、関連する資料をBoxへ格納する際に、都度手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローは、Codaのテーブルに行が追加されると、Boxに指定のフォルダを自動で作成します。CodaとBoxを連携させることで、こうした手作業によるフォルダ作成の手間を省き、業務の抜け漏れを防ぎながら効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Codaで管理している情報に基づき、Boxに手動でフォルダを作成している方
- CodaとBox間のデータ連携を手作業で行っており、入力ミスや作業漏れを減らしたい方
- プロジェクトや顧客管理における、ドキュメントの整理・格納業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Codaに行が追加されるだけでBoxに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのフォルダ作成時に発生しがちな、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、CodaとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCodaを選択し、「テーブルで行が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意のフォルダ名や格納先を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成するオペレーションにて、作成するフォルダの名称を任意で設定してください。Codaのトリガーで取得した情報を活用して、動的にフォルダ名を付与することも可能です。
- 同じくBoxのオペレーションにて、フォルダを作成する格納先のフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- CodaとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Codaから情報を取得する方法はこちらをご覧ください。
CodaとBoxを連携してできること
CodaとBoxのAPIを連携すれば、Codaのドキュメント内で発生したアクションに応じて、Box上の操作を自動的に実行することが可能になります。
例えば、Codaに新しいプロジェクトの行が作成されたら、そのプロジェクト名のフォルダをBoxに自動生成するといった連携が実現でき、手作業によるフォルダ作成の手間や命名ミスを防げます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Codaで行が作成されたら、Boxにフォルダを作成する
Codaで管理しているプロジェクトリストやタスクリストに新しい行が作成された際に、その行の情報（例：プロジェクト名、案件名など）をもとにBox内に対応するフォルダを自動で作成する連携です。
手作業によるフォルダ作成の手間を削減し、関連ドキュメントの格納場所をスムーズに確保できるため、円滑な情報整理をサポートします。
この連携は、Codaのデータが直接Boxのアクションに繋がるシンプルな構成のため設定が簡単です。
Codaで行が作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Codaでプロジェクトやタスクを管理しているものの、関連する資料をBoxへ格納する際に、都度手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローは、Codaのテーブルに行が追加されると、Boxに指定のフォルダを自動で作成します。CodaとBoxを連携させることで、こうした手作業によるフォルダ作成の手間を省き、業務の抜け漏れを防ぎながら効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Codaで管理している情報に基づき、Boxに手動でフォルダを作成している方
- CodaとBox間のデータ連携を手作業で行っており、入力ミスや作業漏れを減らしたい方
- プロジェクトや顧客管理における、ドキュメントの整理・格納業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Codaに行が追加されるだけでBoxに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのフォルダ作成時に発生しがちな、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、CodaとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCodaを選択し、「テーブルで行が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意のフォルダ名や格納先を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成するオペレーションにて、作成するフォルダの名称を任意で設定してください。Codaのトリガーで取得した情報を活用して、動的にフォルダ名を付与することも可能です。
- 同じくBoxのオペレーションにて、フォルダを作成する格納先のフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- CodaとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Codaから情報を取得する方法はこちらをご覧ください。
Codaで特定条件に合う行が作成されたら、Boxにフォルダを作成する
Codaで作成された行の中でも、例えば「ステータス」が「進行中」だったり、特定の担当者がアサインされたりといった、あらかじめ設定した条件を満たした場合にのみ、Boxにフォルダを自動作成します。
このフローは条件分岐の処理を含むため、不要なフォルダの作成を防ぎ、本当に必要な情報だけを整理して管理できるので、より効率的で統制の取れたファイル管理体制を構築できるはずです。
Codaで特定条件に合う行が作成されたら、Boxにフォルダを作成する
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■概要
Codaで管理している情報が増えるたびに、手作業でBoxにフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、CodaとBoxをスムーズに連携させ、特定の条件を満たす行がCodaに追加された際に、Boxへ自動でフォルダを作成することが可能です。定型業務の自動化によって、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- CodaのテーブルとBoxのフォルダを手作業で紐づけて管理している方
- Codaへのデータ追加に伴うBoxでのフォルダ作成を自動化し、業務を効率化したい方
- プロジェクトや顧客情報に基づいたファイル管理の標準化を目指すチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Codaに特定の行が追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのフォルダ作成に伴う、作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、CodaとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCodaを選択し、「テーブルで行が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意の場所にフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、どのような条件の行がCodaで作成された場合にBoxへフォルダを作成するかを任意で設定してください。
- Boxでフォルダを作成するアクションで、作成するフォルダの名称と保存先の親フォルダを任意で設定してください。Codaから取得した情報をフォルダ名に含めることも可能です。
■注意事項
- CodaとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Codaから情報を取得する方法はこちらをご覧ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
CodaとBoxの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にCodaとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでCodaとBoxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Codaで行が作成されたら、Boxにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- CodaとBoxをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Codaのトリガー設定およびBoxのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Codaで行が作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Codaでプロジェクトやタスクを管理しているものの、関連する資料をBoxへ格納する際に、都度手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローは、Codaのテーブルに行が追加されると、Boxに指定のフォルダを自動で作成します。CodaとBoxを連携させることで、こうした手作業によるフォルダ作成の手間を省き、業務の抜け漏れを防ぎながら効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Codaで管理している情報に基づき、Boxに手動でフォルダを作成している方
- CodaとBox間のデータ連携を手作業で行っており、入力ミスや作業漏れを減らしたい方
- プロジェクトや顧客管理における、ドキュメントの整理・格納業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Codaに行が追加されるだけでBoxに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのフォルダ作成時に発生しがちな、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、CodaとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCodaを選択し、「テーブルで行が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意のフォルダ名や格納先を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成するオペレーションにて、作成するフォルダの名称を任意で設定してください。Codaのトリガーで取得した情報を活用して、動的にフォルダ名を付与することも可能です。
- 同じくBoxのオペレーションにて、フォルダを作成する格納先のフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- CodaとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Codaから情報を取得する方法はこちらをご覧ください。
ステップ1：CodaとBoxをマイアプリ連携する
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Yoomにログイン後、CodaとBoxのマイアプリ連携を行いましょう。
Codaの場合
「アプリ一覧」でCodaを検索して選択しましょう。
「Codaの新規登録」画面が表示されるので、まずはこちらからAPIトークンを取得します。
Codaにサインインしましょう。
Codaの設定画面が表示されるので、下にスクロールして「API Settings」の「Generate API token」を選択しましょう。
名前を任意で設定し、「Generate API token」を選択します。
API tokenが生成されました！
「Copy token」を選択して、APIトークンをコピーしましょう。
Yoomの「Codaの新規登録」画面に戻って、「アカウント名」を任意で設定し、先ほどコピーしたAPIトークンを「アクセストークン」に貼り付けて「追加」を選択してください。
「マイアプリ」にCodaが表示されていれば連携完了です！
Boxの場合
「アプリ一覧」でBoxを検索して選択しましょう。
メールアドレスとパスワードを入力して「承認」を選択します。
アクセス権限について確認して、「Boxへのアクセスを許可」を選択してください。
「マイアプリ」にBoxが表示されていれば連携完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
テンプレートをコピーして、フローを作っていきましょう。
バナーの「試してみる」を選択してください。
Codaで行が作成されたら、Boxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
Codaでプロジェクトやタスクを管理しているものの、関連する資料をBoxへ格納する際に、都度手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローは、Codaのテーブルに行が追加されると、Boxに指定のフォルダを自動で作成します。CodaとBoxを連携させることで、こうした手作業によるフォルダ作成の手間を省き、業務の抜け漏れを防ぎながら効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Codaで管理している情報に基づき、Boxに手動でフォルダを作成している方
- CodaとBox間のデータ連携を手作業で行っており、入力ミスや作業漏れを減らしたい方
- プロジェクトや顧客管理における、ドキュメントの整理・格納業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Codaに行が追加されるだけでBoxに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのフォルダ作成時に発生しがちな、命名規則の間違いや作成漏れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、CodaとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCodaを選択し、「テーブルで行が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、任意のフォルダ名や格納先を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成するオペレーションにて、作成するフォルダの名称を任意で設定してください。Codaのトリガーで取得した情報を活用して、動的にフォルダ名を付与することも可能です。
- 同じくBoxのオペレーションにて、フォルダを作成する格納先のフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- CodaとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Codaから情報を取得する方法はこちらをご覧ください。
テンプレートがコピーされました。
「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
ステップ3：Codaのトリガーアクション設定
「テーブルで行が作成されたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、トリガーアクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Codaでテーブルの作成がまだの方はここで作成しておきましょう。
今回は例として、タスク情報の管理を想定して以下のように作成しました！
トリガーの起動間隔を設定します。
【注意】
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
先ほど作成したテーブルの「ドキュメントID」を候補から選択しましょう。
同様に「テーブルID」も候補から選択しましょう。
すべて設定できたら「テスト」を行います。
テストに成功すると「取得した値」(アウトプット)に反映されます。
「取得した値」(アウトプット)について、詳しくはこちらをご覧ください。
ただ、すべてが「取得した値」に反映されているわけではないので必要な項目を手動で取得する必要があります。
手動で「取得した値」（アウトプット）を追加する方法について、詳しくはこちらをご覧ください。
手動で追加できたら「保存する」を選択しましょう。
ステップ4：Boxでフォルダを作成する
「フォルダを作成」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「フォルダ名」を設定しましょう。
今回は例として、「取得した値」を使って{{タスク名}}をフォルダ名に設定しました！
「親フォルダのコンテンツID」を枠下の説明に沿って設定します。
設定できたら「テスト」を行います。
テストが成功すると、Boxにフォルダが作成されるので確認してください。
また、「取得した値」(アウトプット)にBoxの情報が反映されるので、確認してから「保存する」を選択しましょう。
Boxにフォルダが作成されました！
ステップ5：トリガーをONにする
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
BoxのデータをCodaに連携したい場合
今回はCodaからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxでのアクションをきっかけにCodaの情報を更新したい場合もあるかと思います。
Yoomではそうした逆方向のデータ連携も可能ですので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Boxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する
Boxの指定フォルダに請求書や契約書などのファイルが格納された際に、そのファイル内容をOCR機能で自動的に読み取り、抽出したテキスト情報をCodaのテーブルに新しい行として追加する連携です。
この連携はOCR処理を含むため、これまで手作業で行っていたファイルの内容確認とデータ入力の工数を削減し、情報のスムーズな反映と正確性の向上に繋がります。
Boxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する
試してみる
■概要
Boxに保存した請求書や申込書などのファイル情報を、手作業でCodaのテーブルに転記していませんか。この作業は時間がかかるうえ、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、BoxとCodaを連携させ、ファイルが格納されたら自動でOCRが内容を読み取り、Codaに行を追加することが可能です。codaとbox間の面倒なデータ入力を自動化し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで管理しているファイル情報をCodaへ手作業で転記している方
- codaとboxをAPI連携し、ファイル管理とデータ管理をより効率化したい方
- OCR機能を活用して、PDFなどの書類からテキストを抽出し業務を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル格納を起点にOCRでの読み取り、Codaへの行追加までが自動化され、手作業による転記業務の時間を削減できます
- 手動でのデータ入力をなくすことで、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとCodaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、自動化の起点としたいフォルダを指定します
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、オペレーションでCodaの「テーブルに行を追加」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のテーブルに追加します
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能のOCR設定では、ファイル内のどの情報を抽出するかを任意で設定してください。例えば、書類内の「日付」や「金額」など、特定の項目を指定できます
- Codaへの行追加のオペレーションでは、OCRで抽出したどの情報を、テーブルのどの列に追加するかを任意で設定してください
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- BoxとCodaのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
Boxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する
Boxに格納されたファイルの中でも、特定のファイル名（例：「請求書」を含む）や特定の形式のファイルのみ、OCR処理をしてCodaに行を追加する連携です。
このフローは条件分岐の処理を組み合わせることで、処理対象のファイルを限定し、関連性のない情報がCodaに登録されるのを防ぐため、より的確で精度の高いデータ連携を構築しやすくなります。
Boxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRで読み取りCodaに行を追加する
試してみる
■概要
Boxに保存した請求書や契約書などのファイル情報を、一件ずつCodaのテーブルに手入力していませんか。このような反復作業は手間がかかる上に、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、BoxとCodaを連携させ、特定条件のファイルがBoxに格納された際に、OCR機能がファイル内容を自動で読み取り、Codaのテーブルへ行として追加します。定型的なデータ入力業務を自動化し、業務効率の改善に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに格納される請求書や申込書の内容をCodaで管理している経理や営業事務の方
- BoxとCodaを用いて情報管理をしており、手作業でのデータ転記を効率化したい方
- PDFや画像ファイル内のテキスト情報を、Codaへ正確かつ自動で入力したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイル格納をきっかけにCodaへのデータ追加が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた転記業務の時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業によるコピー＆ペースト時の入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとCodaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名など特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理に進むようにします。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、条件に合致したファイルをダウンロードします。
- 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでCodaの「テーブルに行を追加」を設定し、抽出したテキスト情報を指定のテーブルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、処理対象としたいファイルの条件（ファイル名に特定のキーワードを含む、特定のファイル形式など）を任意で指定してください。
- Codaに行を追加する設定では、OCRで読み取ったテキスト情報のうち、どのデータをCodaテーブルのどの列に追加するかを任意でマッピングしてください。
■注意事項
- BoxとCodaのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
CodaやBoxを使ったその他の自動化例
CodaやBoxのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてください！
Codaを使った便利な自動化例
他のアプリでのアクションをきっかけにCodaに行を追加することができます。
簡単な設定で手作業による転記を省けるため、業務の効率化を図りたいときは、以下のテンプレートを試してみてください！
Codaで特定条件に合う行が作成されたら、Google スプレッドシートに行を追加する
試してみる
■概要
CodaとGoogle スプレッドシートを併用しているものの、それぞれの間でデータを手作業でコピー＆ペーストしており、手間や入力ミスに課題を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Codaで特定の条件を満たす行が作成された際に、自動でGoogle スプレッドシートへ行を追加することが可能になります。 CodaとGoogle スプレッドシート間のデータ連携を自動化し、日々の定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Codaで管理している情報を、Google スプレッドシートへ手作業で転記している方
- CodaとGoogle スプレッドシートの連携において、データ入力の工数やヒューマンエラーを削減したい方
- 複数のツールに散在するデータを連携させ、データ管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Codaで条件に合う行が作成されると自動でGoogle スプレッドシートへ行が追加され、これまで手作業で行っていた転記時間を短縮できます
- CodaからGoogle スプレッドシートへのデータが自動で連携されるため、手入力による転記ミスやデータ反映の漏れを防ぎ、情報の正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、CodaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでCodaを選択し、「テーブルで行が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定して、Codaの情報を指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Codaのどの列がどのような値になった場合に処理を実行するか、という条件を任意で設定してください
- Google スプレッドシートへレコードを追加するアクションでは、Codaのどの情報を、スプレッドシートのどの列に追加するかを任意で設定してください
■注意事項
- CodaとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Codaから情報を取得する方法はこちらをご覧ください。
Codaで行が作成されたら、Shopifyに顧客を作成する
試してみる
■概要
Codaで管理している顧客リストを、Shopifyへ手作業で登録するのは手間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなりえます。特に、頻繁に顧客情報が更新される環境では、その作業負荷は決して小さくありません。
このワークフローを活用すれば、Codaのテーブルに行が作成されるだけでShopifyへの顧客登録が自動で完了するため、こうしたShopifyとCoda間のデータ連携に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ShopifyとCodaを併用しており、顧客情報の手入力に手間を感じている方
- Codaで管理している顧客リストを、Shopifyへミスなく正確に反映させたい方
- ShopifyとCodaの連携を通じて、顧客管理業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Codaに行が作成されると自動でShopifyに顧客情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、顧客情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、CodaとShopifyをYoomと連携します
- 次に、トリガーでCodaを選択し、「テーブルで行が作成されたら」というアクションを設定し、対象のテーブルを指定します
- 最後に、オペレーションでShopifyの「顧客情報を登録」アクションを設定し、Codaのトリガーから取得した情報をもとに顧客を登録するように設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Shopifyの「顧客情報を登録」アクションでは、登録する顧客情報を任意で設定してください。Codaのテーブルから取得したどの情報を、Shopifyの顧客情報のどの項目（氏名、メールアドレス、電話番号など）に割り当てるかを指定できます
■注意事項
- CodaとShopifyのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Shopifyはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Codaから情報を取得する方法はこちらをご覧ください。
Codaで行が作成されたら、Notionに追加する
試してみる
■概要
CodaとNotionはどちらも強力なドキュメントツールですが、両方を活用している場合、情報を手作業で同期させるのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、NotionとCodaの間でデータを連携させようとすると、コピー＆ペーストによるミスや更新漏れが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Codaで新しい行が作成されると、その内容が自動でNotionのデータベースに追加されるため、こうした連携の手間を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Codaで管理している情報をNotionにも反映させており、転記作業に手間を感じている方
- NotionとCodaを連携させ、手作業による情報入力のミスや漏れを防ぎたい方
- 二つのツール間の情報同期を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Codaのテーブルに行が作成されると、自動でNotionへデータが追加されるため、これまでNotionとCoda間で行っていた転記作業の時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、CodaとNotionをYoomと連携します
- 次に、トリガーでCodaを選択し、「テーブルで行が作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をマッピングしてデータベースに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Codaのトリガー設定では、連携の対象としたいドキュメントやテーブルを任意で指定してください
- Notionにレコードを追加するオペレーションでは、Codaのどの列の情報を、Notionデータベースのどのプロパティに追加するかを任意で設定してください
■注意事項
- CodaとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
- Codaから情報を取得する方法はこちらをご覧ください。
Googleフォームで回答が送信されたら、Codaでテーブルの行を更新する
試してみる
■概要
Googleフォームで収集したアンケート回答や顧客情報を、Codaのテーブルに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この繰り返し作業は、入力ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに新しい回答が送信されると、自動でCodaのテーブル行が更新されるため、こうしたデータ管理の課題を解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとCodaを連携させ、データ入力の手間を省きたいと考えている方
- フォーム回答の転記作業における入力ミスや更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 収集したデータをリアルタイムでCodaに反映させ、情報共有を迅速化したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信をトリガーに、Codaのテーブル行が自動で更新されるため、これまで手作業で行っていたデータ転記の時間を短縮します。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなるので、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのGoogleフォームとCodaのアカウントをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでCodaの「テーブルの行を検索」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに更新対象の行を特定します。
- 最後に、もう一つのオペレーションでCodaの「テーブルの行を更新」アクションを設定し、検索で見つかった行の情報を新しい回答内容で更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームをトリガーとして設定する際、連携の対象としたいフォームのIDを正確に指定してください。これにより、特定のフォームから回答が送信された場合のみ、このワークフローが起動するように設定することが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、CodaとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
Zendeskでチケットが作成されたら、Codaに行を追加する
試してみる
■概要
Zendeskで作成されたチケット情報を、手作業でCodaのドキュメントに転記していませんか？この作業は単純ですが、対応件数が増えると大きな負担になり、入力ミスや漏れが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Zendeskで新しいチケットが作成されると、自動でCodaの指定したテーブルに行が追加されるため、手作業による情報連携の手間をなくし、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zendeskで管理しているチケット情報をCodaで一元管理したいと考えている方
- チケット作成のたびに発生する手作業でのデータ転記を自動化したい方
- カスタマーサポートの対応状況やタスク管理の効率化を目指しているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Zendeskでチケットが作成されると自動でCodaに行が追加され、データ転記にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZendeskとCodaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZendeskを選択し、「チケットが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでCodaを選択し、「テーブルに行を追加する」アクションを設定し、Zendeskから取得したチケット情報をマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zendeskのトリガー設定では、連携したいZendeskアカウントのサブドメインを任意で設定してください。
- Codaのオペレーション設定では、行を追加したいドキュメントのIDとテーブルのIDをそれぞれ設定してください。
■注意事項
- ZendeskとCodaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Boxを使った便利な自動化例
フォームアプリと連携すれば、回答に添付されたファイルを指定のフォルダに自動保存できます。
テンプレートを設定するだけで手作業で保存する業務を削減できるため、ファイル管理での人為的ミスを削減したいときなどにおすすめです。
BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書の内容確認・テキスト入力・関係者への共有に手間を感じていませんか？手作業による転記では、時間もかかりミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされた際にOCR機能が自動でテキストを抽出し、Microsoft Teamsへ通知するまでの一連のプロセスを自動化できるためこれらの課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxにアップロードした請求書などの内容確認と転記を手作業で行っている方
- BoxとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、情報共有の効率化を図りたいと考えている方
- OCR処理を含む一連の業務フローを自動化し、人的ミスを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードから内容のテキスト化、Microsoft Teamsへの通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるテキストの転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というトリガーアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- オペレーションでOCR機能を選択し「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルを読み取ります。
- オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、OCRで抽出したテキストをメッセージ本文に含めて送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、ファイルの中からどの部分のテキストを抽出するか詳細に設定可能です。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチャネルやチーム・メッセージ本文を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Boxに特定条件のファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Salesforceにレコードを作成する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書の内容を、都度Salesforceに手入力していませんか？この作業は時間と手間がかかるだけでなく、転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、BoxとSalesforceの連携を自動化し、特定のファイルがアップロードされるとOCR機能で内容を読み取り、Salesforceへ自動でレコードを作成します。定型的なデータ入力業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとSalesforceを併用しており、ファイル内容の手入力に手間を感じている方
- BoxからSalesforceへのデータ転記で発生する入力ミスや情報漏れを防ぎたい方
- ファイル管理から顧客情報への登録まで、一連の業務フローを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点にSalesforceへのレコード作成までが自動で完結するため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 次に、オペレーションで「OCR機能」を選択し、ダウンロードしたファイルから文字情報を読み取ります
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「カスタムオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を各項目にマッピングします
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、任意の条件を設定できます。例えば「ファイル名に"請求書"が含まれる場合のみ処理を実行する」といった設定が可能です。
- Salesforceへのレコード作成では、ご利用の環境に合わせたマイドメインURLや、連携したいカスタムオブジェクトのAPI参照名を任意で設定してください。
■注意事項
- Box、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、そのエンベロープの証明書をダウンロードし、Boxの特定のフォルダに格納します。
Tallyで送信された内容をもとにPDFを作成してBoxに保存する
試してみる
■概要
オンラインフォームのTallyで集めた申込情報やアンケート結果を、手作業で書類にまとめていませんか。このような手作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Tallyのフォームが送信されたタイミングで、その内容を元にしたPDFを自動で作成しBoxに保存するため、一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Tallyで収集した情報を元に、手作業で申込書や報告書を作成している方
- 書類作成からBoxでのファイル管理までを効率化したいバックオフィス担当者の方
- 手作業によるデータの転記ミスや、ファイルの保存漏れを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Tallyへのフォーム送信をきっかけに、書類作成からBoxへの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのデータ転記やファイルアップロード作業が不要になるため、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TallyとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTallyを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、あらかじめ作成したテンプレートにTallyのフォーム情報を反映させ、PDFとして出力します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのファイルアップロードのアクションにて、保存先となるフォルダを任意で指定してください。案件別や月別など、管理方法に合わせたフォルダに自動で格納することが可能です。
■注意事項
- BoxとTallyのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxにファイルがアップロードされたら、CloudConvertでPDFに変換しSlackに送信する
試してみる
■概要
様々な形式のファイルを関係者と共有する際、都度手作業でPDFに変換する作業に手間を感じていませんか。手動でのファイル変換は時間がかかるだけでなく、共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用することで、Boxにファイルがアップロードされると自動でCloudConvertがPDFに変換し、Slackへ送信する一連の処理が自動化されます。手作業で行っていたファイル変換のプロセスを自動化し、業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxにアップロードしたファイルを都度PDFに変換し、手作業で共有している方
- 様々なファイルをPDFへ変換する定型業務の自動化を検討している方
- BoxやSlackを日常的に利用しており、ファイル共有プロセスを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードを起点に、PDFへの変換からSlackでの共有までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのファイル変換や共有作業がなくなることで、変換形式の間違いや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Box、CloudConvert、SlackをYoomと連携します
- トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」を設定します
- オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの種類などに応じて後続の処理を分けられるようにします
- 次に、Boxから対象のファイルをダウンロードするアクションを設定します
- 必要に応じて、正規表現を用いてファイル名から特定の情報を抽出します
- CloudConvertにファイルをアップロードし、PDF形式への変換タスクを実行します
- 変換が完了したファイルをCloudConvertからダウンロードします
- 最後に、Slackの「ファイルを送る」アクションで、ダウンロードしたPDFファイルを指定のチャンネルに送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください
- 分岐機能では、ファイル名や種類といった前段階で取得した情報をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由に設定可能です
- 正規表現によるデータの抽出では、抽出対象のテキストや抽出したい項目を任意でカスタマイズできます
- CloudConvertの各アクションでは、変換するファイル形式や出力ファイル名などを、固定値または前段階で取得した情報を変数として設定できます
- Slackへの通知では、送信先のチャンネルやメッセージ本文を自由に設定でき、本文には前段階のステップで取得したファイル名などの情報を埋め込めます
■注意事項
- Box、CloudConvert、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
まとめ
CodaとBoxの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたCodaの情報に基づいたBoxのフォルダ作成や、Boxに格納されたファイル内容のCodaへの転記といった作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は整理された最新の情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Codaの行が「更新」された時にのみBoxにフォルダを作成できますか？
A：はい、可能です。
例えば、Codaでステータスという列を管理している場合、「作成」などの特定のステータスになった場合にのみ、Boxにフォルダを作成できます。
フローを作成する際は、以下の構成で作成してください。
- Coda：「テーブルで行が更新されたら」
- 分岐オペレーション
- Box：フォルダを作成
これにより、行が更新された場合のみBoxにフォルダを作成できます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：階層構造のフォルダは作成できますか？
A：はい、可能です！
例えば、顧客の会社名と担当者名をCodaで管理している場合、会社名のフォルダを作成した後、その中に担当者名のフォルダを作成することができます。
設定する際は、Boxの「フォルダを作成」オペレーションを「+」マークから追加してください。
担当者名のフォルダを作成する設定では、「親フォルダのコンテンツID」に候補の値ではなく、取得した値から前のステップで作成したフォルダのIDを選択することがポイントです。
完成した自動化フローは以下のようになります。
Q：フォルダ名に複数の情報を組み合わせることはできますか？
A：はい、可能です！
今回は例としてタスク名のみを使ってフォルダを作成しましたが、複数の取得した値や固定値を組み合わせることが可能です。
例えば、「{{タスク名}}_担当者_{{担当者}}」と設定することで、Boxに「タスク01_担当者_田中」というフォルダが作成されます。
※{{}}は、取得した値を指しています。
