HubSpotでコンタクトが作成されたらSlackに通知しGoogle スプレッドシートに追加する方法

ステップ1:HubSpot・Slack・Google スプレッドシートをマイアプリ連携

まずHubSpot、Slack、Google スプレッドシートをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面でHubSpot、Slack、Google スプレッドシートを検索して選択し、次の画面に進みます。

＜HubSpotの場合＞

・連携するアカウントを選び「アカウントを選択」をクリックします。
続く画面でボックスにチェックを入れ、「アプリを接続」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録には、Hubspotにてアプリを接続する権限を追加する必要があります。詳細はこちらを確認してください。

＜Slackの場合＞

・ワークスペースのURLを入力し、「続行する」をクリックします。
その後、表示された画面でサインインします。

・投稿したいチャンネルを設定し、「許可する」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリの詳しい方法は、こちらを確認してください。

＜Google スプレッドシートの場合＞

・「Sign in with Google」をクリックして、続く画面で連携するアカウントを選択します。

・アカウントを確認して、「次へ」をクリックします。

・「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

3.HubSpot、Slack、Google スプレッドシートを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:トリガーとなるHubSpotの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではHubSpotでコンタクトが作成されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】HubSpotでコンタクトが作成されたら、Slackに通知しGoogle スプレッドシートに追加する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー 新しいコンタクトが作成されたら」をクリックします。

3.HubSpotと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔を設定してテストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。Slackへの通知やGoogle スプレッドシートへの反映をすぐにしたいときは、短い間隔の設定がおすすめです。

5.テストが成功すると、アウトプットにHubSpotから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。

ステップ3:Slackの設定

次に、Slackに通知する設定を行います。

1.「アプリと連携する チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。

2.Slackと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.投稿先のチャンネルIDとメッセージを設定してテストを行います。
※投稿先のチャンネルIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※メッセージには、定型文を直接入力できます。また、HubSpotの情報を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「新しいコンタクトが作成されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

4.テストが成功すると、Slackにメッセージが送信されます。
問題がなければ保存します。

ステップ4:Google スプレッドシートの設定

最後に、Google スプレッドシートに情報を登録する設定を行います。

1.「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックします。

2.Google スプレッドシートと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を設定します。
※スプレッドシートIDとスプレッドシートのタブ名は、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

※今回はテスト用に下記のシートを作成しています。そのため、テーブル範囲は上記の設定になります。

4.追加するレコードの値を設定します。
※HubSpotの情報を反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「新しいコンタクトが作成されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
※情報を追加しない項目は空欄にしておきます。

5.テストを行い成功すると、Google スプレッドシートに情報が追加されます。
問題がなければ保存します。

6.トリガーをONにすると、HubSpotでコンタクトが作成されるたび、Slackに自動で通知されGoogle スプレッドシートに追加されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

HubSpotとSlackを使ったその他の自動化例

他にもHubSpotとSlackを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.HubSpotで新規取引が作成されたらSlackで通知する

HubSpotで取引が作成されたことをSlackに自動通知するテンプレートです。
この連携により、手動でメッセージを作成して送信する手間を削減でき、業務の効率化が期待できます。

2.HubSpotに新規コンタクトが登録されたらSlackに通知する

HubSpotでコンタクトが作成されたことをSlackに自動通知するテンプレートです。
この連携により、通知漏れを防ぎ、送信時の人為的ミスを削減できるため、情報共有が円滑化するでしょう。

3.フォームで応募があったら応募者情報をHubSpotで管理し、Slackに通知する

Yoomのフォーム機能を利用し、HubSpotに登録されていないフォーム送信者を登録し、Slackに通知するテンプレートです。
この連携により、登録が必要な顧客の分類や登録作業、通知を自動化でき、担当者の負担を軽減できるでしょう。

HubSpot・Slack・Google スプレッドシートを連携するメリットと具体例

メリット1: 情報共有やデータ反映の円滑化

HubSpotやGoogle スプレッドシートに登録した情報をもとに関係部門が業務を進める場合、円滑な情報共有が重要です。
関係者への通知やデータの反映が漏れれば、迅速な対応が難しくなり、業務に遅れが生じます。
HubSpot、Slack、Google スプレッドシートを連携すれば、情報共有が円滑化し、部門間の連携強化につながるでしょう。
例えば、マーケティングチームがHubSpotとGoogle スプレッドシートに登録を行い、営業チームへ通知する場合、手動では情報の反映や通知が漏れてしまうことがあります。
この連携を利用すれば、スムーズな情報共有とデータ反映が実現し、部門間の連携が強化されるでしょう。

メリット2: 入力作業の削減による業務の効率化

HubSpotにコンタクト情報を登録後、関係部門へ通知し、Google スプレッドシートに転記する作業は、定型業務になりがちです。
こうした作業を手動で行うと時間がかかり、業務の効率化が難しくなります。
HubSpot、Slack、Google スプレッドシートを連携すれば、通知と転記作業を削減でき、担当者の業務を効率化できるでしょう。
例えば、コンタクト情報の登録と通知に1件あたり10分かかるとすれば、10件登録するだけで100分になります。
この連携を利用して1件あたり5分で済むようになれば、10件を50分で対応できるため、業務効率が向上するでしょう。

メリット3: 自動化による人的ミスの削減

手動での入力や通知には、ミスが発生するリスクがあります。
ミスがあれば確認や修正が必要になり、スムーズな業務進行を妨げてしまいます。
HubSpot、Slack、Google スプレッドシートを連携すれば、通知と転記時の人為的ミスを防止でき、ヒューマンエラーの削減につながるでしょう。
例えば、コンタクトに複数の顧客情報を登録する場合、忙しさに追われてミスが発生しやすくなります。
しかし、この連携を利用すれば、通知や転記のミスを防止し、担当者はHubSpotへの登録に集中できるので、人的ミスを削減できるでしょう。

まとめ

HubSpotのコンタクトに顧客情報を追加した後、手動でSlackへ通知し、Google スプレッドシートに転記する作業は時間がかかります。
さらに、タイムラグやミスが発生することがあります。
これらの課題は、ツール同士を連携することで解決できるでしょう。
その結果、情報共有やデータ反映の円滑化、業務効率の向上、そして人的ミスの削減が期待できます。
HubSpot、Slack、Google スプレッドシートの連携は、Yoomを利用することでノーコードで簡単に実現できます。
本記事で解説した手順に沿って設定するだけで導入できるので、この機会にYoomを使った自動化を試してみてください。