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とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にHubSpotにコンタクトが登録されたらGmailでメールを送信する連携が可能です。
YoomにはあらかじめHubSpotとGmailを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要 HubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailでメールを送信するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.営業部門 ・新しいリードや顧客情報をチーム全体で共有し、迅速に対応したい営業チーム ・新しいコンタクトに対するフォローアップをチームで連携して行いたい部門 2.カスタマーサポートチーム ・新しい顧客情報をタイムリーに把握し、迅速に対応したいサポートチーム ・顧客対応の一貫性を高め、全員で最新の情報を共有したい部門 3.マーケティング部門 ・新規顧客情報を基にキャンペーンを企画・実行したいチーム ・リードジェネレーションの結果をリアルタイムで確認し、次のアクションを計画したい部門 ■このテンプレートを使うメリット ・手動で新しいコンタクト情報を確認し、Gmailに通知する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。 ・Gmailで情報を共有することで、チームメンバー全員が最新のコンタクト情報を把握しやすくなります。 ■注意事項 ・HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
「あれ？このメール、送ったっけ…？」
「問い合わせが来てたのに、返信を忘れてた…！」
業務に追われる日々の中で、こうした“うっかりミス”にヒヤッとした経験はありませんか？メールの送信や連絡の抜け漏れが積み重なると、せっかくのビジネスチャンスを逃してしまうことも。
そんな悩みを解決できるのが、HubSpotとGmailの自動連携です。たとえば、新しいコンタクトがHubSpotに登録されたらすぐにGmailで通知を送るように設定することができます。問い合わせフォームの送信をトリガーに、担当者へ自動メールを届けたり、商談ステージの変更を機に、顧客へ最新の進捗を知らせるなど。これらのフローを組めば、手作業によるミスを防ぎながら、スムーズな情報共有が実現できます。
この記事では、HubSpotとGmailをAPI連携し、実際にこうした自動化フローを構築する方法をご紹介します。業務の手間をグッと減らして、より重要な仕事に集中できる環境を整えましょう！
HubSpotとGmailを連携してできること
HubSpotとGmailのAPIを連携すれば、HubSpotのデータをGmailに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにHubSpotとkintoneの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
HubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailに通知する
HubSpotのコンタクト追加を、指定したGmailへ通知できます。
手動で通知していた場合の手間を省けます。
■概要 HubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailでメールを送信するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.営業部門 ・新しいリードや顧客情報をチーム全体で共有し、迅速に対応したい営業チーム ・新しいコンタクトに対するフォローアップをチームで連携して行いたい部門 2.カスタマーサポートチーム ・新しい顧客情報をタイムリーに把握し、迅速に対応したいサポートチーム ・顧客対応の一貫性を高め、全員で最新の情報を共有したい部門 3.マーケティング部門 ・新規顧客情報を基にキャンペーンを企画・実行したいチーム ・リードジェネレーションの結果をリアルタイムで確認し、次のアクションを計画したい部門 ■このテンプレートを使うメリット ・手動で新しいコンタクト情報を確認し、Gmailに通知する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。 ・Gmailで情報を共有することで、チームメンバー全員が最新のコンタクト情報を把握しやすくなります。 ■注意事項 ・HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
HubSpotのフォーム送信をトリガーに担当者へ通知メールをGmailで送る
問い合わせフォームなどをHubSpotで作成しており、その回答を自動でGmailに送信したいといった場合におすすめのフローです。
■概要 HubSpotのフォームから問い合わせや資料請求があった際、担当者への連絡が遅れてしまったり、見落としてしまったりすることはないでしょうか。手動での通知作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れに繋がり、ビジネスチャンスを逃す原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotでフォームが送信されると同時にGmailで担当者へ自動通知されるため、迅速な一次対応を実現できます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
HubSpotの商談ステージが変更したら、顧客へステータス更新メールをGmailで送る
取引のステージが進むたびに手動で顧客に通知していた方におすすめのフローです。
業務自動化することで、ミスを防ぎながら時間の節約もできます。
■概要 「HubSpotの商談ステージが変更したら、顧客へステータス更新メールをGmailで送る」フローは、商談の進捗管理を効率化する業務ワークフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット HubSpotの商談ステージが更新されたことを手作業で通知するのは、連絡漏れの可能性があります。
このフローでは、HubSpotで商談ステージが変わると、自動的にGmailを通じて顧客に最新のステータスを通知します。
これにより、手動でのメール送信が不要になり、業務の自動化による時間節約ができます。
また、一貫したフォーマットでステータス更新メールを送信することで、顧客への情報伝達が統一されます。
HubSpotとGmailの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にHubSpotとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでHubSpotとGmailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、下記のリンクからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はHubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailに通知するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
■概要 HubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailでメールを送信するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.営業部門 ・新しいリードや顧客情報をチーム全体で共有し、迅速に対応したい営業チーム ・新しいコンタクトに対するフォローアップをチームで連携して行いたい部門 2.カスタマーサポートチーム ・新しい顧客情報をタイムリーに把握し、迅速に対応したいサポートチーム ・顧客対応の一貫性を高め、全員で最新の情報を共有したい部門 3.マーケティング部門 ・新規顧客情報を基にキャンペーンを企画・実行したいチーム ・リードジェネレーションの結果をリアルタイムで確認し、次のアクションを計画したい部門 ■このテンプレートを使うメリット ・手動で新しいコンタクト情報を確認し、Gmailに通知する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。 ・Gmailで情報を共有することで、チームメンバー全員が最新のコンタクト情報を把握しやすくなります。 ■注意事項 ・HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
ステップ1:マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
アプリのメニュー一覧が表示されたら、HubSpotと検索しましょう。以下の手順をご参照ください。
■概要 HubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailでメールを送信するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.営業部門 ・新しいリードや顧客情報をチーム全体で共有し、迅速に対応したい営業チーム ・新しいコンタクトに対するフォローアップをチームで連携して行いたい部門 2.カスタマーサポートチーム ・新しい顧客情報をタイムリーに把握し、迅速に対応したいサポートチーム ・顧客対応の一貫性を高め、全員で最新の情報を共有したい部門 3.マーケティング部門 ・新規顧客情報を基にキャンペーンを企画・実行したいチーム ・リードジェネレーションの結果をリアルタイムで確認し、次のアクションを計画したい部門 ■このテンプレートを使うメリット ・手動で新しいコンタクト情報を確認し、Gmailに通知する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。 ・Gmailで情報を共有することで、チームメンバー全員が最新のコンタクト情報を把握しやすくなります。 ■注意事項 ・HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
続いてGmailと検索し、ログインしましょう。以下の手順をご参照ください。
HubSpotとGmailとの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
ステップ2:HubSpotのトリガー設定
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「新しいコンタクトが作成されたら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更してください。
先ほど連携したアカウント情報の確認をし、トリガーアクションは変更せず次に進みます。
必須項目を入力してください。
こちらは、HubSpotのコンタクトが作成されて、何分後にこのトリガーを起動させるかという設定になります。
ここでHubSpotに以下のようなサンプルコンタクトを登録しましょう。
コンタクトの作成が完了したらフローボットに戻り、テストをクリックします。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットにコンタクト情報が表示されます。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に引用することで、HubSpotとGmailのデータ連携を実現していきます！
ここまでできたら保存しましょう。
ステップ3:HubSpotのコンタクト情報をGmailに通知する設定
続いて、HubSpotのコンタクト情報をGmailに通知する設定を行うため、「メールを送る」をクリックします。
先ほどと同様、連携アカウント情報を確認し、メール内容の設定をしていきましょう。
本文は先ほどまでのプロセスで取得したアウトプットを活用して作成します。
以下のようにHubSpotトリガーで取得した情報が表示されるので、該当欄をクリックしましょう。
メニューが表示されたら画像の赤枠を選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」から対象のテキスト欄に追加したい項目を選択します。
※アウトプットから選択した項目は{{〇〇}}のように表示されます。
値を引用している印なので、これによってトリガーで取得した値をそのまま利用できます。
ここに固定のテキストを入れてしまうと、毎回それについて通知されてしまうため、アウトプットから必ず選択してください。
次に進み、内容の最終確認をお願いします。
アウトプットのデータが反映されていますね。
設定が終わったらテストし、保存しましょう。
※テストを行うと、Gmailに通知されるのでご注意ください。
ここまでお疲れさまでした!
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、実際にHubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailに通知されるかを確認してみましょう。
以上が「HubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailでメールを送信する」方法でした。
GmailのデータをHubSpotに連携したい場合
今回はHubSpotからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからHubSpotへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Gmailで受信した見込み顧客の商談希望メールの内容からHubSpotで取引を作成する
Gmailで商談希望メールを受け取るたび、手動でHubSpotの取引を作成している場合などにおすすめのフローです。
営業活動が効率化できそうですね。
■概要 「Gmailで受信した見込み顧客の商談希望メールの内容からHubSpotで取引を作成する」フローは、営業活動の効率化をサポートする業務ワークフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット Gmailで受信した内容を元に手作業で取引を作成するのは、ヒューマンエラーの発生リスクを高めます。
このフローを活用することで、営業チームがGmailで受け取る見込み顧客からの商談希望メールを自動的に解析し、HubSpotに取引を作成します。
これにより、手動での入力作業を減らし、迅速なフォローアップが可能になります。
複数のツールを連携させることで、営業プロセス全体のスムーズな管理を実現します。
Gmailで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する
特定のキーワードを含むメールを受信した際に、YoomのAI機能を使ってそのメールの署名情報を取得し、HubSpotに自動でコンタクト登録できます。
1件ずつメールを確認する手間が省けます。
■概要 メールの署名情報を見て、手作業でCRMに顧客情報を登録する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
特に、日々多くのメールをやり取りする営業担当者にとっては、無視できない負担となることもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールの署名からAIが自動で情報を抽出し、HubSpotへコンタクトを登録できるため、こうした課題を解決し、入力作業を効率化します。
HubSpotやGmailのAPIを使ったその他の自動化例
HubSpotやGmailのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
HubSpotを使った自動化例
Googleカレンダーで予定が作成されたらHubSpotにメモを追加したり、HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成したりできます。
■概要 フォームから得た契約同意情報を、他のアプリに反映するのは手間がかかりますよね。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 「HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成し、詳細をメール送信する」フローは、営業やマーケティング業務の効率化を図る業務ワークフローです。新しいコンタクトがHubSpotに登録されると、Yoomが自動的にZoomミーティングを設定し、その詳細を関連担当者やコンタクトにメールで通知します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■概要 HubSpotで顧客のステータスが「契約済み」などに更新された際、関連資料を保管するためのフォルダをGoogle Driveに手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、フォルダ名の命名規則がバラバラになったり、作成自体を忘れてしまったりと、管理が煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotで特定の条件に合致する更新があった場合に、自動でGoogle Driveに指定した名前のフォルダを作成でき、こうした課題を円滑に解消します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Googleカレンダーで管理している顧客との予定情報を、都度Hubspotに手入力で転記していませんか。この作業は重要な情報共有の一方で、入力の手間がかかったり、転記漏れが発生したりと業務上の課題になりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が作成されるだけで、Hubspotの関連するコンタクトにメモが自動で追加されるため、こうした課題をスムーズに解消し、顧客情報の一元管理を効率化します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント ■概要 顧客からの問い合わせをkintoneで管理し、HubSpotでサポートチケットを発行する際、手作業での情報転記に手間や時間を取られていませんか。このワークフローを活用することで、kintoneのレコード詳細画面から1クリックするだけでHubSpotにチケットが自動で作成され、面倒な転記作業や入力ミスといった課題を解消し、より迅速な顧客対応を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント
このような定型業務を手作業で行うと、更新時の入力ミスや対応の遅れといった問題も起こりがちです。
このワークフローなら、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、HubSpotのコンタ-クト情報を自動で更新できます。
顧客管理の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
ここで、フォームから取得したメールアドレスなどを基に該当コンタクトを特定します。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
これにより、手動でのミーティング設定や情報共有の手間が省け、迅速なコミュニケーションが可能になります。
HubSpotとZoomの連携を活用することで、営業プロセス全体のスムーズな進行をサポートし、チームの生産性向上に貢献します。
HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成し、詳細がメール送信されるため、手作業の手間を大幅に削減できます。
また、自動的にミーティング詳細をメールで送信するため、情報の漏れや誤りを防ぎ、確実なコミュニケーションを実現します。
自動化によって、営業活動全体の流れを一元管理し、効率的な業務進行が可能になります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
Gmailを使った自動化例
Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに自動格納することも可能です。
■概要 日々Gmailに届く大量のメールの中から、特定のキーワードを含む重要なメールを探し出し、担当者へ手動で転送する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用することで、Gmailで受信したメールの内容をAIが自動で判断し、適切な担当者へ自動で転送する仕組みを構築できるため、メールの振り分け業務を効率化し、対応漏れを防ぎます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Gmailで受信する領収書PDFなどを、都度ダウンロードしてfreee会計に手動でアップロードする作業に手間を感じていませんか。件数が増えると経理担当者の負担となり、入力ミスなどの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Gmailで特定のメールを受信するだけで、添付された領収書ファイルをOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスへ自動でアップロードできます。面倒な手作業を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 Notionに蓄積した顧客リストへ、定期的にメールを送信する業務を手作業で行っていませんか。件数が増えるほど作業時間は増え、宛先や内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクも高まります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にNotionから顧客情報を自動で取得し、Gmailで定型文メールを送信する一連の流れを自動化できるため、こうした課題を解消し、確実な顧客コミュニケーションを実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
■概要Gmailで受け取るアンケートの回答などを、手作業でMicrosoft Excelに転記する業務に手間を感じていませんか。一つひとつコピー＆ペーストを行う作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、内容を自動でMicrosoft Excelに格納できるため、こうした定型業務を効率化し、データの正確性を高めることが可能です。■このテンプレートをおすすめする方■このテンプレートを使うメリット■フローボットの流れ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント■注意事項
まとめ
いかがでしたか？HubSpotとGmailを連携すれば、「手作業でのメール送信を減らしたい」「対応漏れや入力ミスを防ぎたい」「業務をもっとスムーズに進めたい」といった課題を簡単に解決できます。
ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、簡単にHubSpotとGmailの連携を実現できます！気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。登録はたったの30秒で完了！すぐに自動連携を体験できます。
自社の業務に合ったアプリ連携をすることで、働き方をもっと快適にしてみませんか？
関連記事：【ラクラク設定】Gmailで受信したメールの内容からHubSpotで取引を作成する方法
よくあるご質問
Q：HubSpotのトリガーは他にも設定できますか？
A：はい。可能です。
Yoomでは、「新しいコンタクトが作成されたら」のトリガー以外にも、様々なトリガーのテンプレートを用意しています。
「フォームが送信されたら」「取引が指定のステージに更新されたら」「チケットが作成または更新されたら」「カスタムオブジェクトのレコードが作成されたら」など、業務内容に応じて自動化の活用をしてみてください！
Q：特定の条件を満たすコンタクトだけ通知できますか？
A：「分岐」のアクションを設定することでフローを区別して起動することが可能になります。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：連携が失敗した場合はどうなりますか？
A：連携エラーが発生すると通知が行われます。
連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
