受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する

■概要

取引先から受け取ったメールの署名情報を、都度コピー＆ペーストでHubSpotに登録する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスを招く可能性もあります。このワークフローを活用すれば、メールの受信をきっかけに署名から必要な情報を自動で抽出し、HubSpotへコンタクトとして登録できます。面倒な手作業から解放され、リード情報の管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールで受け取った署名情報などをHubSpotに手作業で登録している営業担当者の方
• リード情報の入力漏れや間違いを防ぎ、データ精度を向上させたいと考えている方
• 営業活動における顧客情報の管理を、より迅速かつ効率的に行いたいチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信を起点に自動でHubSpotにコンタクトが作成されるため、これまで手作業で行っていた登録作業の時間を短縮できます。
• 手作業によるコピー＆ペーストが不要になり、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールが届いたら」フローが起動するように設定します。
3. 続いて、オペレーションでデータ抽出機能を選択し、受信したメール本文から署名などのテキストデータを抽出するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を元にコンタクトを登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メールトリガーでは、このフローボット専用の受信用メールアドレスを生成し、そのアドレスに届いたメールが自動化の対象となるように設定してください。
• データ抽出機能では、メール本文のどの部分を対象のテキストとするか、またどのような情報（会社名、氏名、電話番号など）を抽出するかを任意で設定します。
• HubSpotにコンタクトを作成する設定では、抽出した情報をHubSpotのどのプロパティ（会社名、メールアドレス、氏名など）にマッピングするかを設定してください。

■注意事項

• HubSpotとYoomを連携してください。