「Microsoft SharePoint上で文書を管理しているけど、Wordファイルを毎回手動でPDFに変換するのが面倒…」
「複数人から集まるファイルを都度PDF化していると、他の業務に手が回らない…」
このように、Microsoft SharePointを利用する中で、ファイル形式の変換作業に手間や時間を取られていませんか？
もし、Microsoft SharePointの特定フォルダにWordファイルが追加されるだけで、自動的にPDFファイルへと変換される仕組みがあれば、こうした定型的な作業から解放されるでしょう。より重要な企画立案や資料のレビューといったコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft SharePoint上のファイルをPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Microsoft SharePointにWordファイルが格納されたら、RPAでPDFに変換する
試してみる
■概要
文書管理にMicrosoft SharePointを利用している中で、Wordファイルを一つひとつ手作業でPDFに変換する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローは、そうした定型的なファイル変換作業の自動化を実現します。
Microsoft SharePointの指定フォルダにWordファイルが格納されると、RPA機能が起動し自動でPDFに変換して保存するため、手作業で行っていたファイル変換のプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointで文書を管理しており、WordからPDFへの変換を手作業で行っている方
・契約書や請求書など、Wordで作成した書類をPDF化して共有する業務を効率化したい方
・ファイル変換時の保存忘れや、ファイル名のつけ間違いなどのミスをなくしたいと考えている方
■注意事項
・Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
Microsoft SharePoint上のWordファイルをPDFに自動変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Microsoft SharePointにWordファイルが格納された際に、RPA機能を利用して自動でPDFに変換するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Microsoft SharePointのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Microsoft SharePointのトリガー設定とRPAのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Microsoft SharePointにWordファイルが格納されたら、RPAでPDFに変換する
試してみる
■概要
文書管理にMicrosoft SharePointを利用している中で、Wordファイルを一つひとつ手作業でPDFに変換する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローは、そうした定型的なファイル変換作業の自動化を実現します。
Microsoft SharePointの指定フォルダにWordファイルが格納されると、RPA機能が起動し自動でPDFに変換して保存するため、手作業で行っていたファイル変換のプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointで文書を管理しており、WordからPDFへの変換を手作業で行っている方
・契約書や請求書など、Wordで作成した書類をPDF化して共有する業務を効率化したい方
・ファイル変換時の保存忘れや、ファイル名のつけ間違いなどのミスをなくしたいと考えている方
■注意事項
・Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
ステップ1：Microsoft SharePointをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【注意事項】
- 「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。
Microsoft SharePointを検索して選択しましょう。
Yoomと連携したいアカウント情報を入力しましょう。
「パスワード」を入力して「サインイン」しましょう。
「マイアプリ」にMicrosoft SharePointが表示されていれば連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
Microsoft SharePointにWordファイルが格納されたら、RPAでPDFに変換する
試してみる
■概要
文書管理にMicrosoft SharePointを利用している中で、Wordファイルを一つひとつ手作業でPDFに変換する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローは、そうした定型的なファイル変換作業の自動化を実現します。
Microsoft SharePointの指定フォルダにWordファイルが格納されると、RPA機能が起動し自動でPDFに変換して保存するため、手作業で行っていたファイル変換のプロセスを効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointで文書を管理しており、WordからPDFへの変換を手作業で行っている方
・契約書や請求書など、Wordで作成した書類をPDF化して共有する業務を効率化したい方
・ファイル変換時の保存忘れや、ファイル名のつけ間違いなどのミスをなくしたいと考えている方
■注意事項
・Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Microsoft SharePoint｜ファイル作成または更新トリガー設定
【注意】
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「Microsoft SharePointと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「トリガーの起動間隔」を設定します。
【注意】
- トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
Microsoft SharePointで使用したい「サイトID」と「フォルダID」を候補から選択しましょう。
「フォルダID」に設定したフォルダにテスト用のWordファイルを作成しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。詳しくは以下をご覧ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を選択しましょう。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。詳しくは以下をご覧ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を選択しましょう。
ステップ4：分岐設定
【注意】
- 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「コマンドオペレーション」を選択します。
「分岐条件を指定」と「分岐条件」が以下の画像と同じように設定されているか確認してみてくださいね。
今回はMicrosoft SharePointでファイルが作成されたときにフローボットが起動するようにしたいので、「分岐条件」が「作成日時」と「最終更新日時」が等しいときに設定されています。
確認できたら「完了」を選択しましょう。
ステップ5：Microsoft SharePoint｜ファイルをダウンロード
【注意】
- ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
- その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について」もチェックしてみてください。
「ファイルをダウンロード」を選択します。
