■概要
Smartsheetでタスクやプロジェクトを管理する中で、特定の更新があった際に関係者へOutlookからメールで通知する作業を手動で行っていませんか。この定型的な連絡業務は、手間がかかるだけでなく、通知の遅延や漏れといったミスにつながることもあります。このワークフローは、SmartsheetとOutlookの連携を自動化し、シートに特定の条件を満たす行が追加された際に自動でメールを送信します。これにより、手作業による連絡業務を効率化し、確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Smartsheetの更新内容を、その都度手作業でOutlookからメール通知している方
- プロジェクト管理でSmartsheetを利用しており、関係者へのタイムリーな情報共有を自動化したい方
- SmartsheetとOutlookを連携させ、定型的な通知業務の抜け漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetに特定の条件を持つ行が追加されると自動でメールが送信されるため、これまでOutlookでのメール作成に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での対応による通知漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な情報を関係者に確実に伝えることが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、メールを送信するための条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、条件に合致した場合にメールが送信されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能のアクションでは、Smartsheetの行データ（例：ステータスが「完了」になったら、担当者が特定の人だったらなど）を元に、メールを送信する条件を任意で設定してください。
- Outlookで送信するメールの宛先、件名、本文などを任意の内容に設定してください。Smartsheetの行から取得した情報を、メールの本文内に含めることも可能です。
■注意事項
- SmartsheetとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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