Gmailで日程調整を受信したら、正規表現で抽出してGoogleカレンダーに自動登録する

■概要

お客様や取引先との日程調整メールが届くたびに、内容を確認して手動でカレンダーに登録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した日程調整メールの内容を正規表現で自動的に読み取り、Googleカレンダーへ予定として登録する一連の流れを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日程調整メールが多く、GmailからGoogleカレンダーへの転記作業に手間を感じている方
• 手作業によるカレンダーへの入力ミスや、ダブルブッキングなどの登録漏れを防ぎたい方
• 正規表現を用いてテキスト情報を抽出し、定型業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでメールを受信するだけでGoogleカレンダーに予定が登録されるため、手作業での転記や確認にかかっていた時間を短縮できます。
• メール本文から日付や時刻を自動で抽出して登録するため、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定し、起動のきっかけとしたいメールのラベルを指定します。
3. 続いて、オペレーションの「正規表現によるデータの抽出」アクションで、メール本文から予定の日付を抽出するよう設定します。
4. 同様に、「正規表現によるデータの抽出」アクションで、予定の開始時刻と終了時刻をそれぞれ抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとに予定を自動で登録します。

■このワークフローのカスタムポイント

• 「正規表現によるデータの抽出」オペレーションで設定されている正規表現の表記は一例です。実際に受信するメールの文面に合わせて、日付や時刻を抽出するための記述を任意で変更してください。