■概要
Google Driveに保存したファイルの内容を確認し、手作業でNotionに転記する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされると、OCR機能が内容を自動で読み取り、AIが要約した上でNotionのデータベースへ追加します。NotionとGoogle Drive間での煩雑な手作業を自動化し、情報集約の効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとGoogle Driveを活用して、日々の業務情報やナレッジを管理している方
- PDF化された請求書や議事録などの内容を手作業で転記し、負担を感じている方
- ファイルの内容を要約してチームに共有するプロセスを、よりスムーズにしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル追加を起点に、Notionへの情報集約が自動で完結するため、転記や要約といった定型業務の時間を削減できます
- 手作業による情報の転記ミスや要約の抜け漏れを防ぎ、Notion上で管理するデータの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとNotionをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードした画像やPDFファイルの内容を読み取ります
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、OCRで抽出したテキストを要約します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約した内容をデータベースに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガーでは、監視対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください
- 分岐機能を追加することで、前段で取得したファイル名や拡張子などの情報を利用し、後続のオペレーションを分岐させる条件をカスタマイズ可能です
- OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目を任意でカスタマイズできます
- AIによる要約機能では、要約対象の文章にOCRで抽出したテキストなどの情報を変数として利用でき、要約の条件も柔軟に設定可能です
- Notionのデータベースにレコードを追加する際、各プロパティに対してどの情報を割り当てるかを柔軟にカスタマイズできます
■注意事項
- Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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