Google DriveにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Notionに追加する
試してみる
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle DriveのファイルとNotionを連携してOCRで読み取った情報をレコードとして自動追加するテンプレート が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google DriveにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Notionに追加する
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「Google DriveとNotionを両方使っていて、情報の整理が大変…」特に請求書や議事録のような重要な資料は、手作業ではミスの心配もあります。
もし、Google Driveにファイルが追加されたら、その内容を自動で読み取ってNotionのデータベースに登録する仕組み があれば、こうした定型業務から解放されます。さらに、創造的で重要なコア業務に集中できる時間を確保することができます。
今回ご紹介する方法は、プログラミング知識がなくても直感的な操作で簡単に設定可能です。これまで自動化を諦めていた方でもすぐに導入できます。この機会に面倒な作業をなくし、業務をよりスマートに進めていきましょう。
Google DriveとNotionを連携してできること
Google DriveとNotionのAPIを連携させることで、Google Driveのファイル情報をトリガーに、Notionのデータベースへ自動的にデータを追加・更新できます。これにより、これまで手作業で行っていた情報転記や整理の工数を削減し、正確性とスピードを同時に高められます。
以下に具体的な自動化の活用例を紹介しますので、気になる内容があればぜひチェックしてみてください。
Google DriveにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Notionに追加する
Google Driveの特定フォルダに請求書や領収書などのファイルをアップロードすると、OCR機能がファイル内のテキスト情報を自動で抽出 し、Notionのデータベースに新しいアイテムとして登録します。これにより、手作業でのデータ入力が不要となり、記録と整理を効率化。
特定条件を満たすファイルを仕分けながら保存できるため、必要なデータを自動で一元管理できます。
Google DriveにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Notionに追加する
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Google DriveにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、内容を要約しNotionに追加する
Google Driveに議事録やレポートなどの長文ドキュメントがアップロードされると、OCRでテキストを抽出した後、AIが内容を自動で要約 し、Notionのデータベースに整理された形で保存します。要点を短時間で把握できるため、情報共有の効率が向上。
冗長な記録を含む文書でもシンプルに管理 でき、業務全体の生産性を高められます。
Google DriveにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、内容を要約しNotionに追加する
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Google DriveとNotionの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogle DriveとNotionを連携したフローを作成してみましょう！こちら の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Google DriveにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Notionに追加する」 フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Google DriveとNotionをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Google Driveのトリガー設定およびNotionのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ステップ1：Google DriveとNotionのマイアプリ連携 先ずは、Yoomと連携させたいGoogle DriveアカウントとNotionアカウントを「マイアプリ」に登録しましょう。この設定は初回のみ必要です。
流れが確認出来たら、アプリ一覧画面でGoogle Driveを検索して選択して設定をスタートしましょう。
「Sign in with Google」をクリック。
以下の画面が表示されたら、ログインするアカウントをクリック。
こちらの画面が表示されたら、「続行」をクリックすると、Google Driveのマイアプリ連携が完了です！
Notionも同様に登録しましょう。
下記の画面が表示されるので、任意の方法でログインします。
パスワードを入力し、「ログイン」をクリックします。
YoomからNotionへのアクセス権限を確認し、「ページを選択する」をクリックします。
Yoomがアクセスできるページを選択し、「アクセスを許可する」をクリックします。
マイアプリ画面にGoogle Driveが追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー Yoomのフローボットテンプレート から使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。
Google DriveにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Notionに追加する
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そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面（フローボット）が開きます。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
【用語解説：フローボット】フローボットは、Yoomで作る自動化の「流れ（フロー）」を実行するロボットのことです。トリガー（きっかけ）とアクション（処理）を組み合わせて動作します。 ステップ3：Google Driveのトリガー設定 まずは、フローの起点となるトリガーアクション（ファイルの作成）を設定していきます。今回は、業務委託契約書のファイルをアップロードする設定で進めていきます。
【用語解説：トリガー】トリガーは、自動化をスタートさせるきっかけのことです。例：「Gmailで特定ラベルのメールを受信したら」。 「新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリック。
「タイトル」は任意の名称に変更可能です。アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択しテストをクリックする。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページ をご覧ください。
【用語解説：プルダウン】プルダウンとは、クリックすると選択肢が一覧で表示されるメニューのことです。「トリガーの起動間隔」を選ぶ際などに使います。
テストが成功すると、「取得した値」に受信したメールの情報が追加されます。
取得した値についての詳しい説明は、こちらのヘルプページ をご覧ください。
ステップ4：分岐の設定 ※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）です。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
分岐条件を設定します。
下図のようにオペレーショと取得した値を設定すると、トリガー設定で取得した「ファイル名」について分岐の条件にすることができます。
「分岐」の設定方法
分岐条件では、分岐対象（ここではファイル名）についてどの条件だったら次のフローに進むのか、を設定します。ここでは、「ファイル名に.pdfが含まれていたら」次のフローに進むようにしました。
設定が完了したら、「保存する」をクリックします。
ステップ5：ファイルをダウンロードする ※ダウンロード可能なファイルサイズについては、こちらの記事
アプリと連携する「ファイルをダウンロードする」をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
格納先のファイルIDは、入力欄をクリックして表示される「候補」から該当のフォルダを設定します。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！テストが成功すると、アウトプットが表示されます。
ステップ6：画像・PDFから文字を読み取る設定（OCR） ※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
「画像・PDFから文字を読み取る」を選択します。
「アクションを選択」を業務内容に合わせて設定しましょう。今回は画像ファイルの文字数が4000字以内のアクションを選択しました。アップロードするファイルの文字数や、消費タスク数を考慮して選択してください。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
詳細設定
設定後にテストを実行し、「保存する」で完了です。
ステップ7：Notionでレコードを取得する 「レコードを追加する」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
連携するデータベースを設定します。
取得対象のレコードを指定するための条件を設定します。
ここでは、「テキスト」欄に先ほどOCRで取得した値を選択しています。入力が完了したら、設定した条件に基づいて該当するレコードが正しく取得できるかを確認するため、「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると、Notionから取得したレコードの内容が一覧で表示されます。内容を確認し、「保存する」をクリックします。
Notionにデータが追加されていれば成功です。
ステップ8：アプリトリガーをONにしよう！ すべての設定が完了すると、設定完了の「コンプリート画面」が表示されます！最後に、トリガーをONにして、フローボットを起動させましょう。トリガーのON/OFFは、画面左上のトグルスイッチで切り替えできますよ。
✅ トリガーをONにすると、通知先を選べるポップアップが表示されます。
NotionのデータをGoogle Driveに連携したい場合
今回はGoogle DriveからNotionへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にNotionからGoogle Driveへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。プロジェクト管理や情報共有のスタイルに応じて、最適な連携フローを構築しましょう。
Notionでページが作成されたら、Google Driveでフォルダを作成する
Notionで新しいプロジェクトやクライアントのページを作成すると、そのページ名に対応したフォルダがGoogle Drive内に自動で生成 されます。この仕組みにより、プロジェクトごとに関連ファイルを格納する場所が即座に確保され、手動でのフォルダ作成の手間や命名規則のバラつきを防ぎ、ファイル管理体制を統一・効率化できます。
Notionでページが作成されたら、Google Driveでフォルダを作成する
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Notionでページが作成されたら、Google Driveでフォルダを作成し担当者にタスク振分をする
Notionでのページ作成をトリガーとして、Google Driveに専用フォルダを自動作成するだけでなく、関連する担当者へSlackやメールで通知し、タスクを自動で割り振る ことまで可能です。この一連のプロセスを自動化することで、プロジェクトのキックオフを迅速かつ円滑に進め、担当者間の認識齟齬や対応漏れを未然に防ぎます。
Notionでページが作成されたら、Google Driveでフォルダを作成し担当者にタスク振分をする
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Google DriveやNotionを活用したその他の自動化テンプレート
Google DriveやNotionを活用すれば、日々のファイル整理や情報共有の負担を大きく減らせます。ちょっとした作業も自動化することで、業務の効率化とチーム全体のスムーズな連携につながります。
Google Driveを使った便利な自動化例
Google Driveを利用すると、ファイルの保存や共有だけでなく、会議の記録や通知の作業も自動化できます。手作業での転記や管理が減ることで、情報整理がラクになり、より重要な業務に集中できます。
Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、Google Meetで会議スペースを発行する
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Google Meetで会議が終了したら、録画URLをSlackに共有する
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Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Meetで会議スペースを作成する
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Google Meetで会議終了後、録画データをGoogle Driveへ格納しGmailで通知する
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Google Meetの会議を自動で文字起こしし、議事録をNotionに追加する
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Notionを使った便利な自動化例
Notionを使った自動化では、データベースへの情報追加や他ツールとの連携を効率的に進められます。更新漏れや転記の手間をなくし、整理された情報を活用できる環境が整います。
Notionデータベースの情報でGoogle ドキュメントで見積書を作成し、Gmailでメールを送信する
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Notionにページが作成されたら、Google スプレッドシートにデータを自動入力する
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Notionのデータベースにアイテムが追加されたら、Trelloにカードを作成する
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Notionのデータベースに情報が追加されたら、Googleスプレッドシートに格納しGoogle Chatに通知する
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Notionの任意のデータベースに情報が追加されたら、情報をGoogleスプレッドシートにも追加
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まとめ
Google DriveとNotionの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル内容の転記や情報整理にかかる時間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを根本からなくすことができます。 これにより、担当者は請求書処理や議事録の整理といった定型業務から解放され、より付加価値の高い分析や企画といったコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら から無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！
関連記事：【簡単設定】Google DriveのデータをSlackに自動的に連携する方法
よくあるご質問
Q： OCRで読み取った項目をNotionの各項目に振り分けるには？
A：OCRで読み取った項目をNotionの各項目に振り分けるには、まずNotionのデータベースにOCRで読み取りたい情報を項目として設定する必要があります。（日付、担当者、金額など）
Q： 連携が失敗した時、エラーに気づくための通知は来ますか？
A：今回ご紹介したフローを一通り設定し、トリガーをONにした状態で連携に失敗した場合はYoomにご登録いただいているメールアドレスへ通知が届きます。通知内にエラー原因について記載しておりますのでご確認ください。ヘルプページ エラー時の対応方法について サポート窓口
Q：この自動化を実行すると、Yoomのタスクはどれくらい消費しますか？
A：今回ご紹介したテンプレートを1回実行すると、成功失敗を問わず8タスクを消費します。無料で使用できるタスク数はプランによって異なります。タスク実行数について詳しく知りたい方はこちら こちら
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