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「Codaで管理しているプロジェクト情報に対応するフォルダを、Boxに毎回手作業で作成している…」
「Codaのタスクリストが追加されるたびに、関連フォルダをBoxに作成するのが面倒で、ミスも起きやすい…」
このように、CodaとBoxを併用する中で、二つのツール間の情報連携を手作業で行うことに限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Codaの行が追加されたタイミングをトリガーに、Boxに必要なフォルダを自動で作成する仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放され、本来時間をかけるべき企画立案やプロジェクト推進といったコア業務に集中できる時間を創出できます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化に踏み出せなかった方でもすぐに業務の効率化を図れます。
ぜひこの機会に導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">CodaとBoxを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
CodaとBoxのAPIを連携すれば、Codaのドキュメント内で発生したアクションに応じて、Box上の操作を自動的に実行することが可能になります。
例えば、Codaに新しいプロジェクトの行が作成されたら、そのプロジェクト名のフォルダをBoxに自動生成するといった連携が実現でき、手作業によるフォルダ作成の手間や命名ミスを防げます。
ここでは、具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Codaで管理しているプロジェクトリストやタスクリストに新しい行が作成された際に、その行の情報（例：プロジェクト名、案件名など）をもとにBox内に対応するフォルダを自動で作成する連携です。
<span class="mark-yellow">手作業によるフォルダ作成の手間を削減し、関連ドキュメントの格納場所をスムーズに確保できる</span>ため、円滑な情報整理をサポートします。
この連携は、Codaのデータが直接Boxのアクションに繋がるシンプルな構成のため設定が簡単です。
Codaで作成された行の中でも、例えば「ステータス」が「進行中」だったり、特定の担当者がアサインされたりといった、あらかじめ設定した条件を満たした場合にのみ、Boxにフォルダを自動作成します。
このフローは条件分岐の処理を含むため、<span class="mark-yellow">不要なフォルダの作成を防ぎ、本当に必要な情報だけを整理して管理できる</span>ので、より効率的で統制の取れたファイル管理体制を構築できるはずです。
それでは、さっそく実際にCodaとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでCodaとBoxの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Codaで行が作成されたら、Boxにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Yoomにログイン後、CodaとBoxのマイアプリ連携を行いましょう。
Codaの場合
「アプリ一覧」でCodaを検索して選択しましょう。
「Codaの新規登録」画面が表示されるので、まずはこちらからAPIトークンを取得します。
Codaにサインインしましょう。
Codaの設定画面が表示されるので、下にスクロールして「API Settings」の「Generate API token」を選択しましょう。
名前を任意で設定し、「Generate API token」を選択します。
API tokenが生成されました！
「Copy token」を選択して、APIトークンをコピーしましょう。
Yoomの「Codaの新規登録」画面に戻って、「アカウント名」を任意で設定し、先ほどコピーしたAPIトークンを「アクセストークン」に貼り付けて「追加」を選択してください。
「マイアプリ」にCodaが表示されていれば連携完了です！
Boxの場合
「アプリ一覧」でBoxを検索して選択しましょう。
メールアドレスとパスワードを入力して「承認」を選択します。
アクセス権限について確認して、「Boxへのアクセスを許可」を選択してください。
「マイアプリ」にBoxが表示されていれば連携完了です。
テンプレートをコピーして、フローを作っていきましょう。
バナーの「試してみる」を選択してください。
テンプレートがコピーされました。
「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
「テーブルで行が作成されたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、トリガーアクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Codaでテーブルの作成がまだの方はここで作成しておきましょう。
今回は例として、タスク情報の管理を想定して以下のように作成しました！
トリガーの起動間隔を設定します。
【注意】
先ほど作成したテーブルの「ドキュメントID」を候補から選択しましょう。
同様に「テーブルID」も候補から選択しましょう。
すべて設定できたら「テスト」を行います。
テストに成功すると「取得した値」(アウトプット)に反映されます。
「取得した値」(アウトプット)について、詳しくはこちらをご覧ください。
ただ、すべてが「取得した値」に反映されているわけではないので必要な項目を手動で取得する必要があります。
手動で「取得した値」（アウトプット）を追加する方法について、詳しくはこちらをご覧ください。
手動で追加できたら「保存する」を選択しましょう。
「フォルダを作成」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「フォルダ名」を設定しましょう。
今回は例として、「取得した値」を使って{{タスク名}}をフォルダ名に設定しました！
「親フォルダのコンテンツID」を枠下の説明に沿って設定します。
設定できたら「テスト」を行います。
テストが成功すると、Boxにフォルダが作成されるので確認してください。
また、「取得した値」(アウトプット)にBoxの情報が反映されるので、確認してから「保存する」を選択しましょう。
Boxにフォルダが作成されました！
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
今回はCodaからBoxへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBoxでのアクションをきっかけにCodaの情報を更新したい場合もあるかと思います。
Yoomではそうした逆方向のデータ連携も可能ですので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Boxの指定フォルダに請求書や契約書などのファイルが格納された際に、そのファイル内容をOCR機能で自動的に読み取り、抽出したテキスト情報をCodaのテーブルに新しい行として追加する連携です。
この連携はOCR処理を含むため、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルの内容確認とデータ入力の工数を削減し、情報のスムーズな反映と正確性の向上</span>に繋がります。
Boxに格納されたファイルの中でも、特定のファイル名（例：「請求書」を含む）や特定の形式のファイルのみ、OCR処理をしてCodaに行を追加する連携です。
このフローは条件分岐の処理を組み合わせることで、<span class="mark-yellow">処理対象のファイルを限定し、関連性のない情報がCodaに登録されるのを防ぐ</span>ため、より的確で精度の高いデータ連携を構築しやすくなります。
CodaやBoxのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてください！
他のアプリでのアクションをきっかけにCodaに行を追加することができます。
簡単な設定で手作業による転記を省けるため、業務の効率化を図りたいときは、以下のテンプレートを試してみてください！
フォームアプリと連携すれば、回答に添付されたファイルを指定のフォルダに自動保存できます。
テンプレートを設定するだけで手作業で保存する業務を削減できるため、ファイル管理での人為的ミスを削減したいときなどにおすすめです。
CodaとBoxの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたCodaの情報に基づいたBoxのフォルダ作成や、Boxに格納されたファイル内容のCodaへの転記といった作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は整理された最新の情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Codaの行が「更新」された時にのみBoxにフォルダを作成できますか？
A：はい、可能です。
例えば、Codaでステータスという列を管理している場合、「作成」などの特定のステータスになった場合にのみ、Boxにフォルダを作成できます。
フローを作成する際は、以下の構成で作成してください。
これにより、行が更新された場合のみBoxにフォルダを作成できます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：階層構造のフォルダは作成できますか？
A：はい、可能です！
例えば、顧客の会社名と担当者名をCodaで管理している場合、会社名のフォルダを作成した後、その中に担当者名のフォルダを作成することができます。
設定する際は、Boxの「フォルダを作成」オペレーションを「+」マークから追加してください。
担当者名のフォルダを作成する設定では、「親フォルダのコンテンツID」に候補の値ではなく、取得した値から前のステップで作成したフォルダのIDを選択することがポイントです。
完成した自動化フローは以下のようになります。
Q：フォルダ名に複数の情報を組み合わせることはできますか？
A：はい、可能です！
今回は例としてタスク名のみを使ってフォルダを作成しましたが、複数の取得した値や固定値を組み合わせることが可能です。
例えば、「{{タスク名}}_担当者_{{担当者}}」と設定することで、Boxに「タスク01_担当者_田中」というフォルダが作成されます。
※{{}}は、取得した値を指しています。
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