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「Microsoft Excelで管理しているタスクリストをHarvestに一つひとつ手作業で登録している…」
「Harvestで管理しているプロジェクトのデータを分析のためにMicrosoft Excelに手動で転記している…」
このように、Microsoft ExcelとHarvest間でのデータ連携を手作業で行うことに、手間や非効率さを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft Excelの行データを基にHarvestのタスクを自動で作成したり、その逆の連携を自動化したりする仕組み</span>があれば、面倒なデータ入力作業から解放されることも可能です。
また、入力ミスを心配することなく、より重要なプロジェクトの進捗管理や分析業務に集中する時間も確保できます。
今回ご紹介する方法は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化に触れたことがない方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に導入し、日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft ExcelとHarvestを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft ExcelとHarvestのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた二つのアプリケーション間でのデータ転記や更新作業を自動化できます。
これにより、作業時間を短縮し、ヒューマンエラーをなくすことができるはずです。
ここでは、具体的な自動化のユースケースを複数ご紹介します。
アカウント登録後すぐに試せるテンプレートを用意していますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
毎週月曜の朝会までに、Microsoft Excelで管理しているタスクリストをHarvestに登録するといった定例業務に最適な自動化です。
この連携を設定することで、<span class="mark-yellow">指定した日時にMicrosoft Excelからデータを自動で取得し、Harvestにタスクとして追加できるため、登録漏れや二度手間を防ぎ、計画的なタスク管理を実現</span>できます。
この自動化は、指定日時を自由に設定できるため、業務にあわせた柔軟な設定が可能です。
Webフォームなどから受け付けた新規の作業依頼を、Microsoft Excelの管理表とHarvestの両方に登録している場合に有効な自動化フローです。
フォームに新しい回答が送信されると、<span class="mark-yellow">その内容を自動でMicrosoft Excelの新しい行に追加し、Harvestにも新規タスクとして登録するため、情報連携のスピードが向上し、対応漏れのリスクもなくなります</span>。
それでは、実際にMicrosoft ExcelとHarvestを連携したフローを作成してみましょう。
今回は、誰でも簡単に業務の自動化を実現できるツール「Yoom」を使用して、ノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「指定日時にMicrosoft Excelからデータを取得して、Harvestにタスクを追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Microsoft Excelをマイアプリ連携
マイアプリ画面の「＋新規接続」ボタンをクリックし入力欄に「Microsoft Excel」と入力します。
アプリが表示されますのでクリックしてください。
使用したいアカウントを選択します。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
パスワードを入力し「サインイン」をクリックしてください。
Harvestをマイアプリ連携
先ほどと同様に「+新規接続」ボタンをクリックし、入力欄に「Harvest」と入力します。
アプリが表示されますのでクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、登録しているメールアドレスとパスワードを入力し、「Sign in」をクリックしてください。
表示内容を確認し問題なければ「Authorize application」をクリックします。
以下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックしてください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますので「OK」をクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
「指定したスケジュールになったら」をクリックします。
今回ご紹介するのは、起動したいタイミングをご自身で設定するテンプレートです。
そのため、まずは起動したいタイミングの設定を行います。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がない場合はそのままでも問題ありません。
スケジュール設定は、今回は毎日決まった時間に起動させたいため曜日指定を利用し、全ての曜日にチェックをいれます。
例えば、「毎週月曜日に登録されたデータの処理をしたい」といった場合は、月曜日の箇所のみにチェックを入れてください。
時刻は、注釈を確認しフローボットを起動したい時刻を入力しましょう。
より詳しいスケジュールトリガーの設定方法を知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
設定できたら「保存する」をクリックしましょう。
「複数のレコードを取得する（最大10件）」をクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がなければそのままでも問題ありません。
Microsoft Excelと連携するアカウント情報には、先ほどステップ1で連携したアカウントが設定されていますので、確認しておきましょう。
Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定詳細は以下をチェックしてみてください。
【Microsoft Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して
データベースの連携の設定を行う前にエクセルファイルの準備を行います。
このテンプレートは、先ほどスケジュールで決めた時間がきたら、指定したMicrosoft Excelに追加されているデータをHarvestの新しいタスクとして登録するという風に進みます。
そのため、データを追加するためのMicrosoft Excelのエクセルファイルが必要です。
設定するデータ項目の中にはこのあと使用する、「タスク名」「追加日」が含まれるようにしてください。
また、アプリ同士を連携しエクセルファイルを読み込むためには、OneDriveのようなアプリへのファイルのアップロードが欠かせません。
今回はOneDrive内に以下のような内容のエクセルファイルを準備しました。
エクセルファイルを準備し、アップロードできたらYoomの画面に戻ります。
まず、ファイルの保存場所の設定を行います。
ファイルを保存したアプリをプルダウンメニューから選択してください。
ドライブIDを設定します。
入力欄をクリックすると候補が表示されますので、使用したいものを選択してください。
ファイル名（任意）を設定します。
今回はアイテムIDを使用するため設定しませんが、設定が必要な場合は注釈を確認し入力してください。
アイテムIDを設定します。
先ほどと同様に入力欄をクリックすると候補が表示されますので、使用したいものを選択してください。
シート名を設定します。
先ほど設定したエクセルファイルのデータが入っているシート名を選択してください。
テーブル範囲を設定します。
使用するエクセルファイルのデータ範囲に合わせて設定してください。
今回使用するエクセルファイルはA2からデータが始まっており、データがどこまで追加されるのか決まっていないため、項目の右端となるD列全てが範囲となるように設定しました。
ここまで設定できたら「次へ」をクリックしましょう。
取得したいレコードの条件を設定します。
例えば前日に登録されたデータを次の日の9時に処理したい場合、まずエクセルシート内のデータがいつ追加されたものなのかを確認する必要があります。
Harvestにタスクとして新規追加したいのは前日に登録されたデータとなるため、取得したいレコードの条件は、追加日が昨日になっているデータです。
左端の項目はプルダウンメニューから「追加日」に、真ん中の項目は「等しい」、右端の項目は入力欄をクリックし日付タブから昨日を設定します。
また、日付の指定を行う際は、エクセルファイルのデータフォーマット（今回は「西暦-月-日」の形式）を確認して選択するようにしてください。
設定できたら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、以下のように取得した値（アウトプット）が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
ここまで確認できたら忘れないように「保存する」をクリックしましょう。
「繰り返しコマンドオペレーション」をクリックします。
▼注意事項
エクセルファイルに追加されるデータは複数であることも考えられます。
この処理繰り返しコマンドオペレーションでは、複数のデータを1レコードずつになるようにデータを処理しています。
今回取得した値の項目には「タスク名」が指定されています。
設定内容を確認したら「保存する」をクリックしてください。
また、処理繰り返しコマンドオペレーションについて詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
複数取得したレコードに対して、繰り返しコマンドを使用して順番に一つずつ処理を行う方法
「Create Task」をクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能ですが、変更がない場合はそのままでも問題ありません。
Harvestと連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウントが表示されています。
アカウントを確認し問題なければ「次へ」をクリックしてください。
Account IDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から選択してください。
Nameを設定します。
タスク名のループ変数がデフォルトで設定されていますが、以下のように入力欄をクリックし取得した値から設定することも可能です。
Billable By Default、Default Hourly Rate、Is Default、Is Activeはそれぞれプルダウンメニューや、取得した値から設定可能です。
使用しない場合は「選択してください」または空欄のままでも問題ありません。
※ここで設定した項目はこのテンプレートを使用して追加されるタスク全てに適用されますのでご注意ください。
設定できたら「テスト」をクリックしましょう。
※テストをクリックすると、実際にタスクが新規追加されます。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、Harvestにタスクが追加されますので確認しておきましょう。
ここまで確認できたらYoomの画面に戻り、忘れないように「保存する」をクリックしてください。
先ほどの画面で「保存する」をクリックすると以下の画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックしてください。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上が「指定日時にMicrosoft Excelからデータを取得してHarvestにタスクを追加する方法」でした！
今回はMicrosoft ExcelからHarvestへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にHarvestからMicrosoft Excelへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Harvestで新しいタスクを作成するたびに、その内容をバックアップやデータ分析のためにMicrosoft Excelにも記録している場合に役立つ自動化です。
<span class="mark-yellow">Harvestでタスクが追加されると、その情報がMicrosoft Excelの指定したシートに追記されるため、最新の状態でデータを同期でき、手動での転記作業を削減できます</span>。
この連携は、HarvestでのアクションをきっかけにMicrosoft Excelへ直接データを連携する基本的なパターンのため設定も簡単です。
Harvestで管理している多数のタスクの中から、特定のキーワードを含むものだけを抽出し、Microsoft Excelにまとめているといった業務を自動化します。
この連携を使えば、<span class="mark-yellow">「最優先」などのキーワードをタイトルに含むタスクのみを自動でMicrosoft Excelに記録できるため、手作業でのフィルタリングや転記の手間を省き、必要な情報だけを効率的に管理</span>できます。
Microsoft ExcelやHarvestのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
フォームアプリなどと連携することで、送信された回答をMicrosoft Excelへ転記する作業を自動化できます。
テンプレートを設定するだけで、手動での入力作業が削減されるため、人為的ミスを削減したいときにおすすめです。
他のアプリをトリガーとして利用することで、Harvestへのタスクやユーザーの追加を自動化できます。
簡単な設定で手作業によるデータ登録を削減できるため、プロジェクトや人員管理の業務を効率化したいときに利用してみてください。
Microsoft ExcelとHarvestの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたMicrosoft ExcelとHarvest間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、面倒な繰り返し作業から解放され、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。
もし日々の業務の中で少しでも「この作業、自動化できないかな？」と感じることがあれば、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：既存データの双方向での更新は可能ですか？
A：はい、可能です。
トリガーやアクションは自由に変更できるため、エクセルファイルを更新したらタスクを更新に変更することも可能です。
また、今回ご紹介したテンプレートはMicrosoft ExcelからHarvestへと連携を行うものでした。
しかし、先ほど「HarvestのデータをMicrosoft Excelに連携したい場合」でご紹介したように、HarvestからMicrosoft Excelに連携することも可能です。
そのため、複数のテンプレートを使用し双方向に更新することも可能ですし、トリガーやアクションを変更し、1つのテンプレートを編集することでそれぞれ更新することもできます。
ただし、双方向のタスク登録の連携を利用する場合は、自動化フローの無限ループを避けるために、分岐処理を取り入れ、重複登録を防ぐ設定を入れる必要がある点にご注意ください。
Q：連携エラーが発生した場合の通知や対処法は？
A：連携エラーが発生した場合はフローボットが停止し、Yoomにご登録いただいているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因が記載されておりますのでご確認ください。
「エラー原因の解消方法が分からない」などでお困りの際は、ヘルプページまたは、エラー時の対応方法についてをご確認ください。
Q：Harvestのタスク以外の情報も連携できますか？
A：はい、可能です。
タスクやタイムシートだけではなく、ユーザー情報なども連携可能です。
Harvestで利用できるアクションの一覧は、こちらをご確認ください。
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