Zendeskのチケット管理において、手作業でのステータス更新に追われていませんか？
「他のツールで顧客対応が完了したのに、Zendesk側のステータス更新を忘れてしまった]
「複数部署でやり取りする中で、チケットの担当者や状況が分かりにくくなっている」など、手動での管理に限界を感じる場面は少なくありません。
もし、問い合わせフォームの送信や、他ツールでのアクション完了などをきっかけに、Zendeskのチケットステータスが自動で更新される仕組みがあれば、更新漏れやタイムラグといったヒューマンエラーを防具ことが可能です。より迅速で質の高い顧客対応を実現し、本来注力すべき業務に集中する時間を創出できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZendeskのチケットステータスを自動で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Wixでフォームが送信されたら、Zendeskのチケットのステータスを更新する
試してみる
Wixのフォーム送信をトリガーにZendeskのチケットを更新するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Wixでフォームが送信された際に、Zendeskのチケットステータスを自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zendesk／Wix
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- WixとZendeskのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Wixのトリガー設定とZendeskのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Wixでフォームが送信されたら、Zendeskのチケットのステータスを更新する
試してみる
ステップ1：WixとZendeskをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1.WixとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
2.ZendeskとYoomのマイアプリ登録
【注意】
- Zendeskは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
- 有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているZendeskも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Wixでフォームが送信されたら、Zendeskのチケットのステータスを更新する
試してみる
テンプレートがコピーされたら「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
ステップ3：Wixでフォームが送信されたら
「フォームが送信されたら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Wixと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
手順に沿ってWebhookの設定を行いましょう。
WebhookURLをあらかじめコピーしておいてくださいね。
Wixのメニューにある「オートメーション」をクリックしましょう。
「オートメーションを作成」をクリックします。
「新規作成」をクリックしましょう。
トリガーは、「フォームが提出された時」を選択します。
「+」をクリックしましょう。
「アクション」をクリックし、「HTTPリクエストを送信」を選択します。
メソッドを、「POST」にし設定しましょう。
「 Webhook URL」にコピーしたYoomのWebhook URLを入力します。
任意で名前の変更も可能です。右上にある「有効にする」をクリックします。
以下のように表示されていたら設定完了です。
設定できたら、フォームにテスト用の回答を送信しましょう。
回答を送信できたら、Yoomの画面に戻って「テスト」を行います。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
しかし、すべてが「取得した値」に反映されているわけではないので必要な項目を手動で取得する必要があります。
手動で「取得した値」を追加する方法について、詳しくは「取得する値」を追加する方法
をご覧ください。
手動で追加できたら「完了」を選択しましょう。
ステップ4：Zendeskでチケットを検索する
「チケットを検索（件名部分一致）」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Zendeskと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「サブドメイン」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
「キーワード」を「取得した値」を使って設定しましょう。
取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
今回は、Zendeskのチケットの件名にメールアドレスが使用されている場合を想定して以下のように設定しました。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
※今回のテストで、「取得した値」に反映されたチケットは以下のものです。
ステップ5：Zendeskのチケットのステータスを更新する
「チケットのステータスを更新」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Zendeskと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「サブドメイン」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
「チケットID」を「取得した値」から設定しましょう。
注釈に沿って「ステータス」を任意のものに設定しましょう。
今回は「pending」に設定しています。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると以下のような画面が表示されます。
「完了」を選択しましょう。
チケットのステータスが変更されました！
ステップ6：トリガーをONにする
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
ZendeskのAPIを使ったその他の自動化例
ZendeskのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Zendeskを使った自動化例
Zendeskを活用すれば、Google フォームやGmail、Google ビジネスプロフィールの投稿内容をきっかけにチケットを自動作成する仕組みが構築できます。また、チケット作成時にNotionやTrello、HubSpot、Glideなどの外部ツールへ情報を自動連携したり、AIで生成した返答案をMicrosoft Teamsへ通知したりすることも可能です。さらに、ClickUpでのタスク完了に合わせてチケットステータスを更新したり、Google スプレッドシートの情報をZendesk Sellのリードとして登録するなど、営業やサポート業務の広範な自動化を実現します。
ClickUpでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する
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ClickUpでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新するフローです。
Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Zendeskにチケットを作成する
試してみる
■概要
Gmailに届くお問い合わせなどをZendeskへ手作業で起票していませんか？この作業は単純ですが、対応漏れや入力ミスが許されず、大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、Zendeskにチケットが自動で作成されるため、手作業による対応業務を効率化し、顧客対応の迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmail経由の問い合わせをZendeskで管理しているカスタマーサポート担当の方
・手作業でのチケット起票による対応漏れや遅延の発生に課題を感じている方
・問い合わせ対応業務を自動化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Gmail、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Zendesk Sellにリードを作成する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Zendesk Sellにリードを作成するフローです。
Googleビジネスプロフィールで口コミが投稿されたらZendeskにチケットを作成する
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■概要
「Googleビジネスプロフィールで口コミが投稿されたらZendeskにチケットを作成する」フローは、顧客からのフィードバックを迅速かつ効率的に対応するための業務ワークフローです。
Googleビジネスプロフィールに寄せられた口コミは、ビジネスの評価や改善点を知る貴重な情報源です。しかし、手動でZendeskにチケットを作成するのは手間がかかり、対応が遅れることもあります。
このワークフローを導入すれば、口コミが投稿された瞬間に自動でZendeskにチケットが生成され、迅速な対応が可能になります。これにより、顧客満足度の向上と業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleビジネスプロフィールで多数の口コミを受け取っており、迅速な対応に課題を感じているビジネスオーナー
・Zendeskを活用して顧客サポートを効率化したいカスタマーサポート担当者
・手動でのチケット作成に時間を取られ、他の業務に集中したいと考えているチームリーダー
・顧客の声を即座に反映させ、サービス改善に役立てたい経営者
■注意事項
・GoogleビジネスプロフィールとZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Googleフォームで登録された情報をZendeskに登録する
試してみる
Googleフォームで登録された情報をZendeskに登録するフローです。
Zendeskにチケットが作成されたらGlideのテーブルに行を追加する
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■概要
「Zendeskにチケットが作成されたらGlideのテーブルに行を追加する」フローは、カスタマーサポートの管理を効率化する業務ワークフローです。Zendeskで新しいチケットが発生すると、自動的にGlideのテーブルに情報が追加され、データの一元管理が実現します。これにより、サポートチームは迅速かつ正確な対応が可能となり、業務のスムーズな運営をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zendeskを活用して顧客サポートを行っており、データ管理を効率化したいサポート担当者
・Glideを使って業務データを管理しており、Zendeskとの連携を検討中のチームリーダー
・カスタマーサポートのプロセスを自動化し、作業時間を短縮したい経営者
■注意事項
・ZendeskとGlideのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Zendeskにチケットが作成されたら、AIで返答案を生成してMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「Zendeskにチケットが作成されたら、AIで返答案を生成してMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローを利用すると、チケット対応のスピードが向上します。
これにより、顧客満足度が向上して信頼性のアップが期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zendeskでサポート業務を行っている方
・Zendeskのチケット管理を効率化したいと考えている方
・顧客対応を迅速に行い、顧客満足度を高めたいと考える方
・AIを活用して、チケット対応の自動化を進めたい方
・Microsoft Teamsを日常的に利用している企業
・Microsoft Teamsを利用して、チケットの進捗状況をスピーディに把握したい方
■注意事項
・ZendeskとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zendeskにチケットが作成されたら、HubSpotにもチケットを作成する
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Zendeskにチケットが作成されたら、HubSpotにもチケットを作成するフローです。
Zendeskにチケットが作成されたら、Notionにレコードを追加する
試してみる
■概要
Zendeskで受け付けた問い合わせチケットの情報を、情報共有や分析のためにNotionのデータベースへ手作業で転記していませんか。
この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Zendeskに新しいチケットが作成された際に、チケット情報を自動でNotionのデータベースにレコードとして追加できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ZendeskとNotionを利用し、問い合わせ情報の転記作業に手間を感じている方
・手作業での情報連携による入力ミスや、対応漏れなどの課題を解消したいと考えている方
・顧客からの問い合わせ情報を一元管理し、チームでの情報共有を円滑にしたい方
■注意事項
・Zendesk、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Zendeskにチケットが登録されたら、Trelloにカードを追加
試してみる
Zendeskにチケットが登録されたら、Trelloの指定のリストにカードを追加します。
まとめ
Zendeskのチケット更新を自動化することで、これまで手作業で行っていたステータスの変更作業や関連部署への情報共有の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、サポート担当者は単純な更新作業から解放され、より複雑な問い合わせへの対応や顧客満足度向上のための施策といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：ステータスが自動更新されたことをSlackなどで通知できますか？
A：
はい、可能です！Zendeskの「チケットのステータスを更新」オペレーション直下にある「+」マークをクリックし、オペレーションを追加することで実現可能できます。
下記の画面でSlackと検索し、該当のアクションを設定してください。
Q：連携が途中で失敗した場合、どうやって気づけますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：Zendeskでは、ステータス更新以外にどんな操作が可能ですか？
A：
例えば、Zendeskのフローボットオペレーションには「チケットを作成」「チケット一覧を取得」などがあります。
その他のZendeskのフローボットトリガーやフローボットオペレーションについて、詳しくはZendesk のAPIと今すぐ連携をご覧ください。
