HubSpotのフォーム送信をトリガーに担当者へ通知メールをGmailで送る
問い合わせフォームなどをHubSpotで作成しており、その回答を自動でGmailに送信したいといった場合におすすめのフローです。
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「あれ？このメール、送ったっけ…？」
「問い合わせが来てたのに、返信を忘れてた…！」
業務に追われる日々の中で、こうした“うっかりミス”にヒヤッとした経験はありませんか？メールの送信や連絡の抜け漏れが積み重なると、せっかくのビジネスチャンスを逃してしまうことも。
そんな悩みを解決できるのが、HubSpotとGmailの自動連携です。たとえば、新しいコンタクトがHubSpotに登録されたらすぐにGmailで通知を送るように設定することができます。問い合わせフォームの送信をトリガーに、担当者へ自動メールを届けたり、商談ステージの変更を機に、顧客へ最新の進捗を知らせるなど。これらのフローを組めば、手作業によるミスを防ぎながら、スムーズな情報共有が実現できます。
この記事では、HubSpotとGmailをAPI連携し、実際にこうした自動化フローを構築する方法をご紹介します。業務の手間をグッと減らして、より重要な仕事に集中できる環境を整えましょう！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にHubSpotとGmailの連携が可能です。
YoomにはあらかじめHubSpotとGmailを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
HubSpotとGmailのAPIを連携すれば、HubSpotのデータをGmailに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにHubSpotとkintoneの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
HubSpotのコンタクト追加を、指定したGmailへ通知できます。
手動で通知していた場合の手間を省けます。
問い合わせフォームなどをHubSpotで作成しており、その回答を自動でGmailに送信したいといった場合におすすめのフローです。
取引のステージが進むたびに手動で顧客に通知していた方におすすめのフローです。
業務自動化することで、ミスを防ぎながら時間の節約もできます。
それでは、さっそく実際にHubSpotとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでHubSpotとGmailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、下記のリンクからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はHubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailに通知するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まずはご利用中のHubSpotとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
アプリのメニュー一覧が表示されたら、HubSpotと検索しましょう。
以下の画面より、会員登録かログインをお願いします。
すでにHubSpotにログインしている場合、以下のようにどのアカウントと連携するかを選択する必要があるので、対象のアカウントを選んでください。
続いてGmailと検索し、ログインしましょう。
その後、この画面になるので、問題なければ続行をクリックします。
HubSpotとGmailとの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「新しいコンタクトが作成されたら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更してください。
先ほど連携したアカウント情報の確認をし、トリガーアクションは変更せず次に進みます。
必須項目を入力してください。
こちらは、HubSpotのコンタクトが作成されて、何分後にこのトリガーを起動させるかという設定になります。
ここでHubSpotに以下のようなサンプルコンタクトを登録しましょう。
コンタクトの作成が完了したらフローボットに戻り、テストをクリックします。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットにコンタクト情報が表示されます。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に引用することで、HubSpotとGmailのデータ連携を実現していきます！
ここまでできたら保存しましょう。
続いて、HubSpotのコンタクト情報をGmailに通知する設定を行うため、「メールを送る」をクリックします。
先ほどと同様、連携アカウント情報を確認し、メール内容の設定をしていきましょう。
本文は先ほどまでのプロセスで取得したアウトプットを活用して作成します。
以下のようにHubSpotトリガーで取得した情報が表示されるので、該当欄をクリックしましょう。
メニューが表示されたら画像の赤枠を選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」から対象のテキスト欄に追加したい項目を選択します。
※アウトプットから選択した項目は{{〇〇}}のように表示されます。
値を引用している印なので、これによってトリガーで取得した値をそのまま利用できます。
ここに固定のテキストを入れてしまうと、毎回それについて通知されてしまうため、アウトプットから必ず選択してください。
次に進み、内容の最終確認をお願いします。
アウトプットのデータが反映されていますね。
設定が終わったらテストし、保存しましょう。
※テストを行うと、Gmailに通知されるのでご注意ください。
ここまでお疲れさまでした!
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、実際にHubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailに通知されるかを確認してみましょう。
以上が「HubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailでメールを送信する」方法でした。
今回はHubSpotからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからHubSpotへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Gmailで商談希望メールを受け取るたび、手動でHubSpotの取引を作成している場合などにおすすめのフローです。
営業活動が効率化できそうですね。
特定のキーワードを含むメールを受信した際に、YoomのAI機能を使ってそのメールの署名情報を取得し、HubSpotに自動でコンタクト登録できます。
1件ずつメールを確認する手間が省けます。
HubSpotやGmailのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Googleカレンダーで予定が作成されたらHubSpotにメモを追加したり、HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成したりできます。
Gmailで受信したファイルをSlackに転送することや、Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに自動格納することも可能です。
いかがでしたか？HubSpotとGmailを連携すれば、「手作業でのメール送信を減らしたい」「対応漏れや入力ミスを防ぎたい」「業務をもっとスムーズに進めたい」といった課題を簡単に解決できます。
ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、簡単にHubSpotとGmailの連携を実現できます！気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。登録はたったの30秒で完了！すぐに自動連携を体験できます。
自社の業務に合ったアプリ連携をすることで、働き方をもっと快適にしてみませんか？
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