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とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にHubSpotにコンタクトが登録されたらGmailでメールを送信する連携が可能です。
YoomにはあらかじめHubSpotとGmailを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
HubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailでメールを送信するフローです。
「あれ？このメール、送ったっけ…？」
「問い合わせが来てたのに、返信を忘れてた…！」
業務に追われる日々の中で、こうした“うっかりミス”にヒヤッとした経験はありませんか？メールの送信や連絡の抜け漏れが積み重なると、せっかくのビジネスチャンスを逃してしまうことも。
そんな悩みを解決できるのが、HubSpotとGmailの自動連携です。たとえば、新しいコンタクトがHubSpotに登録されたらすぐにGmailで通知を送るように設定することができます。問い合わせフォームの送信をトリガーに、担当者へ自動メールを届けたり、商談ステージの変更を機に、顧客へ最新の進捗を知らせるなど。これらのフローを組めば、手作業によるミスを防ぎながら、スムーズな情報共有が実現できます。
この記事では、HubSpotとGmailをAPI連携し、実際にこうした自動化フローを構築する方法をご紹介します。業務の手間をグッと減らして、より重要な仕事に集中できる環境を整えましょう！
HubSpotとGmailを連携してできること
HubSpotとGmailのAPIを連携すれば、HubSpotのデータをGmailに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにHubSpotとkintoneの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
HubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailに通知する
HubSpotのコンタクト追加を、指定したGmailへ通知できます。
手動で通知していた場合の手間を省けます。
HubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailでメールを送信するフローです。
HubSpotのフォーム送信をトリガーに担当者へ通知メールをGmailで送る
問い合わせフォームなどをHubSpotで作成しており、その回答を自動でGmailに送信したいといった場合におすすめのフローです。
■概要
「HubSpotのフォーム送信をトリガーに担当者へ通知メールをGmailで送る」フローは、HubSpotで受け取ったフォーム情報を自動的にGmailで担当者に通知するワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotのフォームを活用して顧客情報を収集しているマーケティング担当者
・フォーム送信後の迅速な対応を求める営業チーム
・手動での通知メール送信に時間を取られているカスタマーサポート担当者
・HubSpotとGmailの連携を強化して業務効率化を図りたい企業のIT担当者
・迅速な顧客対応を実現し、ビジネスのスピードアップを目指す経営者
■注意事項
・HubSpotとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
HubSpotの商談ステージが変更したら、顧客へステータス更新メールをGmailで送る
取引のステージが進むたびに手動で顧客に通知していた方におすすめのフローです。
業務自動化することで、ミスを防ぎながら時間の節約もできます。
■概要
「HubSpotの商談ステージが変更したら、顧客へステータス更新メールをGmailで送る」フローは、商談の進捗管理を効率化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotを活用して商談管理を行っている営業担当者の方
・Gmailを通じて顧客とのコミュニケーションを効率化したいビジネスユーザーの方
・商談ステージの変更時に自動的に通知を行い、業務プロセスをスムーズにしたいチームリーダーの方
・HubSpotとGmailの連携を強化し、業務の自動化を図りたいIT担当者の方
■注意事項
・HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・HubSpotに登録する取引のタイトルにはあらかじめコンタクトの会社名を入れてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotとGmailの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にHubSpotとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでHubSpotとGmailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、下記のリンクからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はHubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailに通知するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
HubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailでメールを送信するフローです。
ステップ1:マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
アプリのメニュー一覧が表示されたら、HubSpotと検索しましょう。以下の手順をご参照ください。
続いてGmailと検索し、ログインしましょう。以下の手順をご参照ください。
HubSpotとGmailとの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
HubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailでメールを送信するフローです。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
ステップ2:HubSpotのトリガー設定
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「新しいコンタクトが作成されたら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更してください。
先ほど連携したアカウント情報の確認をし、トリガーアクションは変更せず次に進みます。
必須項目を入力してください。
こちらは、HubSpotのコンタクトが作成されて、何分後にこのトリガーを起動させるかという設定になります。
ここでHubSpotに以下のようなサンプルコンタクトを登録しましょう。
コンタクトの作成が完了したらフローボットに戻り、テストをクリックします。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットにコンタクト情報が表示されます。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に引用することで、HubSpotとGmailのデータ連携を実現していきます！
ここまでできたら保存しましょう。
ステップ3:HubSpotのコンタクト情報をGmailに通知する設定
続いて、HubSpotのコンタクト情報をGmailに通知する設定を行うため、「メールを送る」をクリックします。
先ほどと同様、連携アカウント情報を確認し、メール内容の設定をしていきましょう。
本文は先ほどまでのプロセスで取得したアウトプットを活用して作成します。
以下のようにHubSpotトリガーで取得した情報が表示されるので、該当欄をクリックしましょう。
メニューが表示されたら画像の赤枠を選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」から対象のテキスト欄に追加したい項目を選択します。
※アウトプットから選択した項目は{{〇〇}}のように表示されます。
値を引用している印なので、これによってトリガーで取得した値をそのまま利用できます。
ここに固定のテキストを入れてしまうと、毎回それについて通知されてしまうため、アウトプットから必ず選択してください。
次に進み、内容の最終確認をお願いします。
アウトプットのデータが反映されていますね。
設定が終わったらテストし、保存しましょう。
※テストを行うと、Gmailに通知されるのでご注意ください。
ここまでお疲れさまでした!
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、実際にHubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailに通知されるかを確認してみましょう。
以上が「HubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailでメールを送信する」方法でした。
GmailのデータをHubSpotに連携したい場合
今回はHubSpotからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからHubSpotへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Gmailで受信した見込み顧客の商談希望メールの内容からHubSpotで取引を作成する
Gmailで商談希望メールを受け取るたび、手動でHubSpotの取引を作成している場合などにおすすめのフローです。
営業活動が効率化できそうですね。
■概要
「Gmailで受信した見込み顧客の商談希望メールの内容からHubSpotで取引を作成する」フローは、営業活動の効率化をサポートする業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで多くの商談希望メールを受信し、手動でHubSpotに入力する手間を感じている営業担当者の方
・HubSpotを活用して営業活動を効率化したいと考えているチームリーダーやマネージャーの方
・営業プロセスの自動化を通じて、フォローアップの迅速化を図りたい経営者や業務改善担当者の方
・複数のSaaSアプリを活用しつつ、それらを統合して管理したいと考えている企業のIT担当者の方
■注意事項
・Gmail、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する
特定のキーワードを含むメールを受信した際に、YoomのAI機能を使ってそのメールの署名情報を取得し、HubSpotに自動でコンタクト登録できます。
1件ずつメールを確認する手間が省けます。
Gmailで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録するフローです。
HubSpotやGmailのAPIを使ったその他の自動化例
HubSpotやGmailのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
HubSpotを使った自動化例
Googleカレンダーで予定が作成されたらHubSpotにメモを追加したり、HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成したりできます。
■概要
「Googleフォームで契約同意が送信されたら、HubSpotのリードステータスを更新する」フローは、契約同意の管理を自動化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して契約同意の情報を収集しているが、手動でHubSpotに入力するのが面倒だと感じている営業担当者の方
・契約同意の管理プロセスを効率化し、リードステータスの更新を自動化したいマーケティングチームの方
・GoogleフォームとHubSpotを既に導入しており、これらのデータをスムーズに連携させたい業務管理者の方
・契約同意のプロセスを自動化することで、業務の効率化とヒューマンエラーの防止を図りたい経営者の方
・契約の進捗や顧客管理の業務で手作業が多く、時間とリソースを節約したい方
■注意事項
・Googleフォーム、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成し、詳細をメール送信する」フローは、営業やマーケティング業務の効率化を図る業務ワークフローです。
新しいコンタクトがHubSpotに登録されると、Yoomが自動的にZoomミーティングを設定し、その詳細を関連担当者やコンタクトにメールで通知します。
これにより、手動でのミーティング設定や情報共有の手間が省け、迅速なコミュニケーションが可能になります。
HubSpotとZoomの連携を活用することで、営業プロセス全体のスムーズな進行をサポートし、チームの生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotを活用して顧客管理を行っている営業担当者の方
・Zoomを頻繁に利用してオンラインミーティングを実施しているチームリーダーの方
・新規コンタクトのフォローアッププロセスを自動化したいマーケティング担当者の方
・手動でのミーティング設定が煩雑で時間を取られている中小企業の経営者の方
・HubSpotとZoomの連携を通じて業務効率化を図りたいIT担当者の方
■注意事項
・HubSpot、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Hubspotで顧客ステータスが更新されたら、Google Driveでフォルダを作成する」フローは、顧客管理とファイル整理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
Hubspotで顧客のステータスが変更された際に、自動的にGoogle Driveに対応するフォルダを作成します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Hubspotを活用して顧客管理を行っている営業担当者の方
・Google Driveでのファイル整理に時間を取られているチームリーダーの方
・顧客情報と関連資料を一元管理したいと考えているマーケティング担当者の方
・手動でのフォルダ作成に煩わしさを感じているサポートスタッフの方
■注意事項
・Hubspot、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
「Googleカレンダーで予定が作成されたらHubSpotにメモを追加する」ワークフローは、顧客の活動履歴を効率的に管理できます。
予定の作成と同時にメモを自動で追加できるので、手作業の手間が軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleカレンダーを利用してスケジュール管理を行っている方
・Googleカレンダーで予定を確認して、迅速に対応したいと考えている方
・HubSpotを利用して顧客管理や営業活動を行っている方
・スケジュールと顧客管理を連携させて業務効率を向上させたい方
・メモの入力や情報共有をスピーディに行う必要がある方
・GoogleカレンダーとHubSpotの連携により、手間を省いて情報を一元管理したい方
■注意事項
・GoogleカレンダーとHubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「kintoneから1クリックでHubSpotにチケットを作成する」フローは、kintoneとHubSpotの連携を活用し、kintone上でワンクリック操作でHubSpotにチケットを自動生成する業務ワークフローです。このワークフローを導入することで、kintone内のデータを活用し、迅速かつ正確にHubSpotでチケットを管理できます。Yoomを使ったこの連携により、業務の効率化とデータの一貫性を実現し、チームの生産性向上をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneとHubSpotを併用しており、データ連携に時間を取られている営業担当者
・HubSpotでのチケット管理をkintoneのデータと自動同期させたいCRM管理者
・kintone上でのデータ活用を拡張し、HubSpotでの業務を効率化したいチームリーダー
・手動でのチケット作成作業を自動化し、業務負担を軽減したいサポートスタッフ
■注意事項
・kintone、HubSpotそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
Gmailを使った自動化例
Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに自動格納することも可能です。
Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに格納するフローです。
■注意事項
・GmailとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Gmailで受信したメールをキーワードで自動振り分けし、担当者に転送するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Gmailで大量のメールを受信し、社内での情報共有を効率化したい方
・毎日多くのメールを受信しているが、重要なメッセージを見逃してしまうことが多い方
・メールを手動で振り分けるのに時間がかかり、作業効率を上げたい方
2.担当者に素早く確実に情報を共有したい企業
・必要な情報を担当者へ即座に伝えることで、業務のスピードと正確性を向上させたい方
・Gmailを利用して社内情報を共有しているが、転送作業が手間になっている方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受信した領収書をOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスに登録するフローです。
■概要
指定日時にNotionから顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで顧客情報を管理している企業の営業やカスタマーサポートの担当者
・定期的な顧客へのフォローアップメールの送信作業を負担に感じている方
・契約の更新時期や期限に合わせ、顧客にリマインドメールを送信する必要のある法人営業担当者やアシスタント
・条件に合致する複数の顧客に対して、スケジュールを決めてクーポンなどの案内を送りたい方
■注意事項
・Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
いかがでしたか？HubSpotとGmailを連携すれば、「手作業でのメール送信を減らしたい」「対応漏れや入力ミスを防ぎたい」「業務をもっとスムーズに進めたい」といった課題を簡単に解決できます。
ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、簡単にHubSpotとGmailの連携を実現できます！気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。登録はたったの30秒で完了！すぐに自動連携を体験できます。
自社の業務に合ったアプリ連携をすることで、働き方をもっと快適にしてみませんか？
関連記事：【ラクラク設定】Gmailで受信したメールの内容からHubSpotで取引を作成する方法
よくあるご質問
Q：HubSpotのトリガーは他にも設定できますか？
A：はい。可能です。
Yoomでは、「新しいコンタクトが作成されたら」のトリガー以外にも、様々なトリガーのテンプレートを用意しています。
「フォームが送信されたら」「取引が指定のステージに更新されたら」「チケットが作成または更新されたら」「カスタムオブジェクトのレコードが作成されたら」など、業務内容に応じて自動化の活用をしてみてください！
Q：特定の条件を満たすコンタクトだけ通知できますか？
A：「分岐」のアクションを設定することでフローを区別して起動することが可能になります。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：連携が失敗した場合はどうなりますか？
A：連携エラーが発生すると通知が行われます。
連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
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