Notionでページが作成されたら、Google Driveでフォルダを作成し担当者にタスク振分をする

■概要

Notionでタスクやプロジェクトを管理し、関連するファイルをGoogle Driveで保管しているものの、それぞれの情報を手作業で紐付けることに手間を感じていませんか。ページ作成の都度、手動でフォルダを作成する作業は、ミスの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Notionのページ作成をきっかけにGoogle Driveのフォルダ生成や担当者へのタスク割り当てまでを自動化でき、NotionとGoogle Driveをよりスムーズに連携させながら業務を進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionとGoogle Driveを併用し、情報管理の二度手間や転記作業をなくしたい方
• 手作業によるフォルダ作成や情報共有でのミス、連絡漏れを防ぎたいプロジェクト管理者の方
• Notionでのタスク管理とGoogle Driveでのファイル管理を連携させ、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionへのページ作成を起点に、Google Driveでのフォルダ作成から担当者への依頼までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での情報連携時に起こりがちな、フォルダ名の入力ミスや関連情報の共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、取得したページ情報にもとづいて後続の処理を分岐させます。
4. 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、ページのさらに詳細な情報を取得します。
5. Google Driveの「フォルダを作成する」アクションで、取得した情報をもとにフォルダを自動生成します。
6. AI機能を用いてNotionのページ内容を要約し、タスクの概要を生成します。
7. 最後に、担当者依頼機能で、生成したフォルダ情報や要約を添えて担当者に対応を依頼します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータベースのIDを任意に設定してください。
• 分岐機能では、Notionから取得したページ情報（例：ステータスや担当者）をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます。
• Google Driveで作成するフォルダの名称や保存先の親フォルダは、Notionのページタイトルといった前段で取得した情報を利用して動的に設定することが可能です。
• AI機能で要約する際には、Notionのページ本文などを要約対象として指定し、出力内容の条件も柔軟にカスタマイズできます。
• 担当者への依頼内容は、固定の文章だけでなく、NotionのページURLやGoogle Driveのフォルダリンクなど、各工程で取得した情報を組み込めます。

■注意事項

• NotionとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。