Notionの取引先情報を基にGoogle Driveのフォルダを自動作成！

NotionとGoogle Driveの連携することで、フォルダを効率的に管理してみませんか？
例えば、Notionで取引先を登録すると自動的にGoogle Driveにフォルダが作成され、手動作業を減らすことで、ミス回避が期待できます。さらに、チーム全体で情報を一元管理できるため、必要な資料へのアクセスもスムーズです。

本記事では、この連携による具体的なメリットと連携方法を紹介し、業務効率の向上にどのように役立つかを詳しく解説します。

NotionとGoogle Driveを連携するメリット

メリット1: フォルダ管理の一元化

NotionとGoogle Driveの連携により、取引先情報や関連資料が一つのプラットフォーム上で一元管理できます。Notionで取引先を登録すると、Google Driveに自動的にフォルダが作成され、フォルダやドキュメントが散在せず、統一された場所で管理できます。これにより、どこにどのフォルダがあるかを確認するための手間が省け、情報を見逃すリスクや、検索にかかるストレスを軽減されることが期待できます。各メンバーが必要な情報にすぐアクセスできるため、業務がスムーズに進行でき、プロジェクト全体の進行管理を効率化が可能となるでしょう。

メリット2: 手動作業の削減によるミスの回避

NotionとGoogle Driveの連携は、フォルダ管理の手動プロセスを削減するでしょう。これにより、フォルダ作成の整理にかかる時間を節約し、ヒューマンエラーのリスクを軽減できます。複数の取引先やプロジェクトを扱う場合、手動でフォルダを作成する手間や入力ミスが発生しやすくなりますが、自動化によってこれらのミスを回避することが期待できます。また、フォルダの重複や誤った場所にフォルダを保存してしまうといった問題も防ぐことができ、正確で一貫したデータ管理が可能となるでしょう。

[Yoomとは]

NotionとGoogle Driveの連携フローの作り方

それでは、実際にテンプレートを使用して「Notionで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する」フローを一緒に作っていきましょう！

今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐに始められます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。

ステップ1:NotionとGoogle Driveをマイアプリに登録

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックします。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Notionをクリックします。

(3)以下の内容がでるので、「ページを選択する」をクリックします。

(4)許可するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックします。

(5)次にGoogle Driveの連携を行います。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からGoogle Driveをクリックします。
(6)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントの選択画面に移動します。お持ちのアカウントにログインを行ってください。

これでNotionとGoogle Driveのマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2:アプリトリガーの設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの「ページが作成または更新されたら」をクリックします。

(2)Notionの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Notionと連携するアカウント情報を確認し、トリガーアクションは「ページが作成または更新されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔をプルダウンより選択します。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

選択が完了したら、「テスト」をクリックし、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ3:Google Driveと連携

(1)次にGoogle Driveと連携を行います。
「フォルダを作成する」をクリックします。

(2)Google Driveの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Google Driveと連携するアカウント情報を確認し、アクションは「フォルダを作成する」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面からフォルダ名をアウトプットより選択します。

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作成先のフォルダIDは候補から選択できます。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Notionで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する」フローボットの完成です。

NotionとGoogle Driveを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもNotionとGoogle Driveを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.Google Driveにファイルがアップロードされたら、DriveのURLをNotionのデータベースに追加する

このテンプレートを使用することで、Google Driveに保存されているデータをNotionで一元管理しやすくなります。また、コミュニケーションツールを併せて連携することで、Notionに追加されたことをチャットで通知することも可能です。

2.Google Meetの会議を自動で文字起こしし、議事録をNotionに追加する

このテンプレートを使用することで、手作業で議事録を作成する手間を減らし、誤入力を防ぐことが期待できます。特に、会議に頻繁に参加される方や長時間の会議で役立つでしょう。

3.Google Driveで名刺がアップされたら、名刺情報を読み取りGoogleスプレッドシートに追加する

名刺が増えると管理が大変です。しかし、このテンプレートを使用すると、名刺情報をGoogle スプレッドシートで一元管理できます。このフローは取引先から名刺を頻繁に受け取られる方や営業担当者におすすめです。

他にもNotionとGoogle Driveのテンプレートを見たい方は、下のサイトをご確認ください！‍

Notionを使用したフローボットテンプレート一覧

Google Driveを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

NotionとGoogle Driveの連携により、取引先の登録時に自動でフォルダを作成し、フォルダ管理の手間を減らすことが期待できそうです。
これにより、業務効率が向上し、ヒューマンエラーのリスクも軽減されるでしょう。また、フォルダ作成の手動作業を省くことで、チーム全体の作業がスムーズになり、情報へのアクセスがしやすくなることが期待できます。

今回ご紹介した連携は、業務の効率化とフォルダ管理の向上に役立つと思います。
ぜひ日常業務に取り入れてみてください！