【ラクラク設定】GmailのデータをHubSpotに自動的に連携する方法

Gmailで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する

このフローは、大量メールを処理されている方に最適です。自動化することで、メールの署名情報を基に自動でHubSpotにコンタクトを登録できます。これにより、メール処理にかかる時間の削減が期待できます。

Gmailで既存コンタクトからのメールをHubSpotの活動に自動ログする

既存のコンタクトから送られたメールのタイトルや本文を自動でHubSpotのメモに追加します。自動化することで、メールの内容を手動で入力する手間を省き、営業活動やカスタマーサポートの質の向上が期待できます。

GmailとHubSpotの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にGmailとHubSpotを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGmailとHubSpotの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はGmailで受信した見込み顧客の商談希望メールの内容からHubSpotで取引を作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• GmailとHubSpotをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• HubSpotと連携し、コンタクトを検索して、HubSpotで取引を作成する設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：GmailとHubSpotをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Gmailをクリックします。
(3)下の画像が出てきたら、「Sign in with Google」をクリックします。

アカウントの選択画面に移行します。

連携するアカウントを選択します。

確認して了承したら次へを押します。

(4)次に、HubSpotの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からHubSpotをクリックします。
(5)アカウントを持っている方は「Sign in to your Hubspot account」をクリックし、サインインします。

連携が完了するとYoomのマイアプリにGmailとHubSpotが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：テンプレートをコピーする

先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。

ステップ3：アプリトリガー設定

(1)Gmailと連携して、特定のラベルのメールを受信した際の設定をします。
アプリトリガーの「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックします。

(2)Gmailの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Gmailと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「特定のラベルのメールを受信したら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。→Yoomのプランについて

下へ進み、ラベルを候補から選択します。

入力が完了したら、指定したラベルがついているテスト用メールをあらかじめ送信しておきましょう。
送信後に「テスト」ボタンをクリックし、Gmailの情報がアウトプットに反映されればテスト成功です。
下部にある「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！

ステップ4：HubSpotと連携し、コンタクトを検索する

(1)次にHubSpotと連携して、コンタクトを検索します。
「コンタクトを検索（キーワード検索）」をクリックします。

(2)HubSpotの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、HubSpotと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「コンタクトを検索（キーワード検索）」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、検索キーワードを先ほどGmailのトリガーで取得したアウトプットから「FROM」を選択します。
こうすることで指定したラベル、且つ該当するメールアドレスがHubSpot上のコンタクトデータ内で検索され、商談取引が作成されます。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。

ステップ5：HubSpotで取引を作成する

(1)次にHubSpotで取引を作成します。
「取引の作成」をクリックします。

(2)HubSpotの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、HubSpotと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「取引の作成」のままで「次へ」をクリックします。

(2)「API接続設定」画面から、直接入力もしくはアウトプットを使って入力を行います。
アウトプットを使用することで、GmailやHubSpotの情報を引用できます。

下へ進み、赤線を確認の上、入力を行ってください。

• ステージ：HubSpotのステージの内部IDは、ステージにカーソルを合わせてコードアイコンをクリックすることで確認できます。
• パイプライン：HubSpotのパイプラインの内部IDは、パイプラインに含まれる各ステージで個別に識別されています。

入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。

実際にフローボットを起動して、Gmailで受信した見込み顧客の商談希望メールの内容からHubSpotで取引が作成されるかを確認してみてくださいね！

HubSpotのデータをGmailに連携したい場合

今回はGmailからHubSpotへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にHubSpotからGmailへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

HubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailに通知する

HubSpotに新しいコンタクトを登録すると、自動でGmailでHubSpotの情報を送信できます。これにより、手動で入力する手間を省き、チームメンバー全員が最新のコンタクト情報を把握しやすくなります。

HubSpotのフォーム送信をトリガーに担当者へ通知メールをGmailで送る

このフローは問い合わせやリード情報をすぐに担当者へ通知したい方に最適です！自動化することで、HubSpotのフォームが送信されると、自動でフォームの情報を担当者へメール送信します。また、通知メールの内容や送信先を自由にカスタマイズすることも可能です！

GmailやHubSpotのAPIを使ったその他の自動化例

GmailやHubSpotのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

Gmailを使った自動化例

受信したメッセージをデータベースツールに追加したり、他のメッセージツールに自動転送可能です。AIを活用した返信の自動生成などもできます！

HubSpotを使った自動化例

新規顧客の対応促進、商談などにおける業務の自動化を、様々なツールとの連携で実現可能です！

終わりに

GmailとHubSpotを連携してデータを自動連携する方法を紹介しました！

Gmaiで受信したデータでHubSpot上のデータを追加・更新できるようになれば、商談取引の自動作成だけではなく、リードに関するデータの転記作業が不要になったり、営業チームへの素早いパス回しなどが実現できるかもしれません。
これにより、業務効率が向上したらとっても嬉しいですよね！

また、<span class="mark-yellow">今回のアプリ連携はプログラミング不要のYoomを活用することで簡単に実現できます！</span>
エンジニアのような専門的な知識がなくてもスムーズに自動化の導入が可能なため、アプリ連携初心者の方にとってはメリットと感じられるのではないでしょうか。

このような自動化を導入したい場合は、今すぐYoomに登録しましょう！
‍無料アカウントを発行できるため、すぐに実際の操作性を確かめることが可能です！ぜひお試しください！