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「Gmailで受信した応募者情報をスプレッドシートに転記するのが面倒…」
「過去の応募者と重複していないか、一件ずつ目視で確認するのに時間がかかる…」
「Slackでの情報共有も手作業で、抜け漏れが発生してしまう…」
このように、複数のツールをまたいだ手作業での情報管理や重複チェックに限界を感じていませんか？
もし、Gmailで特定のメールを受信した際に、その情報をGoogleスプレッドシートに自動で記録し、既存データとの重複をチェックして、その結果をSlackに自動で通知する仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、ヒューマンエラーを防ぎながら、より重要な採用業務や顧客対応に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはGmailからの情報をGoogleスプレッドシートで重複検出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Gmailで応募メールを受信した際に、その情報をGoogleスプレッドシートに記録して重複を確認し、結果をSlackに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail／Google スプレッドシート／Slack
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビでは、基本的な設定方法を紹介しています。
GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携は、ナビ内で紹介しているGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携方法を参照してください。
【Slackのマイアプリ連携】
以下のナビを参考にして、連携を行いましょう！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
最初の設定です！
ここから「Gmailで応募メールを検出してGoogleスプレッドシートとSlackで重複を確認する」フローを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
ここで、Gmailの画面に移り、メールを検知するために準備をします。
今回は、特定のラベルがついたメールがトリガーになるため、ラベルを作成してください。
※作成方法は、Gmailの公式HPを参考にしてください。
今回は赤枠のラベルを作成しました。
また、後続のステップで使用するため、Gmailの本文に「応募者」と「メールアドレス」を記載し、テスト用にメールを送信してください。
Gmailで送信したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
まずは、「トリガーの起動時間」を設定します！
5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって選択可能な最短の起動間隔が異なるため、ご注意下さい。
先ほど作成したラベルを候補から選択してください。
設定後、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
最後に、「完了」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
以下の赤枠をクリックしましょう！
ここでは、メール本文からテキストを抽出する設定を行います。
赤枠部分の「変更」をクリックして、設定を変更することが可能です。
消費するタスク数が異なるのでご注意ください。
詳細設定の画面に遷移したら、「対象のテキスト」を設定します。
以下の画像のように、Gmailのトリガー設定で取得した値を設定してください。
取得した値は入力欄をクリックすると表示されます。
続いて、「抽出したい項目」を設定します。
入力欄下の注釈を参照して、設定しましょう。
「指示内容」を任意で設定し「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
確認ができたら、「完了」をクリックしましょう！
以下の赤枠をクリックしてください。
ここでは、指定したシートの値を取得する設定を行います。
