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「Confluenceにまとめた議事録やプロジェクト情報をAirtableに毎回手作業で転記している…」
「手入力だと、どうしてもコピー＆ペーストのミスや更新漏れが発生してしまい、情報の整合性を保つのが大変…」
このように、ConfluenceとAirtable間での手作業によるデータ連携に、非効率さやストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Confluenceで新しいページが作成された際に、関連情報が自動的にAirtableのレコードとして登録される仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業から解放されますよね。
さらに、情報の正確性を保ちながら、より創造的な業務に時間を使うことができるようになるはずです。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できます。
これまで自動化を試したことがない方でもすぐに実践できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ConfluenceとAirtableを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ConfluenceとAirtableのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた二つのツール間の情報共有を自動化できます。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Confluenceで作成した議事録やプロジェクトの仕様書などの情報を、参照用としてAirtableのデータベースに手作業で転記しているような場合に、この自動化が役立ちます。
Confluenceで新しいページが作成されると、そのページのタイトルやURLといった情報が自動でAirtableにレコードとして追加されるため、<span class="mark-yellow">情報集約にかかる工数を削減し、転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防げます。</span>
この連携は、Confluenceの情報を直接Airtableに登録するシンプルな構成で設定が簡単です。
特定のプロジェクトに関するページや、特定のキーワードをタイトルに含むページだけをAirtableに集約したい、といったニーズに応える自動化です。
例えば「プロジェクトA」のスペースで作成されたページや、「重要」というワードをタイトルに含むページのみを対象としてAirtableにレコードを作成できるため、<span class="mark-yellow">手作業でのフィルタリングや振り分けの手間をなくし、必要な情報だけを正確にデータベース化</span>できます。
この連携は、特定の条件で処理を分岐させることで、より柔軟な自動化を実現したいときにおすすめです。
それでは、実際にConfluenceとAirtableを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでConfluenceとAirtableの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Confluence／Airtable
[Yoomとは]
今回はConfluenceでページが作成されたら、Airtableにレコードを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Confluenceの連携
以下の手順をご参照ください。
Airtableの連携
以下の手順をご参照ください。
次にYoomのテンプレートサイトから使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートを活用すれば、あらかじめ大枠が作成されており、それに沿って設定するだけで完成します。
下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「ページが作成されたら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
「タイトル」は任意で変更も可能です。
Confluenceと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
ここで、テスト操作の準備を行います。
Confluenceでページを作成しましょう。
作成するページは、架空の情報（「テスト会議」や「テスト会社」など）でOKです。
準備が完了したら、Yoomに戻り設定を進めていきます。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。
「クラウドID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
設定が完了したら「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定で使用します。
取得した値は、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ページの内容が反映されていればOKです。
「保存する」を押して次に進みましょう！
作成するレコードの設定をしていきます。
「レコードを作成」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Airtableと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「ベースID」と「テーブルIDまたは名前」は、入力欄下の説明に従って入力してください。
どちらもAirtableのURLから取得可能です。
フィールド情報を設定します。
「フィールド名」は、手入力してください。
「値」は、フィールド名に合わせて取得した値から選択しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
「＋フィールド情報を追加」から、項目を追加することも可能です。
全ての設定が完了したら、テストを行いましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にレコードが追加されるので、Airtableを確認してみましょう。
確認ができたら、Yoomに戻り「保存する」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！
お疲れさまでした。
以上が、Confluenceでページが作成されたら、Airtableにレコードを作成するフローの連携手順になります！
今回はConfluenceからAirtableへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にAirtableからConfluenceへのデータ連携もできます。
実施したい場合は、下記のテンプレートをご利用ください。
Airtableで管理している新規プロジェクトやクライアント情報が登録された際に、関連ドキュメントを格納するためのConfluenceのフォルダを手動で作成している場合に適した自動化です。
Airtableに新しいレコードが追加されると、そのレコード情報を基にConfluence上に新しいフォルダが自動で作成されるため、<span class="mark-yellow">フォルダ管理の初期設定を効率化し、プロジェクト開始時の手間を削減</span>します。
Airtableに登録されたレコードの中でも、特定のステータス（例：「プロジェクト開始」）のものや、特定の担当者が割り当てられたものだけを対象にConfluenceにフォルダを作成したい場合に有効です。
条件に合致したレコードが登録された際に、Confluenceにフォルダが自動生成されるため、<span class="mark-yellow">目視で作成の振り分けを判断する手間を省き、スムーズなフォルダ作成プロセスを実現</span>します。
ConfluenceやAirtableのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
HRアプリと連携することで、新しい従業員をConfluenceに招待する作業を自動化できます。
テンプレートを設定するだけで、メンバーの招待漏れを防げるため、人為的ミスを削減したいときに利用してみてください。
Google Meetなどの会議アプリと連携すれば、会議が終了したら内容を自動で文字起こししてAirtableに追加することができます。
手作業で議事録を作成する手間を削減できるため、業務の効率化が課題のときにおすすめです！
ConfluenceとAirtableの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたページ内容をデータベースに転記するといった定型業務から解放され、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、情報の正確性と鮮度が保たれ、チームメンバーは新たな情報に基づいた意思決定や業務遂行が可能になります。
また、本来注力すべきコア業務に集中できるようになるはずです。
今回ご紹介したノーコードツールの「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の操作だけで直感的に自動化フローを構築できます。
もしConfluenceとAirtableの連携をはじめとする業務自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：ページの「作成」だけでなく「更新」時も連携できますか？
A：はい、可能です。
Confluenceのトリガーアクションを「ページが作成または更新されたら」に変更し、その後の設定を行ってください。
これにより、新規でページが作成されたときだけでなく、既存のページが更新されたときも自動化できます。
更新のみ検知したい場合は、分岐オペレーションを利用して以下のフローボットを作成してください。
Q：この連携はYoomの無料プランで実現できますか？
A：ConfluenceとAirtableはフリープランで利用できるツールです。
Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、無料プランでは毎月100タスクまで利用可能です。
今回のフローの場合、(レコードを作成)の1タスク消費となります。
そのため、毎月100件より多くの登録がある場合は、有料プランのご利用がおすすめです。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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