【ノーコードで実現】Zendeskの保留チケットをClickUpに連携してフォローアップを自動化する方法

Zendeskで「保留」ステータスにしたチケットの存在を忘れ、お客様への返信が遅れてしまった経験はありませんか？
あるいは、対応漏れを防ぐために、Zendeskの保留チケットを一件ずつ確認し、ClickUpなどのタスク管理ツールに手作業で登録しているものの、その手間や転記ミスに課題を感じている方もいるかもしれません。
このような手作業によるフォローアップ管理は、時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりかねません。

もし、Zendeskで保留中のチケット情報を定期的に抽出し、ClickUpにフォローアップタスクとして自動で登録できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されるでしょう。
確実な顧客対応を実現しつつ、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！

今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

YoomにはZendeskの保留チケット情報を管理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！

指定日時にZendeskから保留チケットを取得して、Google スプレッドシートとClickUpに反映する

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Zendeskの保留チケットをClickUpに連携するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、指定した日時にZendeskから保留中のチケット情報を取得し、ClickUpにフォローアップタスクを自動で作成するフローを解説していきます！

ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト：Zendesk／Google スプレッドシート／ClickUp

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• Zendesk、Google スプレッドシート、ClickUpのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• スケジュールのトリガー設定と各アプリのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

指定日時にZendeskから保留チケットを取得して、Google スプレッドシートとClickUpに反映する

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ステップ1：Zendesk・Google スプレッドシート・ClickUpをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

1.ZendeskとYoomのマイアプリ連携

【注意】

• Zendeskは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
• 有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているZendeskも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。

以下の手順をご参照ください。

2.Google スプレッドシートとYoomのマイアプリ連携

以下の手順をご参照ください。

3.ClickUpとYoomのマイアプリ連携

以下の手順をご参照ください。

ステップ2：テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
※ オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

指定日時にZendeskから保留チケットを取得して、Google スプレッドシートとClickUpに反映する

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テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。

ステップ3：スケジュールトリガー設定

「スケジュールトリガー」を選択します。

フローボットを起動させるスケジュールを設定しましょう。
「日付指定」「曜日指定」「Cron設定」が可能です。

• スケジュールトリガーの設定方法

今回は例として月曜日～金曜日の12時に起動するように設定しました！
設定できたら「完了」を選択しましょう。

ステップ4：Zendeskで保留中のチケットを探索する

「保留中のチケットを検索」を選択します。

「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Zendeskと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。

注釈に沿って「サブドメイン」を手動で入力しましょう。

設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。

• テストの重要性：「取得した値」のテスト値について

※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

「完了」を選択しましょう。

ステップ5：同じ処理を繰り返す

【注意】

• 「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。 
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。

「同じ処理を繰り返す」を選択します。

前のステップでは、複数のレコードを取得する場合があります。
取得したレコードを1件ずつ処理するために、「同じ処理を繰り返す」設定を行います。

• ↩️「同じ処理を繰り返す」の設定方法

「繰り返し対象の取得した値」を設定しましょう。
「オペレーション」を「保留中のチケットを検索」に設定します。

「取得した値」を候補から選択しましょう。

ステップ6：Google スプレッドシートにレコードを追加する

「レコードを追加する」を選択します。

• 【Google スプレッドシート】データベースを操作するオペレーションについて

「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」を確認してください。

今回のフローで使用したいGoogle スプレッドシートの準備がまだの方はこのタイミングで作成しましょう。
例として以下のように作成しました！

• Googleスプレッドシートの表やヘッダーに関する注意点

「データベースの連携」を設定します。
使用したいGoogle スプレッドシートの「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を候補から選択しましょう。

「テーブル範囲」を手動で入力します。次に進みましょう。

「追加するレコードの値」を設定します。
「取得した値」の使用が可能です！取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。

設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると以下のような画面が表示されます。
「完了」を選択しましょう。

Google スプレッドシートにレコードが追加されました！

ステップ7：ClickUpにタスクを作成する

「タスクを作成」を選択します。

「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「ClickUpと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。

「team」・「space」・「folder」・「list_id」をそれぞれ候補から選択しましょう。

「name」を設定しましょう。

「取得した値」の使用が可能です！

その他の項目を任意で設定しましょう。
今回は例として「description」を設定しました！

設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。

ClickUpにタスクが作成されました！

ステップ8：トリガーをONにする

設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。

Zendeskを活用したその他の自動化例

Google スプレッドシートに行が追加されたらZendeskにチケットを作成する

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■概要
「Google スプレッドシートに行が追加されたらZendeskにチケットを作成する」フローは、手動でのチケット作成作業を自動化する業務ワークフローです。
Google スプレッドシートに新しいデータが追加されると、Zendeskでチケットが自動的に作成されます。
このワークフローを使うことで、手間を省き、業務効率を向上させることができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートに問い合わせ情報を登録し、その内容に基づいてZendeskでサポートチケットを作成しているチーム
・業務の効率化を進め、作業時間を短縮したいと考えているマネージャーやチームリーダー
・ZendeskとGoogle スプレッドシートを活用しているが、チケット作成の手間を減らしたいと感じている方

■注意事項
・Google スプレッドシート、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Salesforceで新規商談オブジェクトが登録されたら、Zendeskにチケットを作成する

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■概要
Salesforceで管理している大切な商談情報を、カスタマーサポートツールのZendeskへ手作業で連携していませんか？情報の転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスによって顧客対応の初動が遅れるリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Salesforceで新しい商談が登録されると、自動でZendeskにチケットが作成されるため、営業部門とサポート部門の連携を円滑にし、より迅速な顧客対応を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceの商談情報をZendeskへ手動で共有し、手間を感じている営業担当者の方
・SalesforceとZendeskを連携させ、顧客対応の質とスピードを向上させたいサポートチームの方
・SaaS間のデータ連携を自動化し、部門間の情報共有を効率化したいと考えている方

■注意事項
・Salesforce、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Salesforce・Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Outlookで特定条件のタスクが作成されたら、Zendeskにチケットを作成する

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■概要
日々の業務でOutlookのタスク管理とZendeskでのチケット対応を併用しているものの、それぞれを個別で操作する手間や、タスクからチケットへの情報転記に時間を要していませんか。手作業による操作は、チケットの起票漏れや遅延といった対応品質の低下に繋がることもあります。このワークフローは、Outlookで特定のタスクが作成された際に、Zendeskへ自動でチケットを作成することで、ZendeskとOutlook間の連携を円滑にし、こうした課題を解消します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで管理しているタスクを元に、Zendeskでチケットを手動作成している方
・ZendeskとOutlookを併用しており、二重入力や対応漏れなどの課題を解消したいと考えているチームリーダーの方
・問い合わせ対応におけるチケット作成業務を自動化し、初動対応を迅速化したい方

■注意事項
・Outlook、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Slackで特定のキーワードを含むメッセージを受信したら要約し、Confluenceでページを作成する

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■概要
Slackでの重要な議論や報告を、後からConfluenceで確認しようとした際、情報が埋もれてしまったり、手動でまとめる手間がかかったりすることはありませんか？
このような情報共有の非効率は、チームの生産性を下げる一因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Slackの特定キーワードを含むメッセージを自動で検知し、AIが要約した上でConfluenceにページとして記録するため、SlackとConfluence間の情報連携をスムーズにし、ナレッジの蓄積を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Slack上の議論を資産としてConfluenceに蓄積し、ナレッジマネジメントを強化したい方
・SlackとConfluence間での情報転記作業に多くの時間を費やしており、業務を効率化したい方
・重要な報告や決定事項の共有漏れを防ぎ、チーム内の情報連携を円滑にしたいと考えている方

■注意事項
・Slack、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Zendeskでチケットが作成されたら、Confluenceでページを作成する

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■概要
Zendeskで受け付けた顧客からの問い合わせチケットを、情報資産としてConfluenceに手作業でまとめる業務は、ナレッジ蓄積のために重要ですが手間がかかる作業です。
また、手作業による転記は入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Zendeskで新しいチケットが作成されると同時にConfluenceへ自動でページを作成し、ZendeskとConfluence間の情報連携をスムーズに実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Zendeskのチケット情報をConfluenceに手作業で転記し、非効率を感じている方
・ZendeskとConfluenceを連携させ、問い合わせナレッジの蓄積を自動化したい方
・カスタマーサポートと他部門間の情報共有を、より円滑にしたいと考えている方

■注意事項
・Zendesk、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Zendeskでチケットが作成されたら、Googleカレンダーで予定を作成する

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■概要
Zendeskで顧客対応チケットが作成されるたびに、手動でGoogleカレンダーに予定を登録する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
特に、チケットの内容を確認しながら予定のタイトルや詳細を入力する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、ZendeskとGoogleカレンダーを連携させ、チケット作成から予定登録までの一連の流れを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Zendeskを使った顧客対応で、Googleカレンダーでのスケジュール管理を担当している方
・Zendeskのチケット内容を手作業でGoogleカレンダーに転記しており、非効率を感じている方
・スケジュール管理を自動化し、対応漏れやダブルブッキングを防ぎたいと考えている方

■注意事項
・Zendesk、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Zendeskで特定のチケットが作成されたら、Microsoft Teamsで通知する

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■概要
Zendeskで作成された新しいチケット情報を、都度Microsoft Teamsへ手動で通知する作業に手間を感じていませんか。
こうした手作業は対応漏れや遅延の原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Zendeskで特定のチケットが作成された際に、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知を送ることが可能になり、ZendeskとTeamsのスムーズな連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・ZendeskとMicrosoft Teamsを連携させ、チケット対応を効率化したいカスタマーサポート担当者の方
・Zendeskのチケット作成を手作業でTeamsに共有しており、通知漏れや対応遅延に課題を感じている方
・定型的な通知業務を自動化し、より重要な顧客対応に集中したいと考えているチームリーダーの方

■注意事項
・Zendesk、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Zoho CRMで特定条件のタスクが作成されたら、Zendeskにチケットを作成する

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■概要
Zoho CRMでのタスク管理と、Zendeskでの顧客対応を別々に行い、情報の二重入力や連携の手間に課題を感じていませんか。手作業による情報の転記は、対応漏れや入力ミスを招くリスクもあります。このワークフローは、Zoho CRMで特定の条件に合致するタスクが作成された際に、Zendeskへ自動でチケットを作成します。ZendeskとZoho CRM間の連携をシームレスにし、顧客対応の迅速化と品質向上を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho CRMのタスク情報を基に、手作業でZendeskのチケットを作成しているご担当者の方
・ZendeskとZoho CRMの連携を自動化し、顧客対応のスピードと質を向上させたい方
・タスクの起票漏れや情報連携のミスを防ぎ、スムーズな業務フローを構築したいチームの方

■注意事項
・Zoho CRM、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Notionのデータソースに特定のページが追加されたら、Zendeskでチケットを作成する

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■概要
Notionで管理している顧客からの問い合わせや社内からの依頼事項を、都度Zendeskに手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Notionの特定のデータベースにページが追加されるだけで、Zendeskのチケット作成までを自動化できるため、ZendeskとNotionを連携させた情報管理を効率化し、対応の初動を早めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで受け付けた情報をZendeskで管理しており、手作業での転記に工数がかかっている方
・ZendeskとNotionを連携させ、問い合わせ管理フローにおける抜け漏れや対応遅れをなくしたい方
・顧客対応や社内サポート業務を効率化し、より迅速な対応体制を構築したいと考えている方

■注意事項
・Notion、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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フォームで問い合わせが送信されたら、OpenAIで応答文を生成してZendeskから返信する

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■概要
Zendeskでの問い合わせ対応は、件数が増えるほど返信文の作成に時間がかかり、担当者の負担になりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームから受け付けた問い合わせ内容をもとに、OpenAIが自動で最適な応答文を生成し、Zendeskから返信するまでの一連の流れを自動化できます。ZendeskとOpenAIを連携させることで、問い合わせ対応の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・ZendeskとOpenAIを活用して、顧客対応の品質向上と効率化を両立させたいカスタマーサポート担当者の方
・問い合わせ対応にかかる時間を削減し、より重要な業務に集中したいチームリーダーの方
・手作業による返信対応でのミスや、対応の属人化に課題を感じている管理者の方

■注意事項
・OpenAI、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
　https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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まとめ

ZendeskとClickUpの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた保留チケットの確認やフォローアップタスクの作成業務をなくし、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、カスタマーサポート担当者は面倒なタスク管理から解放され、お客様への質の高い対応といったコア業務に集中できる環境が整います！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。

もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！ 

よくあるご質問