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「Pipedriveで管理している組織や取引情報に関連するフォルダを、Google Driveに手動で作成している」
「案件が進むたびにフォルダを作成するのは手間がかかるし、命名規則を間違えたり、作成し忘れたりするミスも起こりがち…」
日々の業務でこのように、PipedriveとGoogle Drive間での手作業による情報管理に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Pipedriveに新しい情報が追加されたタイミングで、関連するフォルダをGoogle Driveに自動で作成する仕組み</span>があれば、これらの定型業務から解放され、顧客対応や提案活動といった、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
これまで自動化に触れたことがない方でもすぐに業務を効率化できるので、ぜひこの機会に導入して日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">PipedriveとGoogle Driveを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
PipedriveとGoogle DriveのAPIを連携すれば、Pipedriveで管理している組織や取引の情報をもとに、Google Drive上にフォルダを自動で作成するといった連携が可能になります。手作業によるフォルダ作成の手間や作成漏れなどのミスをなくし、ドキュメント管理を効率化できるため、営業活動の生産性向上に繋がります。
これから具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Pipedriveに新しい組織情報を登録するたびに、その組織名のフォルダをGoogle Driveに自動で作成する連携です。これまで手動で行っていたフォルダ作成の手間を減らし、<span class="mark-yellow">契約書や請求書といった組織ごとの関連ドキュメントを格納する場所を確保できる</span>ため、情報の散逸を防ぎ、管理体制を強化します。
この連携は、Pipedriveのデータを直接Google Driveに連携するシンプルな構成です。
Pipedriveで新しい取引（ディール）が開始された際に、Google Driveに取引名のフォルダを自動で作成します。この仕組みにより、<span class="mark-yellow">見積書や提案資料などの取引関連ファイルを一元管理し、営業担当者間の情報共有をスムーズにする</span>ことで、案件対応のスピードと質を向上させます。
手動でのフォルダ作成が不要になるため、営業担当者は本来の営業活動に専念できます。
それでは、さっそく実際にPipedriveとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでPipedriveとGoogle Driveの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：[Pipedrive]／[Google Drive]
[Yoomとは]
今回は「Pipedriveで組織が追加されたら、Google Driveでフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下の手順をご参照ください。
次にGoogle Driveの連携を進めていきましょう。
検索ボックスにGoogle Driveと入力し、アプリをクリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックしてログインしましょう。
連携したいアカウントを選択します。
確認画面で「次へ」をクリックし、先に進みます。
追加アクセスの確認画面が表示されますので、「次へ」をクリックします。
これでマイアプリ連携がすべて完了しました！
以下の「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたらテンプレートのコピーが完了です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます。OKを押して設定を進めていきましょう。
以下の画面で、「組織が追加されたら」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択します。
タイトルは任意でわかりやすいものを設定しましょう。
アカウント情報は、マイアプリ連携の際に設定したものになっているか確認してください。
アクションはデフォルトで入力されている状態のままで進めます。
すべて入力できたら「次へ」をクリックしましょう。
まず、PipedriveとYoomが連携できているか確認するためにテストを実行します。テストボタンをクリックしましょう。
テストが成功したらテスト成功画面が表示されます。「次へ」をクリックして進みましょう。
次の設定でも連携テストを行います。このテストではGoogle Driveに連携したいデータをPipedriveの組織から取得するため、Pipedriveで組織を追加しておきましょう。
今回は以下の内容で追加してみました。
準備ができたらテストを実行してみましょう。
テストが成功したらPipedriveのデータを含んだテスト成功画面と「取得した値」が表示されます。
先ほど作成したPipedriveの組織データかを確認し、問題なければ設定を保存しましょう。以上でアプリトリガーの設定完了です！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
次に、先ほど追加した組織の情報からGoogle Driveにフォルダを作成するアクションの設定を進めていきましょう。
赤枠の「フォルダを作成する」をクリックします。
連携アカウントとアクションは、先ほどと同様に確認して次へ進んでください。
フォルダ名を入力します。
入力欄をクリックすると選択肢が表示されますので、先ほどのトリガー設定時にテストで取得した値の中から、フォルダ名に使用したいデータを選びましょう。
今回は名前をフォルダ名としています。
作成先のフォルダIDを入力します。
Google Drive内で、フォルダを新しく作成したい場所を候補から選択しましょう。フォルダIDは、フォルダのURLを参照して入力することもできます。
（https://drive.google.com/drive/folders/●●●の「●●●」部分）
すべて入力できたらテストを実行してみましょう。
テストが成功すると、Google Driveに新しくフォルダが作成されますので確認してみましょう。
問題なければYoomの画面に戻り「保存する」をクリックします。
お疲れさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上ですべての設定が完了です！
今回はPipedriveからGoogle Driveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle DriveからPipedriveへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。ドキュメント中心のワークフローを構築している場合に特に有効です。
特定のGoogle Driveフォルダに契約書や請求書などの重要ファイルがアップロードされた際に、そのファイルのリンクを含むノートをPipedriveの関連する取引や組織に自動で追加します。この連携により、<span class="mark-yellow">Pipedrive上で顧客に関するあらゆる情報を一元的に確認でき、対応漏れや確認の手間を削減</span>できます。
このフローは、特定の条件に基づいて処理を分岐させるような構成も可能です。
Google Driveにアップロードされたファイルを、Pipedriveの取引に直接添付する連携です。
顧客から受領した申込書や身分証明書などのファイルを、<span class="mark-yellow">Pipedriveに集約することで、営業担当者がいつでも最新のファイルにアクセスできる環境を構築</span>し、迅速な顧客対応を実現します。
PipedriveやGoogle DriveのAPIを活用することで、営業管理やファイル管理の業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Pipedriveでの自動化を導入することで、リード管理や営業フローの連携、通知業務が効率化されます。
例えば、リード情報を他ツールと連携することで、営業活動の記録や共有をスムーズに進められます。営業担当者間の情報共有やフォローアップ業務の効率化にもつながるでしょう！
Google Driveによる自動化は、ファイル管理や共有、通知業務を効率化します。
例えば、ファイルの取得・格納・通知などを他ツールと連携することで、手作業で行っていた管理業務をスムーズに進められるはずです。チーム全体での情報共有やドキュメント管理の正確性向上も期待できます！
PipedriveとGoogle Driveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたフォルダ作成やファイル管理といった定型業務から解放され、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、営業担当者は顧客情報と関連資料をスムーズに紐付けて管理でき、より戦略的な営業活動に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたならぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：フォルダの命名をもっと詳しくできませんか？
A：可能です。
今回は、Pipedriveから取得した「名前」を使ってフォルダ名を作成しましたが、「日付＋名前」などの取得した値同士の組み合わせや、手動入力などを組み合わせて設定することもできます。
例えば以下の場合、取得した値に加え日付タブから「今日」の日付を挿入しているため、「組織名日付」というフォルダが作成されます。
Q：Googleの共有ドライブ内にフォルダを作成できますか？
A：はい、可能です。普段の業務でお使いの共有ドライブを連携してご利用いただけます。
Q：連携が途中で失敗したらどうなりますか？
A：Yoomでは進行していたフローボットがエラーとなり、停止された場合にワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
また、アクション設定時の「テスト」ボタンでもエラーがあれば内容が表示されます。
詳しくはこちらのページをご確認ください。
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