Outlookで特定条件のタスクが作成されたら、Zendeskにチケットを作成する

■概要

日々の業務でOutlookのタスク管理とZendeskでのチケット対応を併用しているものの、それぞれを個別で操作する手間や、タスクからチケットへの情報転記に時間を要していませんか。手作業による操作は、チケットの起票漏れや遅延といった対応品質の低下に繋がることもあります。このワークフローは、Outlookで特定のタスクが作成された際に、Zendeskへ自動でチケットを作成することで、ZendeskとOutlook間の連携を円滑にし、こうした課題を解消します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで管理しているタスクを元に、Zendeskでチケットを手動作成している方
• ZendeskとOutlookを併用しており、二重入力や対応漏れなどの課題を解消したいと考えているチームリーダーの方
• 問い合わせ対応におけるチケット作成業務を自動化し、初動対応を迅速化したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Outlookにタスクが作成されると、Zendeskに自動でチケットが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます
• 手作業によるチケットの作成漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質向上に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとZendeskをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、件名や本文の内容など、特定の条件に合致するタスクの場合のみ、後続の処理に進むように設定します
4. 最後に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」アクションを設定し、Outlookのタスク情報を元にチケットが作成されるよう設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のタスクリストを監視の対象としたい場合、任意のタスクリストIDを設定してください
• 分岐機能では、チケット作成の対象としたいタスクの条件を任意に設定してください。例えば、件名に「至急」というキーワードが含まれる場合のみ処理を実行する、などの設定が可能です
• Zendeskのアクション設定では、チケットを作成したいアカウントのサブドメインを任意で設定してください

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■注意事項

• Outlook、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。