「Microsoft SharePoint上で文書を管理しているけど、Wordファイルを毎回手動でPDFに変換するのが面倒…」
もし、Microsoft SharePointの特定フォルダにWordファイルが追加されるだけで、自動的にPDFファイルへと変換される仕組み があれば、こうした定型的な作業から解放されるでしょう。より重要な企画立案や資料のレビューといったコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft SharePoint上のファイルをPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft SharePointにWordファイルが格納されたら、RPAでPDFに変換する
試してみる
Microsoft SharePoint上のWordファイルをPDFに自動変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Microsoft SharePointにWordファイルが格納された際に、RPA機能を利用して自動でPDFに変換するフローを解説していきます！登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Microsoft SharePointのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Microsoft SharePointのトリガー設定とRPAのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Microsoft SharePointにWordファイルが格納されたら、RPAでPDFに変換する
試してみる
ステップ1：Microsoft SharePointをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【注意事項】
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。 「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。
Yoomと連携したいアカウント情報を入力しましょう。
「パスワード」を入力して「サインイン」しましょう。
「マイアプリ」にMicrosoft SharePointが表示されていれば連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
Microsoft SharePointにWordファイルが格納されたら、RPAでPDFに変換する
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Microsoft SharePoint｜ファイル作成または更新トリガー設定
【注意】
オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。 「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「トリガーの起動間隔」を設定します。
【注意】
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プラン
Microsoft SharePointで使用したい「サイトID」と「フォルダID」を候補から選択しましょう。
「フォルダID」に設定したフォルダにテスト用のWordファイルを作成しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
※取得した値
「完了」を選択しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
※取得した値
「完了」を選択しましょう。
ステップ4：分岐設定
【注意】
「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「コマンドオペレーション」を選択します。
「分岐条件を指定」と「分岐条件」が以下の画像と同じように設定されているか確認してみてくださいね。
ステップ5：Microsoft SharePoint｜ファイルをダウンロード
【注意】
ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について
「ファイルをダウンロード」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
Microsoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」オペレーションでファイルを作成した「サイトID」と「ドライブID」を候補から選択しましょう。
「アイテムID」を「取得した値」から設定しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
ステップ6：ブラウザを操作する
【注意】
ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。設定手順に困ったときは、「『ブラウザを操作する』の設定方法
「ブラウザを自動操作する」を選択します。
事前準備として、「ブラウザを操作する」の設定方法
今回は操作例として、iLovePDFを使用しています。用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
「2.ファイルをアップロード」以降はあらかじめ設定されています。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
ステップ7：正規表現でデータを置換する
「正規表現によるデータの置換」を選択します。
「置換対象」を「取得した値」から設定しましょう。
「置換箇所を正規表現で指定」を設定しましょう。
今回は拡張子を削除するために、デフォルトの「(\.[^.]+$)」を設定しています。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
ステップ8：Microsoft SharePoint｜ファイルをアップロード
「ファイルをアップロード」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
Microsoft SharePointでファイルをアップロードしたい「サイトID」・「ドライブID」・「格納先フォルダのアイテムID」を候補から選択しましょう。
「ファイル名」を設定しましょう。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」が以下の画像のように設定されているか確認しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
ステップ9：トリガーをONにする
設定完了です！
Microsoft SharePointを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Microsoft SharePointを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、Microsoft SharePointに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Airtable、HubSpot、Backlogなどからの情報をもとに、Microsoft SharePointにフォルダを自動作成します。
また、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをトリガーに、Salesforceへの連携、GitHubのIssue作成、Gmail通知、OCR承認プロセスを自動実行。文書管理とそれに伴うタスク連携を自動化し、チームの生産性を向上させます。
Airtableで取引先が登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
Backlogで特定条件に合う課題が追加されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
Google Driveで特定フォルダにファイルが作成されたら、Microsoft SharePointにバックアップを作成する
試してみる
Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、Salesforceにファイル情報を追加する
試してみる
HubSpotで取引先が登録されたらMicrosoft SharePointに自動で取引先毎のフォルダを作成する
試してみる
Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、承認を得たらZoomでミーティングを作成する
試してみる
Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたら、GitHubにIssueを作成する
試してみる
Microsoft SharePointでファイルがアップロードされたら、Gmailでファイルを通知する
試してみる
Microsoft SharePointでファイルが作成されたら、Notionのファイルプロパティを更新する
試してみる
Trelloに特定のカードが作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
まとめ
Microsoft SharePointでのファイル変換を自動化することで、これまで手作業で行っていたWordからPDFへの変換作業や、それに伴う確認の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことが可能です。 これにより、担当者はファイル形式を気にすることなく文書管理に集中でき、より本質的な業務に時間を使えるようになるなど、チーム全体の業務効率化に繋がります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちら
よくあるご質問
Q：連携に失敗した場合はどうなりますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口
Q：生成したPDFを別のフォルダに保存できますか？
A：
はい、可能です！今回は例として、Wordファイルが作成されたフォルダにPDFファイルをアップロードしましたが、別のフォルダに保存することもできます。
Q：生成されるPDFのファイル名を変更できますか？
A：
はい、可能です！例えば、固定のテキストを入れたり、ファイル名に日付を入れたりできます。
ファイル名に日付を入れる場合 例：「{{置換後の値}}{{日付}}.pdf」
固定のテキストを入れる場合 ファイル名に固定のテキストを入力する。
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