Notionで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する方法

[Yoomとは]

NotionとGoogle Driveの連携フローの作り方

それでは、実際にテンプレートを使用して「Notionで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する」フローを一緒に作っていきましょう！

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐに始められます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。

ステップ1:NotionとGoogle Driveをマイアプリに登録

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックします。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Notionをクリックします。

(3)以下の内容がでるので、「ページを選択する」をクリックします。

(4)許可するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックします。

(5)次にGoogle Driveの連携を行います。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からGoogle Driveをクリックします。
(6)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントの選択画面に移動します。お持ちのアカウントにログインを行ってください。

これでNotionとGoogle Driveのマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2:アプリトリガーの設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの「ページが作成または更新されたら」をクリックしてください。

(2)Notionの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Notionと連携するアカウント情報を確認し、トリガーアクションは「ページが作成または更新されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔をプルダウンより選択します。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

選択が完了したら、「テスト」をクリックし、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ3:Google Driveと連携

(1)次にGoogle Driveと連携を行います。
「フォルダを作成する」をクリックしましょう。

(2)Google Driveの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Google Driveと連携するアカウント情報を確認し、アクションは「フォルダを作成する」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面からフォルダ名をアウトプットより選択してください。

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作成先のフォルダIDは候補から選択できます。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックしましょう。

(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Notionで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する」フローボットの完成です。

NotionやGoogle Driveを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもNotionやGoogle DriveのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

NotionとGoogle Driveのその他の自動化例

Google Driveに新規ファイルが追加されたらNotionにレコードを作成したり、毎月、Google Driveのファイル一覧情報をNotionのデータベースに更新することができます。
さらに、ファイルを更新したら対応するNotionのレコードも更新することも可能です。

Google Driveを活用した自動化例

Google Driveでファイルがアップロードされたら通知する

Google Driveでファイルがアップロードされたら通知するフローボットです。
顧客へのアプローチや会議設定などの後続作業にスムーズに移行できることが予想されます。

Google Driveに格納されたファイルを同期する

ファイル転送を自動化することで、手動でのコピー作業をなくせる可能性があります。

証明書や契約書の締結後にGoogle Driveにファイルに格納する

書類の締結が完了したら、ファイルを自動的にGoogle Driveへ格納できるため、業務の効率化を図ることができます。

Notionを活用した自動化例

登録された会社情報をNotionに追加する

新しい情報が登録されたら、Notionのデータベースに追加するフローボットです。
転記作業の負担を軽減することにもつながるでしょう。

Notionの任意のデータベースに情報が追加されたら通知する

Notionのデータベースへの登録または更新によってトリガーが起動して、コミュニケーションツールに通知するフローボットです。

NotionとGoogle Driveを連携するメリット

メリット1: フォルダ管理の一元化

NotionとGoogle Driveの連携により、取引先情報や関連資料が一つのプラットフォーム上で一元管理が実現できます。
Notionで取引先を登録すると、Google Driveに自動的にフォルダが作成され、フォルダやドキュメントが散在せず、統一された場所で管理できるようになると予想されます。
これにより、どこにどのフォルダがあるかを確認するための手間が省け、情報を見逃すリスクや、検索にかかるストレスの軽減が期待できるでしょう。
各メンバーが必要な情報にすぐアクセスできるため、業務がスムーズに進行でき、プロジェクト全体の進行管理を効率化が可能となるかもしれません。

メリット2: 手動作業の削減によるミスの回避

NotionとGoogle Driveの連携は、フォルダ管理の手動プロセスを削減するでしょう。
これにより、フォルダ作成の整理にかかる時間を節約し、ヒューマンエラーのリスクを軽減できるかもしれません。
複数の取引先やプロジェクトを扱う場合、手動でフォルダを作成する手間や入力ミスが発生しやすくなりますが、自動化によってこれらのミスの回避が期待できます。
また、フォルダの重複や誤った場所にフォルダを保存してしまうといった問題も防ぐことができ、正確で一貫したデータ管理が可能となるでしょう。

まとめ

NotionとGoogle Driveの連携により、取引先の登録時に自動でフォルダを作成できるので、フォルダ管理の手間を減らせそうですね。
これにより、業務効率が向上し、ヒューマンエラーのリスクも軽減されるでしょう。
また、フォルダ作成の手動作業を省くことで、チーム全体の作業がスムーズになり、情報へアクセスしやすくなるはずです。

今回ご紹介した連携は、業務の効率化とフォルダ管理の向上に役立つと思います。
ぜひ日常業務に取り入れてみてください！