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「クライアントからの依頼メールをWrikeにタスクとして登録している」「重要な通知メールの内容をWrikeに手作業で転記している」
このように、Gmailとプロジェクト管理ツールであるWrikeの間で、日々の情報連携に手間や時間を取られていませんか？手作業でのコピー＆ペーストは、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因となり、タスクの開始が遅れてしまうことも少なくありません。
もし、<span class="mark-yellow">Gmailで受信した特定のメール情報をトリガーに、Wrikeへ自動でタスクを作成する仕組み</span>を構築できれば、こうした非効率な作業から解放され、タスクの迅速な処理とプロジェクトの円滑な進行を実現し、よりコア業務に集中できる貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">GmailとWrikeを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
GmailとWrikeのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたメール内容の転記やタスク作成といった一連の業務を完全に自動化できます。この連携により、タスクの作成漏れや入力ミスを防ぎ、プロジェクト管理の精度とスピードを大幅に向上させることが可能です。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailで受信したメールの件名や本文などの情報をもとに、Wrikeに新しいタスクを自動で作成します。この連携により、<span class="mark-yellow">クライアントからの依頼メールやシステム通知などを、手作業を介さずに即座にタスク化できる</span>ため、対応漏れを防ぎ、迅速なアクションへと繋げられます。
特定の差出人や件名など、予め設定した条件に合致するメールをGmailで受信した場合にのみ、Wrikeにタスクを自動で作成します。このフローは分岐処理を含むため、<span class="mark-yellow">数ある受信メールの中から「重要」や「至急」といったキーワードが含まれるものだけを抽出し、優先的にタスク化する</span>といった、よりスマートな業務管理が実現します。
それでは、実際にGmailとWrikeを連携したフローを作成する手順を見ていきましょう。
今回は、専門的な知識がなくても業務の自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使用します。もしYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームから無料でアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Gmailで受信した内容をもとに、Wrikeにタスクを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
はじめに、使用するアプリをマイアプリ連携を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、フローの設定がスムーズです。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
先ほどと同様に「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択してください。
検索窓にWrikeを入力し、表示された候補からクリックします。
Wrikeのログイン画面が表示されるので、Yoomと連携したいアカウントでログインしましょう。
マイアプリ一覧にOutlookとWrikeが表示されていれば、連携完了です。
次のステップに進みましょう！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Gmail特定のキーワードを含むメールを受信したことを自動化のトリガー（起点）にするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
キーワードには任意のワードを設定しましょう。
今回は「タスク」と設定しました。
設定ができたら実際にテストメールをGmail宛に送信し、「テスト」をクリックしましょう。
以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
Gmailの内容からWrikeにタスクを作成するため、内容を抽出するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
以下のようにアクションを選択する画面が表示されます。
「変更する」をクリックすると抽出に使用するAIを変更できます。
必要に応じて変更を行いましょう。
※()内のタスクを消費します。
対象のテキストには以下のようにGmailから取得した値から「本文」を選択します。
抽出したい項目には以下のように抽出したい内容をカンマで区切り入力しましょう。
指示内容は必要に応じてAIへの指示を入力します。
「テスト」をクリックし、抽出ができているか確認しましょう。
確認ができたら「保存する」をクリックします。
抽出したGmailの内容を元にWrikeでタスクを作成するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するWrikeのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
タイトルには以下のように取得した値から「タイトル」を入力しましょう。
フォルダーIDは以下のように表示される候補から選択します。
説明、期限にはタイトル同様、取得した値から「タスク内容」をクリックしましょう。
他の設定も必要であれば設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、Wrikeでタスクが作成されているか確認しましょう。
確認ができたら「保存する」をクリックし、設定を完了させます。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
今回はGmailからWrikeへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にWrikeでのアクションをきっかけにGmailへ通知を送るような、逆方向のデータ連携ももちろん可能です。関連するテンプレートも併せてご利用ください。
Wrikeで新しいタスクが作成されたタイミングで、そのタスク情報をGmailへ自動で送信します。この連携により、<span class="mark-yellow">プロジェクトに新しいタスクが追加されたことを関係者へ即座に共有できる</span>ため、チーム全体の情報共有を円滑にし、担当者の迅速な対応を促すことができます。
Wrikeで「高優先度」のタスクが作成されたり、特定の担当者が割り当てられたりした場合など、設定した条件に合致するタスクが作成された際に、その内容をGmailに自動で通知します。この分岐処理を含む連携を活用することで、<span class="mark-yellow">特に重要なタスクの発生を見逃すことなく、マネージャーや関係者が状況をリアルタイムで把握できる</span>ようになります。
毎日使っているアプリも、少し工夫するだけで業務効率がぐっと上がります。GmailやWrikeを活用すれば、面倒な手作業を減らし、情報整理や共有がスムーズになります。
Gmailを使えば、受信メールの情報を自動で整理・活用できるようになります。Google スプレッドシートとの連携によって、データの転記作業を省略できたり、AIでの要約通知により対応の優先順位づけもラクになります。
業務の手間を減らしたい方にぴったりの自動化です。
Wrikeでは、タスク管理に関する情報を他ツールと連携することで、進捗状況の可視化や他チームとのリアルタイム共有が可能になります。
GoogleカレンダーやGoogle スプレッドシートと組み合わせれば、スケジュール管理や情報整理の手間も大きく軽減できます。
GmailとWrikeの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたメール内容の確認とWrikeへのタスク登録という一連の作業をなくし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、タスクの作成漏れや対応の遅れといったリスクを大幅に削減し、担当者はプロジェクトの進行やクライアント対応といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に実現できます。もし日々の繰り返し業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
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