Notionでステータスが更新されたらfreee請求書で請求書を自動作成する方法

請求書の作成から解放されたい方に、Notionとfreee請求書の連携を活用した業務フローの円滑化をご提案します。
通常、手動で請求書を作成していると、時間がかかり、ミスが起こる可能性もありますよね。
そこで自動化を活用すれば、スムーズかつ正確に作業を進められるでしょう。
本記事では、Notionでステータスが更新された際に、freee請求書で自動的に請求書を作成する方法を詳しく解説します。

こんな方におすすめ

Notionとfreee請求書を活用している方
Notionとfreee請求書を連携して、業務効率化を考えている方
Notionとfreee請求書を連携して、請求業務を行う上で発生するミスを軽減したいと考えている方
Notionとfreee請求書を連携して、請求書作成作業の負担を軽減したい方

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！

[Yoomとは]

Notionとfreee請求書の連携フローの作り方

今回は「Notionでステータスが更新されたらfreee請求書で請求書を作成する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

工程は6ステップだけなので、10~15分で設定できます。

Notionとfreee請求書をマイアプリ登録
Notionで特定のデータベースのページが更新されたら起動するトリガーを設定
Notionでレコードを取得するアクションを設定
分岐するオペレーションを設定
freee請求書で請求書を作成するアクションを設定
Notionとfreee請求書の自動化の動作確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ1:Notionとfreee請求書をマイアプリ登録

Notionとfreee請求書をYoomに接続するために、マイアプリ登録を行ってください。
最初にマイアプリ登録をしておくと、自動化設定が簡単です。

まずは、Notionのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からNotionを検索するか、アプリ一覧から探します。

以下の画面が表示されたら、赤枠内の「ページを選択する」をクリックします。

以下の画面が表示されるので、アクセスを許可するページにチェックを入れ、右下の「アクセスを許可する」をクリックしてください。

次に、freee請求書のマイアプリ登録を行うため、先ほどと同様にfreee請求書を選択しましょう。
freee請求書にログインすると、以下の画面が表示されますので、左下の「許可する」をクリックしてください。

Notionとfreee請求書のマイアプリ登録が完了すると、マイアプリに表示されます。

ステップ2:Notionで特定のデータベースのページが更新されたら起動するトリガーを設定

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。

以下の画面表示を確認し、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、以下のページより変更できます。
最初にNotionの設定から始めるため、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

「タイトル」→自由に変更可能
「Notionと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
「トリガーアクション」→特定のデータベースのページが作成・更新されたら

以下の画面が表示されたら、設定を行いましょう。

「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。
「データベースID」→説明を確認して設定

設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ3:Notionでレコードを取得するアクションを設定

次に、Notionでレコードを取得する設定を行うため、「レコードを取得する(ID検索)」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

「タイトル」→自由に変更可能
「Notionと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
「実行アクション」→レコードを取得する(ID検索)

スクロールし、説明を確認して「データベースID」を設定してください。

以下の画面が表示されたら、アウトプットを利用して「取得したいレコードの条件」を設定しましょう。
赤枠内の矢印をクリックすると、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」のアウトプットが表示されます。
例として以下のように設定しました。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4:分岐するオペレーションを設定

次に、Notionのステータスが未完了と完了済みで分岐する設定を行うため、「コマンドオペレーション」をクリックします。
※こちらはミニプラン以上でご利用いただける機能です。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなるので、ご注意ください。
有料プランは2週間の無料トライアルができます。
無料トライアル中は制限対象のアプリを使用することができるので、ぜひお試しください。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

「タイトル」→自由に変更可能

分岐対象のアウトプット

「オペレーション」→特定のデータベースのページが作成・更新されたら
「アウトプット」→任意で設定

分岐条件

「ステータス」、「値と等しい」、「完了」※今回は完了というキーワードを用いていますが、任意で設定してください。

ステップ5:freee請求書で請求書を作成するアクションを設定

次に、freee請求書の設定を行うため、「請求書を作成する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

「タイトル」→自由に変更可能
「freee請求書と連携するアカウント情報」→相違がないか確認
「アクション」→請求書の作成

以下の画面が表示されるので、候補から該当する「事業所ID」を設定してください。

スクロールし、「取引先ID」と「敬称」を設定しましょう。

スクロールして、以下の必須項目を任意で設定してください。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

‍ステップ6:Notionとfreee請求書の自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認してください。

今回使用したフローボットテンプレート
Notionでステータスが更新されたらfreee請求書で請求書を作成する

Notionやfreee請求書を使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもNotionやfreee請求書のAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

freee請求書を活用した自動化例

ステータスが更新されたらfreee請求書で請求書を作成する

freee請求書からの請求書発行を自動化することで、請求業務をスピーディーに行うことができ、作業時間の短縮を図ることができます。

毎月1日に特定のステータスになっている会社情報を取得して、freee請求書で請求書を作成する

毎月1日に特定ステータスの会社情報を自動的に取得し、請求書を作成するという一連の作業を自動化できるので、毎月の請求書作成の業務効率化が図れます。

情報を取得して、freee請求書で見積書を作成する

自動的にfreee請求書で見積書を作成することで、手作業における見積書作成の手間をなくします。

Notionを活用した自動化例

Notionから情報を取得して契約書を送信する

Notionの詳細ページからフローを起動するため、契約書の送信をシームレスに行うことができ、業務の効率化を図ることが可能です。

Notionでステータスが変更・更新されたらメールを送信する

ステータス変更・更新に対してメールを送信できるため、作業の抜け漏れを防技、素早い対策や対応が可能となるでしょう。

Notionに情報が追加されたら通知する

Notionのデータベースに情報が追加されたら通知するフローボットです。

Notionとfreee請求書を連携するメリット

メリット1:作業時間を短縮できる

Notionとfreee請求書を連携することで、請求書作成が自動化され、作業時間を短縮できるはずです。
たとえば、Notionでステータスが更新されると、freee請求書で自動的に請求書が作成されます。
これにより、<span class="mark-yellow">経理担当者は手作業での請求書作成の手間が省け、経費精算や決算書作成などに集中できそうです。</span>
また、入力ミスを防げるため、正確なデータに基づいて請求書を作成することも期待できます。

メリット2:請求書の重複作成を防ぐ

請求書の自動作成によって、重複作成が防げ、作業効率を向上できるでしょう。
たとえば、<span class="mark-yellow">営業担当者がNotionでステータスを更新すると、freee請求書で請求書を自動作成するため、二重作成を防ぎます。</span>
これにより、異なる部署間でも安心して請求書の処理が行えそうですね。
さらに、ステータスが更新されるたびに手動で請求書を作成する必要がなくなり、作業効率の向上が期待できます。

まとめ

Notionとfreee請求書の連携により、業務効率が改善され、作業の正確性向上につながるでしょう。
自動化を導入することで、手動作業によるエラーのリスクを抑え、担当者の負担を軽減できます。
その結果、リソースと時間をより重要な業務に集中できる環境が整うはずです。
請求書の作成に追われている方は、ぜひこの自動化を活用してみてください。

Yoomではご覧いただいた通り、難しい設定は一つもありません。
体験したいという方は、こちらから無料登録してください。