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Harvestでタスクを管理し、Smartsheetでプロジェクト全体の進捗を追跡している現場では、「Harvestで新しいタスクを作成するたびに、Smartsheetの該当シートに手作業で情報を転記している」「二重入力の手間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れも発生しがちで困っている」といったお悩みはありませんか？
このような定型的ながらも重要なデータ連携作業は、日々の業務を圧迫する一因になりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">Harvestでタスクが作成されたら、その情報が自動的にSmartsheetの行として追加される仕組み</span>があれば、こうした手作業による非効率やヒューマンエラーのリスクから解放され、より創造的で価値の高い業務に集中できる貴重な時間を確保することができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても驚くほど簡単に実現でき、日々の業務負担を大幅に軽減することが可能です。ぜひこの機会に導入して、よりスマートな業務プロセスを構築しましょう。
Yoomには<span class="mark-yellow">HarvestとSmartsheetを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
HarvestとSmartsheetのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた二つのアプリケーション間のデータ入力を完全に自動化できます。
例えば、Harvestで作成したタスク情報をタイムリーにSmartsheetに反映させることで、手作業によるタイムラグや入力ミスを防ぎ、常に最新の状態でプロジェクトを管理することが可能になります。
以下で具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Harvestで新しいタスクが作成されるたびに、その情報をSmartsheetの指定したシートに自動で行として追加するため、<span class="mark-yellow">タスク情報をプロジェクト管理シートへ手動で転記する手間を完全に排除し、入力ミスや更新漏れを防ぐ</span>ことができます。
Harvestで作成されたタスクの中から、特定のプロジェクト名やクライアント名など、あらかじめ設定した条件に合致するタスクのみをSmartsheetに自動で追加するため、<span class="mark-yellow">関連性の高い情報だけをプロジェクト管理シートに集約でき、シートの煩雑化を防ぎながら効率的な情報管理を実現</span>します。
それでは、さっそく実際にHarvestとSmartsheetを連携したフローを作成してみましょう。
今回はYoomを使用して、ノーコードでHarvestとSmartsheetの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「HarvestでTaskが作成されたら、Smartsheetに行を追加する」フローを作成していきます。
作成の流れは大きく分けて以下です。
まず、自動化に必要なHarvestとSmartsheetをYoomに連携させるため「マイアプリ登録」を行います。
画面の指示に従って各サービスのアカウント情報を入力し、連携を許可するだけで、ツール間の連携が可能になりますよ！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Harvestをクリックします。
(2)Harvestのサインイン画面から、お持ちのアカウントでサインインしましょう。
(3)Yoomへのアクセス許可画面から、「Authorize application」をクリックします。
(4)次にSmartsheetの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からSmartsheetをクリックします。
ログイン画面から、メールアドレスを入力し「続行」をクリックしましょう。
(5)パスワードを入力し「サインイン」をクリックします。
(6)アクセス許可の画面から、「許可」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにHarvestとSmartsheetが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ここから、フローの作成に入ります！
Yoomのテンプレートを利用することで簡単に業務の自動化を実現できます。
まずは、下記テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
(1)Harvestと連携して、新しいタスクが作成された際の設定を行っていきましょう！
アプリトリガーの「New Task」をクリックします。
(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Harvestと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「New Task」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※起動間隔はプランによって異なりますので、ご注意ください。
基本的には最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします！
下へ進み、Account IDを候補から選択します。
入力が終わったら「テスト」をクリックする前にHarvestにテスト用の新しいタスクを登録します。
登録できたらYoomに戻り「テスト」をクリックしましょう！
「取得した値」にHarvestの情報が反映されればテスト成功です。
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！
「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！
(1)次にSmartsheetと連携して、自動で行を追加します！
「行を追加」をクリックします。
(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Smartsheetと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「行を追加」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、シートIDを候補から選択します。
下へ進み、カラムIDと値を入力します。
値に取得した値を使うことで、都度変更することなくHarvestの情報を引用できます！
「＋セル情報を追加」をクリックすることで、セル情報を追加できます。
入力が終わったら「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると、SmartsheetにHarvestの情報が追加されていました！
Yoomに戻り「保存する」をクリックしましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、HarvestでTaskが作成されたら、Smartsheetに行を追加しているかを確認してみてくださいね！
今回はHarvestからSmartsheetへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmartsheetからHarvestへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
プロジェクト計画をSmartsheetで立て、そこからHarvestのタスクを自動生成するといった活用が可能です。
Smartsheetで新しい行が追加されると、その情報をもとにHarvestにタスクを自動で作成するため、<span class="mark-yellow">プロジェクト計画の立案からタスクの割り当てまでをシームレスに行い、管理の手間を削減</span>できます。
Smartsheetの行の中から「担当者が割り当てられた」「ステータスが“進行中”になった」など、特定の条件を満たした行の情報だけを抽出し、Harvestにタスクとして自動作成することができます。
<span class="mark-yellow">アクションが必要な項目だけをタスク化し、大量のタスクの発生を防ぎながら効率的に作業を進める</span>ことができます。
HarvestやSmartsheetを使えば、日々の作業をぐっと効率化できます。通知や情報連携が自動になることで、業務の手間や抜け漏れが減り、より本来の仕事に集中できるようになります。
Harvestを使った自動化では、タスクやプロジェクト、ユーザー情報の連携や通知がスムーズに行えます。作業の進捗や担当者の追加もすばやくチームに共有できるので、情報管理の手間が大幅に軽減されます。
Smartsheetを活用することで、さまざまなツールと情報を自動でつなげられます。たとえば、新しい行が追加されたらファイルの整理やミーティング設定まで自動化でき、業務の効率化や情報の一元管理が簡単に実現できます。
HarvestとSmartsheetの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたタスク情報とプロジェクト管理シート間のデータ転記作業から完全に解放され、ヒューマンエラーのリスクを根本からなくすことができます。</span>
これにより、担当者は常に正確で最新の情報に基づいて業務を進めることが可能となり、手作業に費やしていた時間を本来注力すべきコア業務に充てられる環境が整いやすくなります。
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの専門知識がない方でも直感的な操作のみで簡単に構築できますので、もし日々の繰り返し作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化の世界を体験してみてください。
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