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「Salesforceの商談情報を、Googleカレンダーに手入力で登録している…」
「入力ミスや転記漏れで、顧客とのアポイントを忘れてしまったことがある…」
このように、営業活動に欠かせないSalesforceとGoogleカレンダーの連携において、手作業による非効率やヒューマンエラーに悩まされていませんか？
重要な顧客情報やスケジュール管理だからこそ、正確かつ迅速な対応が求められますが、日々の業務に追われる中で完璧に対応し続けるのは簡単なことではありません。
もし、<span class="mark-yellow">Salesforceの商談ステータスが更新されたら、自動でGoogleカレンダーに予定が登録される仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業から解放されるでしょう。
また、スケジュール管理のミスをなくし、より重要な営業戦略の立案や顧客とのコミュニケーションに時間を活用できるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても驚くほど簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SalesforceとGoogleカレンダーを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
SalesforceとGoogleカレンダーのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた多くの定型業務を自動化できます。
例えば、Salesforceで商談が特定の日程で確定した際に、その情報を基にGoogleカレンダーへ自動で予定を作成する、といったことが可能になるでしょう。
これにより、入力の手間やミスを削減し、よりスムーズな営業活動を実現可能です。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Salesforceの商談ステージが「アポイント確定」などに更新されたタイミングで、関連する情報を基にGoogleカレンダーへ自動で予定を作成します。
この連携により、<span class="mark-yellow">手動でのカレンダー登録作業が不要となり、入力ミスやダブルブッキングといったヒューマンエラーを防ぐ</span>ことができるため、営業担当者は安心して次のアクションに集中できます。
Salesforceの商談ステータスが更新された際に、まず上長などに承認依頼を送り、承認が得られた場合にのみGoogleカレンダーに予定を登録する、といったフローを自動化します。
重要なアポイントメントや役員が参加する会議など、<span class="mark-yellow">社内確認が必要なスケジュール登録を自動化しつつ、人的なチェックプロセスを組み込める</span>ため、組織としてのガバナンスを強化しながら業務の効率化を図ることが可能です。
それでは、さっそく実際にSalesforceとGoogleカレンダーを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでSalesforceとGoogleカレンダーの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Salesforce／Googleカレンダー
[Yoomとは]
今回はSalesforceの商談ステージが特定のステータスになったら、Googleカレンダーに予定を作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
SalesforceとYoomのマイアプリ登録
マイアプリ登録について、以下の手順をご参照ください。
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
GoogleカレンダーとYoomのマイアプリ登録
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでGoogleカレンダーと検索し対象アプリをクリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
Googleアカウントの選択画面が表示されるので、連携したいアカウントをクリックしてください。
選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。
アクセス権限の確認画面が表示されるので、「続行」をクリックして連携を完了させましょう。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Salesforceと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてSalesforceで商談のフェーズを変更しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で設定しました。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でSalesforceをチェックし、トリガーとなるアクション（今回は商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたこと）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
マイドメインURL
注釈に沿って入力しましょう。
マイドメインURLの確認手順は以下を参考にしてみてください。
Salesforceにログインしたら、画面右上の歯車アイコンをクリックし、表示されるメニューから「設定」を選択しましょう。
画面中央上部の検索バーに「私の」と入力すると、「私のドメイン」が候補に表示されるのでクリックしてください。
下記の画面が表示されたら、現在の「私のドメイン」のURL（赤枠部分）をコピーします。
Yoomの操作画面から、マイドメインURL欄にコピーしたURLを貼り付けましょう。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Salesforceで更新された商談に関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値は、この後のステップで利用ができます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「コマンドオペレーション」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Salesforceで商談ステージが特定のステータスに変更された場合にのみ処理を行うよう、分岐条件を設定します。
以下の画面では、基本的にデフォルト設定のままで問題ありません。
タイトル
分岐処理の名前を任意で入力します。
オペレーション
デフォルトで「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」が選択されているので、確認しましょう。
取得した値
デフォルトで「フェーズ」が選択されているので、こちらも確認してください。
分岐条件
分岐条件として「フェーズ」と「値と等しい」がデフォルトで設定されています。
右側の入力欄をクリックし、取得した値からトリガーのステップにて取得した「フェーズ」を選択しましょう。
トリガーで取得したレコードのフェーズがここで指定した値と一致した場合のみ、分岐処理が実行される仕組みです。
設定後、「保存する」をクリックします。
「予定を作成」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Googleカレンダーと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
カレンダーID
予定を作成したいGoogleカレンダーのカレンダーIDを設定します。
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
作成する予定の設定をします。
予定のタイトル
入力欄をクリックすると、前のステップでSalesforceから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
※なお、テキストを直接入力した部分は固定値として扱われるため、取得した値を使わずに設定すると毎回同じデータがGoogleカレンダーに登録されてしまいます。
デフォルトのように「_MTG」など一部だけをテキストで固定し、トリガーの取得した値と組み合わせることで、共通の表記を入れつつレコードごとに内容を変えて登録できます。
予定の開始日時、予定の終了日時
予定の日付は 2021-01-01T12:00:00+09:00 のような形式で入力します。
入力欄をクリックし、表示される日付タブから日付を選択して入力することも可能です。
予定の説明
予定のタイトルと同様に、入力欄をクリックすると取得した値が表示されるので選択して入力しましょう。
その他の項目もお好みで設定可能です。
注釈を参考に、必要に応じて設定してみてくださいね。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でGoogleカレンダーに予定が作成されるか確認しましょう。
テストが成功すると、作成された予定の情報が一覧で表示されます。
あわせてGoogleカレンダーを開き、指定した内容で予定が実際に作成されているか確認してみましょう。
今回は下記の通り作成されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすると、Salesforceの商談ステージが特定のステータスに更新されたタイミングで、関連する情報を基にGoogleカレンダーへ予定が自動で作成されます。
実際にSalesforceの商談ステージを変更し、Googleカレンダーに予定が登録されるかを確認してみましょう。
今回はSalesforceからGoogleカレンダーへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogleカレンダーからSalesforceへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Googleカレンダーに新しい予定が作成されたタイミングで、その予定の件名や説明文から情報を抽出し、Salesforceに新しいリードとして自動で登録します。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">展示会やイベントで獲得した名刺情報をもとに設定したアポイントを、そのまま自動でリード化できる</span>ため、リード登録の手間を削減し、機会損失を防ぎます。
Googleカレンダーに「フォローアップ」や「次回提案」といった特定のキーワードを含む予定が作成された場合に、関連するSalesforceの商談オブジェクトにToDoを自動で登録します。
これにより、<span class="mark-yellow">スケジュールとタスク管理をシームレスに連携させ、営業担当者の対応漏れを防ぐ</span>とともに、ネクストアクションを明確にすることで、より確実な案件の進捗管理を実現できます。
今回ご紹介した連携以外でも、SalesforceやGoogleカレンダーのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Salesforceを中心にOutlook・Zoom・Calendly・Acuity Scheduling・Google Meetといったツールをシームレスに連携し、予定やリード、録画URLの登録を自動で行うことが可能です。
日々の入力作業を省きながら、商談管理とスケジュール管理の精度を高められる点が大きな魅力です！
kintoneやAsanaの情報をもとにカレンダーへ予定の追加や、Gmailで受信した日程を自動解析して登録、さらにカレンダーに追加された予定をGoogle スプレッドシートに記録する自動化が可能です。
HubSpotとの組み合わせによっては、商談予定の作成とSlackへの通知も実現できます。
こうした連携を取り入れることで、予定管理にかかる負担を削減しながら、営業活動やチーム全体のタスク進行をスムーズに進められるでしょう！
SalesforceとGoogleカレンダーの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた商談情報のカレンダーへの転記作業をなくし、入力ミスや連携漏れといったヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。</span>
これにより、営業担当者は常に最新かつ正確なスケジュールに基づいて行動でき、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションや提案活動に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築することが可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
Q：商談以外のオブジェクトも連携できますか？
A：はい、可能です。
Salesforceのトリガーについて、詳しくは下記のページを参考にしてください。
企業ごとの運用に合わせて活動管理や独自のオブジェクトを起点にした自動化が行えます。
Q：双方向の同期（カレンダーの変更をSalesforceに反映）は可能ですか？
A：はい、可能です。
今回ご紹介したSalesforce→Googleカレンダーの連携に加えて、Googleカレンダー→Salesforce方向のフローも別途設定することで、双方向の同期を実現できます。
本記事後半の「GoogleカレンダーのデータをSalesforceに連携したい場合」でご紹介したようなテンプレートを利用したり、用途に合わせて一からフローボットを構築することも可能です。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：設定している場合、フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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